Gestión de nómina: Guía completa (2025)

La gestión de la nómina es un proceso que implica administrar el cálculo y pago de salarios y beneficios a los trabajadores de una empresa. Se trata de una actividad multifacética que también implica procesar las altas y bajas de los empleados, así como tramitar el pago de seguros sociales e impuestos.

La nómina es un justificante de pago y documento probatorio; puede ser requerido por la Inspección, la Seguridad Social. Por lo tanto, la empresa debe cumplir una serie de obligaciones en cuanto a su contenido y tramitación. Concretamente, le es aplicable la Orden ESS/2098/2014, de 6/11, que modifica el anexo de la Orden de 27/12/1994 (relativa al modelo de recibo individual de salarios).

Sea cual sea su tamaño o actividad, toda empresa debe procesar las nóminas de su plantilla. De ello depende no sólo la satisfacción de los trabajadores, sino también el cumplimiento de las obligaciones empresariales frente a la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.

Tramitar las nóminas de la plantilla es, ciertamente, una labor compleja:

• Además de dominar la contabilidad, quienes gestionan las nóminas deben conocer la legislación laboral y tributaria, así como las previsiones del convenio colectivo. En particular, es importante que tengan en cuenta la Ley de Igualdad y Transparencia  (RD 902/2020, de 13 de octubre) para respetar la igualdad retributiva de los trabajadores.
• En ocasiones, la remuneración varía de un empleado a otro. Esto hace que la tramitación de las nóminas sea un proceso individualizado para cada trabajador.
• No se pueden administrar correctamente las nóminas sin una precisa gestión del horario laboral. Aspectos como las horas extraordinarias, horas sindicales, los turnos y las ausencias complican considerablemente la labor de computar el tiempo trabajado.
• La nómina contiene datos sensibles que afectan a la privacidad del trabajador. Es obligación de su gestor protegerlos conforme a la LO 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
• Cometer errores en la gestión de la nómina nunca es una opción. Además de acarrear sanciones económicas, deteriora la confianza y motivación de los trabajadores. La propia imagen de la empresa también resulta dañada en tales casos.

Una cosa es gestionar las nóminas y otra crearlas. De la gestión se ocupan los responsables de Recursos Humanos, mientras que la creación corresponde a la asesoría laboral y fiscal de la empresa. Una vez procesada y confeccionada, será el departamento contable o financiero el encargado de su cálculo. No obstante, la concreta asignación de tales funciones dependerá de la específica estructura empresarial.

El departamento de recursos humanos se encarga de recopilar toda la información relativa a los trabajadores para trasladarla a la gestoría. Asimismo, debe tramitar aquellas variables que pueda afectar a la nómina (horas extra, vacaciones, bonificaciones, etc.). Cualquier imprecisión cometida en semejantes funciones desencadenará que falle todo el proceso.

Podemos distinguir dos formas de tramitar las nóminas:

• Gestión interna: cuando todo el procesamiento se realiza dentro de la propia empresa.
• Gestión externalizada: cuando se subcontrata esta función en una empresa externa, caso de no disponer de Departamento de RR.HH. propio.

En esta sección se agrupan todos los conceptos salariales generados por el trabajador durante el periodo de liquidación. La suma de los mismos da como resultado su salario bruto, pues aún no se le han restado las deducciones.

Se trata de aquellas percepciones económicas en dinero o en especie que cotizan a la Seguridad Social.

• Salario base
• Complementos salariales (p.ej: plus por peligrosidad), pudiendo ser estos personales o laborales
• Horas extraordinarias
• Pagas extraordinarias (p.ej: por Navidad)
• Mejoras voluntarias: es una parte del sueldo que se cobra en especie

Estas percepciones económicas se caracterizan por no cotizar a la Seguridad Social. Cabe incluir en esta categoría las indemnizaciones, las prestaciones de los Seguros Sociales y la compensación de desembolsos derivados del trabajo (p.ej: dietas).

La empresa debe deducir ciertos porcentajes del salario bruto que paga al trabajador para pagar los impuestos y la cotización a la Seguridad Social. Al restar dichas cantidades a los devengos se obtiene el salario neto.

Estos porcentajes se calculan, adía de hoy, conforme al tipo de contrato que tenga el trabajador. Por lo tanto, no se tienen en cuenta sus circunstancias personales.

• Contingencias comunes (4,70%).
• Horas extraordinarias normales (4,70%).
• Horas extraordinarias de fuerza mayor (2%).
• Desempleo (1,55% para indefinidos o 1,60% para temporales).
• Formación profesional (0,10%).

Este impuesto se calcula en función de la situación personal e ingresos anuales del empleado.

• Anticipo de la nómina, en su caso.
• Valor de los productos entregados como retribución en especie.
• Cuotas sindicales.
• Préstamos hechos por la empresa al trabajador.

Una vez sumados los devengos y las deducciones, es necesario restar estas a aquellos para obtener el salario neto del trabajador. Además de ello, esta categoría también puede incluir los siguientes apartados:

• Remuneración total: salario mensual por el que cotiza el empleado.
• Pagas extras: solo se rellena cuando el trabajador no las tiene prorrateadas en su sueldo mensual (irían incluidas en el apartado de devengos).

Este apartado funciona a modo de resumen y en él se incluye el total devengado y deducible. Igualmente, deberá hacer constar las bases de cotización por contingencias comunes (BCCC), por contingencias profesionales (BCCP) y la base sujeta a retención fiscal. Se trata de un apartado particularmente difícil de rellenar, pues varía de un trabajador a otro.

A los montos mencionados se añaden los siguientes datos:

• Fecha en la que se ingresa la nómina.
• Entidad bancaria y número de cuenta del trabajador.
• Sello de la empresa o firma del empleador.

El documento de la nómina puede concluir con la especificación de las aportaciones realizadas por la empresa con fines informativos para el empleado. Específicamente, reflejará las bases de cotización a la Seguridad Social y los conceptos de recaudación conjunta (capacitación profesional y desempleo) que ésta debe abonar por cada trabajador.

Se divide en una serie de porcentajes sobre la BCCC del trabajador, a año 2025:

• Contingencias comunes (23,6%).
• Horas extraordinarias (23,6%).
• Desempleo (5,5% para trabajadores fijos y 6,7% para temporales).
• Formación profesional (0,6%).
• Fondo de Garantía Salarial (0,2%).

*Sujeto a actualización anual

El procesamiento de las nóminas no termina con su cálculo. De hecho, la ley impone la obligación de entregarlas al trabajador a modo de justificante de pago. El incumplimiento de este deber puede ser sancionado con multas que van desde los 60 hasta los 625€ de multa.

El formato de este recibo debe seguir el modelo oficial aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Siempre que se respeten las categorías y denominaciones previstas en él, cabe introducir nuevos apartados. Dichas adiciones pueden añadirse por convenio colectivo o pacto empresarial.

Se da libertad en cuanto al medio de entrega, siempre que se garantice su lectura, conservación y acceso gratuito. Así, unas empresas entregan el recibo papel y otras lo envían por email. Si el trabajador lo solicita, la empresa está obligada a entregarla en papel. Ahora bien, sus gestores deben tomar precauciones en el caso de remitirla por correo (preferible cuenta corporativa, PDF protegido/cifrado o portal seguro), a fin de que no se filtre la información confidencial que contiene. En cualquier caso, se informará anticipadamente a los empleados acerca de cuál será la forma de envío.

La ley fija el día 5 del mes como límite para abonar la nómina. Solo impone la obligación de pagarla y entregarla de manera regular y periódica. Se admite, pues, cualquier tipo de periodicidad (semanal, quincenal, mensual, etc.), siendo lo más común entregarla a mes vencido.

El procesamiento de las nóminas suele dar lugar a ciertos fallos, sobre todo si se efectúa de forma manual. Incurrir en ellos ocasiona problemas tanto a los trabajadores como a la propia empresa (puede ser sancionada por Hacienda y la Seguridad Social).

Entre los errores más habituales podemos destacar los siguientes:

• Atrasos salariales: sucede cuando los responsables de administrar la nómina no han planificado esta tarea con suficiente antelación.
• Olvidar alguna variable: la omisión de datos que deben figurar obligatoriamente en la nómina da pie al cálculo erróneo de la misma.
• Errores de cálculo: aunque se haga constar toda la información necesaria, cabe la posibilidad de fallar en su cómputo.
• Envíos Inseguros de nóminas: al no usar portales cifrados o plataformas que controlen el acceso e historial de descargas.
• Fallos en el registro horario: no implantar un control horario fiable e integrado con nómina  para automatizar horas extras y turnos.

Estas imprecisiones pueden ser motivadas por la falta de personal o por su insuficiente capacitación. No obstante, la mayoría de las veces se deben a no contar con las herramientas adecuadas (p.ej: por seguir aferrándose a metodologías manuales).

Cuando las nóminas se tramitan correctamente, todos salen ganando. La empresa evita ser multada y los empleados refuerzan su compromiso. ¿Quiere conocer algunas claves para optimizar su procesamiento?

• Automatiza los procesos para no cometer errores.
• Integra o centraliza todas las herramientas de Recursos Humanos para evitar duplicidades y errores manuales y mantenlo siempre actualizado.
• Promueve una comunicación transparente y fluida con los trabajadores.
• Invierte en la formación de los gestores y responsables de nóminas.
• Apuesta por digitalizar la información para mejorar su almacenamiento y privacidad.
• Analiza las características y necesidades de tu empresa para determinar si le conviene externalizar o internalizar el procesamiento de nóminas.
• Analiza periódicamente el proceso de tramitación en busca de posibles márgenes de mejora.
  Actualiza el procedimiento de entrega y conservación (al menos 4 años) y política de privacidad

Existen dos formas de tramitar la nómina. De un lado, tenemos el sistema manual (plantillas de Excel) y, de otro, el procesamiento automatizado (software de gestión de nóminas).

Este método se basa en el uso de hojas de cálculo como Excel. Se trata de herramientas híbridas de carácter genérico con las que podemos realizar cálculos y organizar la información concerniente a la nómina. Es la forma tradicional de tramitar estos documentos, pero está cayendo en desuso debido a sus inconvenientes. 
 

• Propenso a errores humanos en la recopilación de datos y cálculos.
• Dificultad para adaptarse a los cambios legislativos.
• Consume mucho tiempo y esfuerzo.
• Escalabilidad complicada.
• Estos documentos no pueden editarse y compartirse simultáneamente por varias personas, lo que entorpece la comunicación.
• Las fórmulas necesarias para procesar las nóminas mediante estas herramientas requiere conocimientos avanzados.

• No es necesario invertir en un software especializado.
• Puede ser viable en empresas con pocos trabajadores.
• En principio, procesar las nóminas de forma manual puede parecer la solución más económica. Sin embargo, termina por ser la más costosa.
• Pensemos en las posibles multas derivadas de un procesamiento lento y erróneo.

El software de gestión de nóminas se encarga de automatizar esta tarea de principio a fin (cálculo, creación, envío, etc), haciendo su procesamiento más rápido y eficiente. Estamos hablando de una herramienta específicamente diseñada para tal fin, lo que, unido a sus ventajas, la convierte en la opción mayoritaria.

• Requiere una inversión mayor que el procesamiento manual (adquisición, actualizaciones, mantenimiento, etc.).
• Es posible que el personal necesite tiempo para aprender a manejar el programa.

• Se adapta automáticamente a los cambios normativos, evitando sanciones.
• Su alta precisión evita errores en el procesamiento de la nómina. Ello potencia la transparencia empresarial y la confianza de la plantilla.
• El almacenamiento de los datos ofrece mayor seguridad que los métodos de administración manuales.
• El hecho de ser una herramienta online garantiza una comunicación eficaz tanto con los empleados como con los distintos departamentos implicados.
• Fácilmente escalable y personalizable.
• Libera al departamento de RR. HH. de una tarea complicada y tediosa, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero para la empresa.
• Genera informes exhaustivos que pueden ser analizados para optimizar la toma de decisiones empresariales.

Según vimos antes, el procesamiento de nóminas plantea importantes desafíos. Utilizar un software especializado en su gestión se revela como la mejor forma de superar con éxito tales dificultades. Verdaderamente, su coste se amortiza con el ahorro de recursos que trae consigo su implementación.

El software de control horario se ha convertido en un complemento indispensable del procesamiento de nóminas. Al fin y al cabo, estas soluciones tecnológicas automatizan el registro de la jornada laboral, haciendo que el cómputo de las horas trabajadas, extras, pluses y ausencias quede libre de errores.

Además de cumplir la obligación de registro de jornada impuesta por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, este programa destaca por ofrecer una óptima gestión del tiempo laboral:

• Se integra con el software de gestión de nómina.
• Facilita la gestión de turnos en la empresa.
• Automatiza el cálculo de horas extras y turnos.
• Genera auditoría trazable para inspecciones,
• Brinda la máxima precisión a la hora de computar horas extraordinarias, ausencias, vacaciones, crédito horario sindical y otros factores que afectan a la tramitación de las nóminas.
• Permite contabilizar con total exactitud el tiempo trabajado en los casos más desafiantes: el teletrabajo y los trabajadores móviles (p.ej: comerciales).
• Los detallados informes que emite este software posibilitan que se tomen mejores decisiones acerca de cómo se gestiona el tiempo en la empresa.
• Reduce la carga de trabajo que soporta el departamento de RR.HH., lo que redunda en un considerable ahorro económico para la empresa.

Es evidente que las nóminas están íntimamente vinculadas con el tiempo. Es por ello que el software de control horario que hemos diseñado en Protime resulta de tanta utilidad para los departamentos de RR.HH. Piénsalo: automatizar el registro de la jornada laboral agiliza y simplifica enormemente la gestión de la nómina. Compruébalo solicitandonos una demo.

Aviso legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Cada empresa debe analizar su situación particular con asesores legales especializados. Protime es una solución tecnológica de gestión del tiempo y no presta servicios de asesoría legal.