Managed services, de leverancier als partner

CNH Industrial, met produktie vestigingen in onder andere Zedelgem en Antwerpen , producent van landbouwmachines, is onder andere gekend van het machinemerk New Holland. Met een bezetting van meer dan 3000 werknemers, verdeeld over de 2 vestigingen, en leverancier van een seizoensgebonden product, weet CNH Industrial Belgium als geen ander af van complexe dagschema’s en regels.

Om dit allemaal zo vlot mogelijk te laten verlopen en te integreren met een nieuw manufacturing systeem, startte CNH in 2012 met een nieuw project. In dit traject zat ook de zoektocht naar een nieuwe leverancier voor hun tijdregistratie, personeelsplanning en aanwezigheidscontrole.

Bij heel wat leveranciers liepen ze vast op de vraag naar gepersonaliseerde configuratie van hun specifieke dagschema’s en regels. Bij Protime vonden ze een positief antwoord, dankzij flexibele configuratie op maat van de klant. Met inbegrip van de installatie van 40 nieuwe ‘prikklokken’, vond CNHi hun partner in Protime voor hun tijd-, toegang en personeelsplanning.

Intussen kozen zij ook voor de ondersteunende diensten van Protime, gebundeld onder de noemer ‘Managed Services’. Waarom? CNHi getuigt hier graag over hun voornaamste voordelen.

Tijdbesparing

We spreken met Johan Cloet, ICT-HR verantwoordelijke, en Peter Vanhevel, ICT Finance bij CNHi Belgium, beiden betrokken bij de implementatie en het onderhoud van de Protime oplossing binnen CNHi de voorbije jaren. Het ICT beheer van HR systemen is een activiteit met pieken en dalen (waaronder meer activiteiten rond het maandeinde), wat planning en resource allocatie erg moeilijk maakt.

“Na de intrede van Protime ging er ongeveer een kwart van een ICT resource naar het onderhoud van personeelsbeheer systemen. Ongeveer vijf dagen per maand. “

De moeilijkheid om op het juiste moment het juiste aantal resources met de juiste skills ter beschikking te hebben was voor Peter Vanhevel en Johan Cloet één van de redenen om hulp te zoeken. Sinds het opstarten van de Protime Managed Services kunnen we onze HR gebruiker en onze teamleaders niet alleen een vluggere en betere service aanbieden, we kunnen dat ook doen op een efficiëntere manier.

Garantie van kennis en vakmanschap

Een andere, niet te onderschatten, reden om beroep te doen op de Protime Managed Services was de kennis van het systeem in het algemeen en de specifieke inrichting van de dagroosters en regels binnen CNHi in het bijzonder. Het ICT onderhoud van de Protime systemen is beperkt maar vereist wel een specifieke kennis. In een snel evoluerende ICT wereld is het niet evident om die kennis in-house te onderhouden. Bij Protime is deze kennis ‘per definitie’ aanwezig. Bovendien heeft Protime ook specialisten op elk domein van hun systemen (prikklokken, netwerken, applicatie, integratie, …enz.) , iets wat je als klant niet kunt opbouwen.

“Het is geen evidentie om deze kennis in house door te geven, bij Protime is deze kennis standaard aanwezig.“

Permanente ondersteuning en transparante opvolging

Zoals elke klant kan ook CNHi permanent terecht bij het Protime Customer Care team. Door het gebruik van een vernieuwd en efficiënt ticketsysteem is er steeds een duidelijk overzicht van de meest voorkomende problemen en vragen.

Als Managed Services klant heeft CNHi het extra voordeel dat ze ‘one single point of contact’ hebben binnen het Protime Customer Care Team. Dit betekent dat er één toegewezen persoon is voor al hun vragen, deze persoon kent hun omgeving en werkwijzen van voor naar achteren en kent uiteraard ook de interne Pro-Time support afdelingen en specialisten.

Daarnaast krijgen ze ook elk kwartaal vanuit Protime een overzicht van de meest voorkomende vragen. Hierdoor heeft CNH nu een veel beter zicht op wat er leeft bij hun gebruikers van het systeem en welke problemen het meest naar boven komen.

Proactief

De kern van het Managed Services aanbod is gebaseerd op een proactieve aanpak om zo de klant optimaal te kunnen ondersteunen. In deze samenwerking zoeken we samen met de klant naar opportuniteiten en verbeteringen. “Door het regelmatige contact worden we gemotiveerd om na te denken over processen en deze te verbeteren.” bevestigt Johan Cloet. Met de zelfde beschikbare tijd worden nu niet enkel problemen opgelost maar ook verbeteringen voorgesteld.

“Sinds de intrede van Managed Services is CNHi duidelijk geëvolueerd van een reactieve, probleem oplossende, naar een proactieve aanpak.”

Off-Site ondersteuning

Beroep doen op Protime Managed Services betekende voor CNHi ook een verandering van een on-site support model naar een off-site suport model. Johan en Peter waren in een eerste fase wat terughoudend voor deze omschakeling. De angst was dat de afstand een vertragend effect zou hebben op het oplossen van problemen. “Dit is echter niet zo, integendeel, problemen worden nu over het algemeen sneller opgepikt en opgelost. Voornameijk omdat een probleem vlugger bij de juiste Pro-Time specialist terecht komt” zegt Johan Cloet. Deze nieuwe aanpak werd heel goed ontvangen bij CNHi en draait erg goed.

Protime in drie woorden 

Flexibel: Het software pakket is makkelijk te configureren volgens specifieke dagroosters en regels.

Betrouwbaar: In al die jaren dat we al klant zijn, kunnen we rekenen op een vlotte operationele werking van het systeem.

Professioneel: Er is een goede projectsamenwerking en de overdracht verliep heel vlot bij go-live. Protime heeft erg bekwame mensen in dienst, kent de business en denkt mee met de klant naar efficiënte oplossingen. Op gebied van integratie met andere CNHi systemen hebben we, ondanks de grote complexiteit hiervan, ook heel positieve ervaringen.

Over CNH Industrial Belgium

CNH Industrial, beursgenoteerd op de NYSE, is één van de grootste industriële kapitaalgoederenondernemingen ter wereld, met merkenfamilies als Case, New Holland, Iveco en FPT Industrial. De wereldwijde aanwezigheid is verspreid over 190 landen en 65.000 medewerkers zijn tewerkgesteld in 64 fabrieken en 50 onderzoeks- & ontwikkelingscentra.

CNH Industrial Belgium in Zedelgem produceert oogstmachines (maaidorsers, hakselaars en balenpersen), hoofdzakelijk van het machinemerk New Holland Agriculture. In deze vestiging werken ongeveer 2500 werknemers, waaronder een team van 300 engineers. Dit maakt hen één van de grootste competence centers binnen de groep. Hier vind je alles terug van ontwerp tot service en trainingsondersteuning wereldwijd. De vestiging in Antwerpen produceert tractoronderdelen (hoofdzakelijk achterassen en aandrijfsystemen) en telt ongeveer 1.000 medewerkers.