Het belang van de cloud in de periode van lockdown

8 juni 2020

Drie getallen vatten de situatie van de cloud in België perfect samen: in amper 2 jaar tijd is het percentage grote bedrijven dat in de cloud aanwezig is gestegen van 44% naar 72%. Voor de KMO markt geldt daarentegen dat slechts 40% van deze bedrijven op dit moment in de cloud aanwezig is. Deze cijfers laten zien dat de grote bedrijven een strategische aanpak voor digitale transformatie hebben, in tegenstelling tot de KMO markt die meer terughoudend is om de stap te nemen. De huidige lockdownperiode toont echter aan hoe belangrijk een dergelijke transformatie is.

De cloud maakt werken op afstand eenvoudiger

Nu we een gezondheidscrisis meemaken, zitten we allemaal thuis. We telewerken of passen onze diensten aan als dat met onze werkzaamheden mogelijk is. De Belgische bedrijven moesten, ongeacht hun omvang, hun interne procedures snel aanpassen om het werken op afstand eenvoudiger te maken. Deze veranderingen zijn niet altijd eenvoudig, vooral als een bedrijf geen strategie voor digitale transformatie heeft.

De problemen met het managen van een bedrijf dat niet gedigitaliseerd is

Alle bedrijfsniveaus worden beïnvloed wanneer traditionele en papieren processen niet meer mogelijk zijn en er geen digitale transformatie is gepland.

De administratie – Hoe houdt u de boekhouding op afstand bij als u de facturen gewoonlijk per post verstuurt? Idem voor het salaris: hoe betaalt u het juiste salaris aan uw werknemers (rekening houdend met de situatie) als de afdeling personeelszaken vanuit huis geen toegang heeft tot de personeelsdossiers?
De klantenservice – Wat te doen als u in verband met onderhoud of om een probleem op te lossen, geen andere keus heeft dan naar de klant toe te gaan, wat nu niet meer mogelijk is?
De verkoop – Hoe kunt u doorgaan met de verkoop van uw producten en diensten als uw fysieke winkel tijdelijk gesloten is en u geen verkoop via internet aanbiedt?
De organisatie van het werk – Hoe verandert u de organisatie van de werkzaamheden als de medewerkers geen toegang tot kantoor meer hebben en de teamprojecten op afstand worden uitgevoerd?

De impact van het ontbreken van digitale procedures voor de werknemers

De werknemers ondervinden al evenveel problemen wanneer ze vanuit huis moeten werken en hun bedrijf niet is overgestapt naar de cloud.

Toegang tot dossiers – Voor telewerk is het absoluut noodzakelijk dat elke werknemer toegang heeft tot zijn e-mails en dossiers. Maar hoe kan dat zonder cloud, als alles op de server van het bedrijf is opgeslagen?
Gewerkte dagen en bijzondere dagen – Hoe geeft een werknemer aan personeelszaken de telewerkdagen door om recht te hebben op de vergoeding of de dagen voor tijdelijke werkloosheid? Bedrijven die deze procedure via de telefoon regelen, worden overstroomd door de toevloed van aanvragen en de administratieve afhandeling ervan. Hierdoor ontstaan betalingsachterstanden.
Vakantie - Net als bij de vakantiedagen en de werkloosheidsdagen is de vraag: wat moet u doen om de vakantie op afstand te beheren? Het probleem is des te groter omdat veel bedrijven te maken hebben met het annuleren of uitstellen van vakanties. Werknemers zitten namelijk thuis vast en kunnen niet van hun vakantie genieten op de manier die ze voor ogen hadden.
Isolement tegengaan, betrokkenheid waarborgen en de bedrijfscultuur vasthouden – Hoe kunt u er zeker van zijn dat de werknemers altijd gemotiveerd en productief zijn als er geen zicht is op hun werkzaamheden?

Overtuigingen en vaak genoemde vooroordelen (onterecht) over de cloud

In de huidige crisis stelt de KMO markt vast dat een digitalisering van werkprocessen vele voordelen biedt. Toch blijven sommige bedrijven ongevoelig voor de cloud. Laten we samen korte metten maken met enkele vooroordelen die vaak terugkomen.

1.De beveiliging van de gegevens

“Als ik de cloud gebruik, loop ik het risico dat mijn gegevens worden gestolen.” Gelukkig klopt dat niet. Wat garanties betreft, passen de internetgiganten hun beveiligingssysteem voortdurend aan. Veel van deze bedrijven zetten zelfs “ethische hackers” in die proberen de systemen te hacken om beveiligingsproblemen aan het licht te brengen. Vervolgens kunnen deze problemen worden verholpen.

Bovendien bezitten veel bedrijven die diensten aanbieden via de cloud hun eigen server. De gegevens van hun klanten worden dus veilig opgeslagen en niet op een server waar niets over bekend is.

2.Toegang tot de gegevens

“Internet is niet betrouwbaar, de verbinding valt steeds weg. Ik ben bang dat ik mijn gegevens verlies.” In werkelijkheid werkt de cloud met regelmatige back-ups van gegevens en op verschillende servers. De meeste cloudleveranciers slagen erin om 99% toegang te garanderen. Die ene resterende procent omvat het zeer minieme risico van een probleem en de updates, die snel worden gemaakt en meestal 's nachts, buiten de traditionele werktijden.

3.Kosten

“De cloud kost geld.” Als u wilt dat uw bedrijf zich blijft ontwikkelen, moeten de bedrijfsprocessen hoe dan ook gedigitaliseerd worden. En in dat geval is de cloud vanuit kostenoogpunt een interessante oplossing.

De totale eigendomskosten liggen lager omdat er voor de cloud geen omvangrijke infrastructuur nodig is (zoals met name een server en fysieke ruimte voor opslag).
Hetzelfde geldt voor de kosten voor de eerste configuratie.
De kosten voor ondersteuning zijn eveneens beperkt omdat problemen op afstand opgelost kunnen worden. Snel en zonder dat er arbeidskosten en voorrijkosten in rekening worden gebracht.
Idem voor de kosten voor onderhoud, dat op afstand kan worden uitgevoerd en heel vaak op een preventieve manier.
Met de SaaS module (software as a service), die de meeste It-leveranciers toepassen, betaalt u altijd de correcte prijs: deze komt overeen met uw exacte gebruik en hangt af van uw oplossing en de functionaliteiten die u nodig hebt.

4. Alles gaat goed, waarom dingen veranderen?

Deze uitspraak klopte tot aan de crisis waar we nu mee worden geconfronteerd en waar we helaas nog een tijd mee zullen moeten leven. Noodgedwongen beseffen bedrijven nu hoe belangrijk de digitalisatie is.

Het is evenwel niet de enige reden die moet motiveren om bepaalde softwareprogramma's naar de cloud over te hevelen; er zijn nog allerlei andere voordelen, zoals de automatische updates en vooral de aanpassingen die in de cloudversie veel toegankelijker zijn.

Protime, bedrijf in de cloud

Binnen Protime hebben we de cloud oplossing al lang geleden ingevoerd. In België hoorden we zelfs bij de voorlopers voor alles wat SaaS betreft. Daarom hebben we twee jaar geleden besloten om de reclame voor andere oplossingen te beperken en is de richtlijn dat we eind 2020 volledig stoppen met de verkoop en ondersteuning ervan. De lockdown en de huidige crisis onderstrepen het belang van deze beslissing.

Veel van onze klanten hebben hun oplossingen moeten aanpassen om een payrollcode op te nemen die nodig is in verband met gedeeltelijke werkloosheid en thuiswerkvergoedingen. We hebben ze webinars aan kunnen bieden om te laten zien hoe ze het heel eenvoudig zelf kunnen doen. En voor iedereen die er niet uitkwam, heeft onze Customer Care afdeling op afstand via het systeem van de klant assistentie kunnen bieden. Dankzij myProtime, ons werknemersportaal, dat via smartphone en pc op afstand beschikbaar is voor alle medewerkers, kunnen zij tot slot hun thuiswerkdagen aangeven of hun vakantie aanpassen. De HR-afdeling heeft op die manier in realtime toegang tot de informatie, rechtstreeks in het payroll programma.