Guía completa para identificar y cerrar la brecha de habilidades

Estas habilidades pueden ser tanto técnicas, también conocidas como hard skills, que incluyen habilidades digitales, organizativas o interpersonales. Por ejemplo, una empresa puede detectar una falta de conocimientos en inteligencia artificial, análisis de datos o nuevas herramientas digitales, pero también pueden ser soft skills, asociadas a la personalidad, que pueden incluir por ejemplo una necesidad de mejorar capacidades como el liderazgo, la comunicación o la adaptación al cambio.

La existencia de estas brechas no es un problema que afecte exclusivamente al departamento de Recursos Humanos. Su impacto puede extenderse a la productividad, la planificación de la plantilla y la capacidad de la empresa para alcanzar sus objetivos. Después de todo, carecer de habilidades necesarias lastra la competitividad frente a rivales mejor preparados.

Consecuencias de ignorar la brecha de habilidades

• Alta rotación de personal, lo que, a su vez, requiere invertir más tiempo y dinero en sustituir a los trabajadores que abandonan.
• Riesgo de incumplimiento normativo. Cuando se trata de sectores regulados, no contar con personal formado en las últimas exigencias técnicas o legales puede aumentar el riesgo de errores, incumplimientos y sanciones..
• Erosión de la productividad: la brecha de habilidades se traduce en retrasos, errores, ineficiencia operativa y mayor dependencia de los perfiles más cualificados.
• Sobrecarga de determinados empleados. Cuando solo algunas personas cuentan con las habilidades necesarias para realizar determinadas tareas, pueden acabar concentrando una parte excesiva del trabajo.

• Transformación tecnológica acelerada: la integración masiva de la IA, la automatización, la digitalización y la aparición de nuevas herramientas están modificando las habilidades necesarias para desempeñar muchos puestos de trabajo. 
• Cambios regulatorios y transición verde: la normativa europea exige nuevas competencias en reporte ESG (Environmental, Social, and Governance) que muchos trabajadores veteranos aún no dominan.
• Desafío demográfico: Una parte importante de los trabajadores con más experiencia se acerca a la jubilación, las empresas corren el riesgo de perder conocimientos prácticos, métodos de trabajo y experiencia acumulada durante años. Por eso, las empresas deben recopilar y conservar ese conocimiento mediante herramientas digitales, por ejemplo, documentación interna, bases de conocimiento, vídeos, procedimientos o sistemas de formación para que no desaparezca cuando esas personas abandonen la empresa. Las nuevas generaciones tendrán que adquirir competencias digitales, autonomía y capacidad para asumir estas responsabilidades en poco tiempo.
• Falta de planificación interna: muchas empresas operan bajo modelos de gestión reactiva completamente ajenos a la anticipación. Es decir, solo detectan la necesidad de una habilidad cuando el puesto queda vacante o el proyecto fracasa. 
• Falta de formación y desarrollo: cuando las capacidades de los empleados no evolucionan al mismo ritmo que las necesidades de la organización, aumenta progresivamente la distancia entre las habilidades disponibles y las requeridas.

La evaluación de la brecha de habilidades es el primer paso para reducirla de forma eficaz. Esta etapa de diagnóstico no debe basarse en meras suposiciones, sino en un proceso objetivo consistente en definir dos mapas, la realidad VS la necesidad y compararlos:

• Inventariar cuáles son las habilidades actuales de la plantilla.
• Definir qué habilidades requiere la empresa en el corto y medio plazo.
• Cruzar ambos mapas: al comparar lo que se tiene y lo que se necesita, podremos detectar dónde existen brechas y cuál es su nivel de prioridad.

Este análisis de la brecha de habilidades permite priorizar las acciones de formación, contratación o reorganización de los equipos en función del impacto que tendrán en el negocio.

Auditoría de competencias para saber qué evaluar y cómo

No se puede gestionar lo que no se mide. Por eso, lo primero es inventariar qué es lo que sabe hacer tu plantilla a día de hoy. En este punto, lo más eficaz es combinar indicadores cuantitativos, como resultados de desempeño y cualitativos como el feedback de los managers y empleados.

Sería un error realizar la auditoría de competencias de manera indiscriminada. La manera correcta de proceder implica dar prioridad a los roles con mayor impacto estratégico. Solo cuando estos hayan sido evaluados se debería auditar al resto de la organización. Al fin y al cabo, la auditación consume tiempo y no todos los gaps presentan el mismo coste de oportunidad. 

Herramientas y datos para un diagnóstico fiable

Los datos operativos ofrecen señales tempranas de una posible skill gap. Analizar aspectos como las horas dedicadas a según qué tareas, distribución de la carga de trabajo y los retrasos sistemáticos brinda información muy valiosa al respecto.

La recopilación de esta información con herramientas precisas es clave para diagnosticar correctamente la brecha de habilidades. De lo contrario, podríamos dejarnos llevar por percepciones subjetivas susceptibles de entorpecer la toma de decisiones. Analiza tus datos con Insights Cloud.

Entrevistas con empleados y feedback

El diálogo directo con los equipos suministra matices que ninguna cifra es capaz de captar. Es por ello que resulta imprescindible combinar los datos cuantitativos con los testimonios personales de empleados y managers. Después de todo, ellos saben mejor que nadie qué tareas les generan más dificultades y qué habilidades necesitan desarrollar.

Una vez identificada la brecha de habilidades, el gestor de RRHH dispone de cuatro palancas complementarias para reducirla. Cada una responde a una situación distinta y puede combinarse con las demás en función de las necesidades de la organización :

• Formación interna (upskilling): el trabajador ya tiene la base sólida de competencias necesarias pero necesita desarrollar nuevas habilidades dentro de la empresa para evolucionar en su puesto de trabajo. 
• Reconversión profesional (reskilling): el rol del trabajador desaparece o cambia radicalmente. 
• Contrataciones estratégicas: no hay ni tiempo ni base interna para desarrollar la habilidad que falta internamente. Aunque es una estrategia costosa, resulta idónea para cubrir brechas profundas y urgentes. 
• Movilidad interna: se recomienda cuando el talento preexistente puede generar más valor en otro puesto.

Upskilling, reskilling y cuándo aplicar cada enfoque

Planes de formación personalizados por rol y equipo

No todas las brechas de habilidades merecen ser tratadas con la misma celeridad. Por eso, conviene priorizar la formación en aquellos puestos con mayor impacto estratégico para el negocio.

Lo más eficiente es diseñar planes diferenciados tanto por rol como por equipo. Esta opción, comparada con los programas formativos genéricos, mejora notablemente la tasa de aplicación práctica de lo aprendido.

Es importante que la capacitación interfiera lo menos posible en la continuidad operativa de la organización. Esta necesidad está impulsando que las empresas opten por los programas de formación granulares, a fin de que la plantilla no tenga que desconectarse de sus funciones diarias.

Movilidad interna como palanca de desarrollo

A veces, la habilidad está dentro de la empresa pero se encuentra en el departamento, sede o equipo equivocado. Es entonces donde contar con un sistema de movilidad interna verdaderamente ágil marca la diferencia.

Redistribuir el talento existente permite cubrir necesidades corporativas sin invertir el tiempo y dinero que requiere una contratación externa. A ello se suma un beneficio adicional: el de reforzar el compromiso de los trabajadores al ofrecerles nuevas oportunidades de desarrollo profesional .

Esta palanca resulta especialmente útil en empresas medianas y grandes. Al contar con varios departamentos o sedes, es posible que estas organizaciones estén infrautilizando el talento de sus trabajadores en áreas donde estos no despliegan todo su potencial. La solución para reducir la brecha de habilidades pasa aquí por reconducir sus habilidades hacia los puestos idóneos para aprovecharlas.

En Protime hemos desarrollado una solución tecnológica de Workforce Management (WFM) que permite visibilizar en tiempo real el estado de los equipos. Nuestra plataforma integra gestión del tiempo, planificación de personal, seguimiento de actividad y análisis de datos. Esa visión global se alza como tu mejor aliada para detectar desequilibrios. La ventaja que aportamos resulta aún más evidente en organizaciones con varias sedes o presencia internacional.

Analítica de RRHH para detectar gaps en tiempo real

Necesidad recurrente de refuerzos, patrones de absentismo laboral y posibles indicios de invertir demasiado tiempo en tareas posiblemente debido a la mala planificación. Los dashboards centralizados traducen todos esos datos operativos en señales de alerta temprana. No en vano, conocer esa información a tiempo te ayuda a detectar la existencia de necesidades formativas emergentes.

El análisis en tiempo real de dichos indicadores estratégicos se perfila como un poderoso recurso para el departamento de RRHH. De hecho, gracias a él, sus responsables pueden anticiparse al gap, priorizar acciones de formación y planificar mejor los recursos antes de que el impacto llegue a los resultados del equipo.

Autoservicio del empleado como fuente de información 

Las herramientas de autoservicio también pueden aportar información valiosa para la toma de decisiones a managers y empleados. A través de myProtime, los empleados pueden gestionar determinadas acciones relacionadas con su jornada y disponibilidad, mientras que los managers disponen de una visión más completa de la actividad del equipo.

Combinada con los datos de tiempo y planificación, esta información facilita una gestión más ágil de los recursos y ayuda a identificar dónde pueden ser necesarias acciones de desarrollo, reorganización o refuerzo de la plantilla.

La medición de los indicadores no es una tarea estática o puntual. Tanto la propia realidad de la empresa como las competencias laborales están sujetas a una evolución constante. Por lo tanto, el plan para cerrar la skills gap debe ser igualmente dinámico, de ahí la importancia de someterlo a revisiones periódicas. Solo así será posible mantener el diagnóstico alineado con la estrategia actual de la compañía.

Indicadores clave para cerrar la skills gap

Identificar y reducir la brecha de habilidades exige datos fiables, decisiones ágiles y seguimiento continuo con una visión unificada del tiempo, la planificación y la actividad de los equipos, resulta más sencillo detectar desequilibrios, priorizar acciones y medir el impacto de las iniciativas puestas en marcha.