We zouden in staat moeten zijn vooraf te bepalen hoelang een opdracht zal duren, maar de realiteit is anders en de uitvoeringstermijn wordt dikwijls overschreden.

Die onderschatting van de tijd heeft een specifieke naam gekregen – de planningsfout – en is een vorm van cognitieve bias. Hoe kunnen we dat verhelpen en toch binnen de toebedeelde tijd ons werk afkrijgen?

Als we bij het inschatten van de taakduur te optimistisch zijn, leidt dat vaak tot ontgoocheling. In die mate dat we erg teleurgesteld zijn en het resultaat zelden aan de verwachtingen voldoet.

Recente studies hebben aangetoond dat die planningsfout een vorm van cognitieve bias is, eigen aan mensen. Het is dus niet evident zelf de eigen werktijd in te schatten, hoewel dat een belangrijk aspect is van het tijdbeheer.

Waarom lukt het ons maar niet en denken we toch bij elk project dat we ons nu beter gaan organiseren?

Uiteenlopende oorzaken

We moeten daarvoor terug naar 1977, toen twee psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky het begrip 'planning fallacy' (planningsfout) uitwerkten. Ze onderzochten hoe mensen een taakduur voorspellen en stelden vast dat ze vaak al te optimistisch de tijd onderschatten die nodig is om een project te verwezenlijken. Dat leidde steevast tot vertragingen.

Tegelijk stelden ze vast dat mensen niet leerden uit de fouten uit het verleden en zichzelf niet in vraag stelden. Zo gaat het ook regelmatig in bedrijven, waar het kan leiden tot een overschrijding van de uitvoeringstermijn en daardoor soms in onvoorziene, extra kosten voor het bedrijf en nadelige gevolgen voor de collega's. Nochtans heeft niet iedereen last van die cognitieve bias. Alleen personen die zelf hun eigen taakduur bepalen.

Waarom is het nuttig dit onderwerp te onderzoeken?

Simpelweg omdat er oplossingen bestaan om de werktijd op kantoor beter te managen en doeltreffender te worden, met tijdige leveringen en tevredenheid over het geleverde werk!

Het zorgt voor een beter evenwicht tussen werk en privé omdat het minder stress oplevert. Niet slecht, toch?

Om teleurstellingen te voorkomen en de deadlines te halen, is het nuttig een stap terug te zetten en barrières op te werpen tegen deze – diep verankerde – planningsfout.

Enkele denkpistes om je tijdbeheer te verbeteren

  • Luister naar het standpunt van iemand anders (een collega) om de taakduur beter in te schatten en ga uit van die duur.
  • Geef jezelf een ruimere marge dan oorspronkelijk gepland.
  • Vorm een duidelijk beeld van het project en alle taken die erbij horen om de tijdbalans bij te stellen en uitstelgedrag tegen te gaan.
  • Ten slotte bestaan er ook methoden om efficiënter te werken zoals timeblocking of de Pomodoro-techniek (werken met een (tomaat)keukentimer). Het doel is dan geconcentreerd te blijven op een taak in sessies van 25 minuten.
Wil je meer weten over oplossingen om de tijd van je teams beter te beheren?
Laten we bespreken wat Protime voor je organisatie kan betekenen!
Florent Bovicelli
Written by: Florent Bovicelli
Content marketeer