Die Planung kann recht komplex sein, denn Sie müssen oft eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen. Zuallererst muss zwischen Teamplanung und Bedarfsplanung unterschieden werden. Bei der Planung von Teams steht die verfügbare Zeit im Mittelpunkt und die Pläne werden auf der Grundlage dieser Zeit erstellt. Bei der Bedarfsplanung hingegen wird der Bedarf berücksichtigt. Ein Beispiel: In der Gastronomie ist der Bedarf an Personal bei gutem Wetter höher als bei schlechtem Wetter.

Ferner müssen Verfügbarkeit (Urlaub, freie Tage usw.), Zuständigkeiten und Arbeitsplan innerhalb der Teams berücksichtigt werden.

Weil viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen, ist die Planung sehr zeitaufwendig. Zudem besteht ein hohes Risiko menschlicher Fehler.

Ein Software-Planungstool ist hier die richtige Lösung. Damit lassen sich Dienstpläne schnell und effizient erstellen. Auch die Kontrolle, ob die Planung effektiv durchgeführt wurde, ist dank einer Verknüpfung mit der Zeiterfassung möglich. Außerdem gibt es einen kontinuierlichen Überblick über die Urlaubssalden für Ausgleichstage, Urlaub oder andere Abwesenheiten.