Qué hace exactamente Protime: soluciones, datos e integraciones explicadas de una vez

La pieza que separa un sistema de gestión del tiempo de una simple app de fichaje. El planificador propone automáticamente el mejor cuadrante posible en función de tres variables: las reglas del convenio que aplica, las competencias de cada persona y su disponibilidad real. Cuando un cuadrante entra en conflicto con las reglas configuradas —por ejemplo, un descanso insuficiente entre turnos—, el sistema avisa antes de publicarlo.

Permite elaborar tablas de servicio para todos los equipos, delegar cambios en los jefes de equipo con derechos limitados, visualizar de un vistazo los saldos de días libres, compensaciones y vacaciones, y ver la disponibilidad exacta de cada persona en tiempo real, lo que ayuda a detectar y corregir situaciones de infrautilización y sobreutilización del personal.

Gestiona quién puede entrar, a dónde y cuándo. Permite configurar distintos niveles de seguridad y tipos de acceso, definir periodos de acceso limitados y supervisar todos los puntos de acceso en tiempo real. Dentro de esta solución, myProtime Floorplan muestra sobre el plano digital del edificio quién está presente y en qué zona, permite abrir o bloquear puertas directamente y envía alertas ante eventos concretos, como una puerta que permanece abierta demasiado tiempo. Todos los eventos de acceso quedan registrados y pueden analizarse y exportarse.

La ventaja de tenerlo en la misma plataforma que el registro horario no es tecnológica, es práctica: toda la gestión del empleado en una sola plataforma.

La parte que decide si el sistema se usa bien o se sabotea solo. Desde myProtime, cada persona ficha, consulta su saldo de horas y sus contadores de días libres, solicita vacaciones y ausencias, ve su cuadrante y consulta la disponibilidad de su equipo. Cada responsable aprueba los permisos de su equipo en la misma plataforma y obtiene una visión inmediata de las horas trabajadas y de quién está teletrabajando, en la oficina o ausente.

El efecto real es que RRHH deja de ser una centralita de dudas horarias y puede dedicarse a lo que aporta valor. 

Buena parte del tejido empresarial español tiene plantilla que no ficha desde un ordenador: operarios de planta, personal de obra, operarios de fábricas, dependientes. Para ellos hace falta hardware. Y aquí conviene precisar algo que a veces se cuenta mal en el sector: Protime provee e integra Hardware de presencia y accesos.

La diferencia práctica, que es la que importa al cliente, está en el canal único de implantación y soporte: terminales de fichaje, lectores de tarjeta (RFID, códigos QR), tornos, barreras y cerraduras llegan con el software, se implantan juntos y se soportan desde el mismo sitio. Cuando algo falla, no hay que averiguar si el problema es del fabricante del torno o del proveedor del software: hay un único interlocutor responsable de que todo funcione junto. Los dispositivos se supervisan en remoto, lo que permite detectar y resolver incidencias de forma mucho más ágil.

Los terminales permiten funciones básicas —fichar entrada y salida— y también avanzadas, como la gestión de ausencias o la planificación de vacaciones desde el propio dispositivo. Y existe la posibilidad de contratarlos en fórmula HaaS (hardware como servicio), lo que evita la inversión inicial y traslada al proveedor el riesgo de obsolescencia y avería.

Una pregunta habitual es si Protime «es para empresas grandes». La respuesta corta es que trabajamos con organizaciones de perfiles muy distintos, y lo que cambia no es si encajamos, sino qué parte del sistema resuelve tu problema principal. Estos son los casos más frecuentes.

1. Empresa pequeña que quiere hacerlo bien desde el principio.  Muchas organizaciones de pocas decenas de personas nos eligen precisamente para no tener que migrar dentro de dos años: implantan el registro horario y el autoservicio, y añaden planificación o accesos cuando crecen. La plataforma es la misma; se activa lo que hace falta.
2. Empresa con turnos y plantilla operativa.  El caso donde más se nota la especialización: planificación por reglas de convenio, terminales para quien no ficha desde un ordenador.
3. Empresa que trabaja por proyectos o por cliente.  Aquí el módulo de actividades es el protagonista: saber cuánto cuesta realmente cada proyecto y dónde se desvía el tiempo respecto a lo presupuestado.
4. Organización multi-centro o multi-convenio.  Reglas distintas por centro conviviendo en la misma plataforma, con visión consolidada para la dirección y criterios homogéneos en todas las sedes.
5. Grupo con presencia en varios países.  Gestión del tiempo con normativas y convenios distintos por país, reporting consistente y una única plataforma para todo el grupo.
6. Entorno con exigencias de seguridad o licitación.  Sector público, financiero, sanitario o industrial, donde la certificación ISO 27001:2022 y la trazabilidad del registro son requisitos, no extras.

Si tu caso no aparece en esta lista, probablemente sea una combinación de varios. La conversación útil no es «cuánta gente sois», sino «qué tiene de particular cómo trabaja vuestra gente».

Aviso: Este artículo describe las soluciones de Protime a fecha 03/08/2026 y tiene carácter informativo. Las funcionalidades concretas disponibles pueden variar según la configuración contratada, los módulos activados y el país de operación. Las referencias normativas (RDL 8/2019, futuro Real Decreto de registro horario digital, RGPD) se citan de forma orientativa y no constituyen asesoramiento jurídico; cada empresa debe valorar su situación con sus asesores legales. Protime es una solución tecnológica de gestión del tiempo y control de accesos.