Le groupe alimentaire Fermette a choisi myProtime et Orditool

« Intuitif et convivial »

L’entreprise familiale Vleeswaren Depuydt a posé les fondations de l’actuel Fermette Food Group en 1945 déjà. En l’espace de trois générations, cette boucherie traditionnelle est devenue un acteur majeur proposant un large assortiment de charcuteries fines, salades, plats préparés, produits surgelés et fromages. Au cours de la dernière décennie, plusieurs acquisitions et collaborations ont participé à la croissance de l’entreprise. Depuis le 1^er janvier 2020, Fermette et l’entreprise wallonne Père Lejeune unissent leurs forces sous la dénomination « Fermette Food Group ».

Le nouveau groupe représente un chiffre d’affaires annuel de 110 millions d’euros et emploie plus de 210 collaborateurs. « Pour certains départements, la collaboration avec Père Lejeune s’est accompagnée d’importants changements », témoigne l’assistante en ressources humaines Charlotte Souvagie. « Le département RH était désormais entièrement géré depuis Ostende. Il a donc dû réorganiser son fonctionnement. La recherche d’un nouveau secrétariat social et d’un nouveau système d’enregistrement du temps pouvait commencer. »

Le groupe Fermette Food a découvert les solutions de Protime via SD Worx. « Nous avons également examiné une série d’alternatives, mais nous les avons trouvées moins complètes », explique Charlotte. « Le lien avec SD Worx nous est en tout cas apparu comme une plus-value. Nous avions en outre une série d’exigences concrètes. Il nous fallait par exemple une application cloud qui soit toujours à jour, de façon à rester en prise avec les développements les plus récents. Mais nous voulions aussi un système qui soit convivial, intuitif et visuellement agréable. »

« Nous voulions une application cloud qui soit toujours à jour, de façon à rester en prise avec les développements les plus récents. »

Charlotte Souvagie, human resources assistant Fermette Food Group

Ce qui a fait pencher la balance

La recherche d’une solution adaptée a commencé lors de l’été 2019. An Vandecaveije, directrice des ressources humaines : « En septembre, nous avons tranché, et notre choix s’est porté sur Protime. Il s’en est suivi une phase d’analyse. Car avant de pouvoir mettre en œuvre le nouveau système, nous devions nous plonger dans tous les dossiers RH. Chaque détail a été remis en question et évalué sur le plan juridique. Le lancement final des nouvelles applications a eu lieu le 1^er janvier 2020, en même temps que la naissance du Fermette Food Group. »

Le nouveau groupe utilise myProtime, ProTeam (pour les responsables de département) et Payroll via SD Worx. « L’intégration était pour nous un défi de taille, notamment en raison du délai court », explique An. « Mais en fin de compte, tout le trajet a été mené à bien. Quelques mois se sont écoulés depuis le lancement, et les arguments qui ont fait pencher la balance en faveur de Protime sont à présent confirmés. Le système est dynamique, fonctionne de manière très intuitive et tient compte de nombreux paramètres. Le reporting est aussi très simple. »

« Le haut degré d’automatisation est en tout cas un atout majeur. Nous effectuons aujourd’hui encore beaucoup de contrôles manuels, mais nous sommes convaincus que nous pouvons aller vers une plus grande autonomie du système. Les demandes de congés sont déjà automatisées, ce qui fait que le processus est moins sensible aux erreurs. Nos collaborateurs perçoivent eux aussi myProtime comme une application très accessible. L’introduction de cette solution n’a donc pas impliqué de charge supplémentaire pour notre département RH. »

« Les arguments qui ont fait pencher la balance en faveur de Protime sont à présent confirmés. »

An Vandecaveije, directrice des ressources humaines auprès du Fermette Food Group

Solutions sur mesure

Le groupe Fermette Food apprécie aussi beaucoup la collaboration avec l’équipe Protime. « Notre projet comportait quelques défis, mais Protime s’est avérée être un partenaire de confiance tout au long du trajet », raconte Charlotte. « Et c’est toujours le cas aujourd’hui. Protime est très orientée client et trouve des solutions adaptées à l’utilisateur. Après le lancement, nous avions encore quelques souhaits supplémentaires, notamment celui de faire effectuer certains calculs de manière autonome par le système. On recherche actuellement une solution à cet effet. »

Il se peut que le groupe Fermette Food étende encore le système à l’avenir. Aujourd’hui, les chefs d’équipe utilisent déjà ProTeam. Ils déchargent ainsi en partie le département RH en procédant à un premier contrôle des anomalies. L’entreprise va probablement encore étendre le module avec ProTeam Planning. Avec cette extension, les responsables de département peuvent planifier leur équipe au niveau des tâches, en associant les horaires de leurs collaborateurs à des projets spécifiques.

Pour Charlotte Souvagie, le fait que tous les modules soient interconnectés constitue une importante plus-value. « Une liaison avec des applications externes comme Orditool est même possible », explique-t-elle. « Le groupeFermette Food compte 32 chauffeurs, et le secteur logistique est relativement compliqué en termes de traitement des heures. Orditool lit les données tachygraphiques de nos camions. Depuis Protime, nous y ajoutons les entrées et les sorties, ainsi que les absences. Ces données sont ensuite traitées dans le calendrier de transport de SD Worx. »

« Protime s’est avérée être un partenaire de confiance durant la mise en œuvre, et c’est toujours le cas aujourd’hui. »

Charlotte Souvagie, assistante en ressources humaines auprès du Fermette Food Group