Software de RRHH para el control horario, la planificación y los accesos

Protime es un especialista europeo en workforce management fundado en 1995 y con sede en Malinas (Bélgica). Forma parte del grupo SD Worx, uno de los mayores proveedores de RRHH y nómina de Europa. Protime se dedica exclusivamente al workforce management —control horario, planificación de turnos  y control de accesos— y da servicio a 6.000 clientes desde oficinas en ocho países europeos.

Protime no ofrece una prueba gratuita en autoservicio. Como las reglas de jornada, los cuadrantes y las integraciones se configuran para cada organización, Protime empieza con una demo basada en tu propia plantilla, tus patrones de turnos y los requisitos de tu país.

Empezar es sencillo:

1. Solicita una demo con uno de nuestros expertos en workforce management.
2. Comenta tus necesidades: tamaño de la plantilla, centros de trabajo, necesidades de planificación, integraciones de nómina y requisitos de cumplimiento.
3. Recibe una recomendación a medida basada en los procesos y objetivos de tu organización.
4. Planifica tu implantación con el apoyo de nuestros consultores y de nuestro equipo de proyecto.
5. Si te interesa conocer Protime, el mejor primer paso es solicitar una demo personalizada y valorar las opciones disponibles para tu organización.

Protime está diseñado para encajar en tu ecosistema tecnológico actual. Nuestra plataforma de workforce management puede integrarse con un amplio abanico de aplicaciones de RRH., nómina, ERP, gestión de identidades y sistemas de negocio, lo que te permite eliminar la introducción manual de datos y crear un flujo único de información de plantilla entre sistemas. Como parte del grupo SD Worx, Protime se integra de forma nativa con la nómina de SD Worx en los mercados europeos.

Otras integraciones habituales son:

• sistemas de RRHH para datos maestros de empleados y estructuras organizativas

• soluciones de nómina para horas trabajadas, ausencias, horas extra y cálculos salariales

• sistemas ERP y de negocio que necesitan datos de plantilla u operativos

• plataformas de gestión de identidades y accesos para autenticación e inicio de sesión único (SSO)

• tecnologías Microsoft, incluidos entornos Microsoft 365 y servicios basados en Azure

• intercambio seguro de ficheros mediante API, SFTP y otros métodos de integración cuando corresponda

Como cada organización tiene un entorno de TI único, adaptamos nuestro enfoque de integración a tus sistemas y procesos actuales. Tanto si operas en un solo país como en varios mercados europeos, Protime puede convertirse en la capa de workforce management que conecta tus sistemas de RRHH, nómina y operaciones.

Durante la fase de implantación, nuestros consultores analizan tus requisitos y definen la arquitectura de integración más adecuada para tu entorno.

Para una organización europea presente en varios países, el software de workforce management adecuado debe reunir cinco cosas: reglas de jornada mantenidas país por país, integración con tus sistemas de RRHH y nómina actuales, alojamiento de datos en la UE, implantación y soporte en los idiomas locales, y capacidad de crecer entre centros de trabajo sin tener que mantener un sistema distinto en cada país.

Protime está pensado para organizaciones que ya tienen un sistema de RRHH y necesitan una capa especializada de workforce management para sus operaciones europeas: con equipos locales en ocho países, integración con tu nómina actual y alojamiento en Europa certificado según ISO 27001.

Sí. Protime trabaja con organizaciones de tamaños muy distintos, desde empresas en crecimiento hasta grandes corporaciones. Su plataforma de workforce management está diseñada para asumir una complejidad creciente, múltiples centros de trabajo y plantillas numerosas manteniendo el control operativo y la visibilidad. Protime da servicio actualmente a más de 6.000 clientes.

Protime traduce los convenios colectivos en reglas que el sistema aplica automáticamente o mediante aprobación del manager, de modo que los cuadrantes, las horas extra, los pluses y los derechos de ausencia se calculan correctamente sin comprobaciones manuales. Esto incluye acuerdos como la normativa sobre el regsitro de la jornada, el tope de horas extras o los descansos mínimos en España, las reglas de las comisiones paritarias belgas (paritair comité), los CAO neerlandeses y los acuerdos con el comité de empresa en Alemania. Los consultores locales de Protime configuran estos conjuntos de reglas en cada mercado.

Ambas opciones están disponibles. Las organizaciones pueden desplegar el workforce management con terminales físicos de fichaje allí donde sea necesario, y alternativa o complementariamente la plantilla también puede utilizar soluciones digitales de autoservicio (mediante navegador y el móvil). El enfoque más adecuado depende de tu plantilla, tus centros de trabajo, tus procesos operativos y tus requisitos de cumplimiento normativo o de empresa.

Sí. Protime cuenta con un sistema de gestión de privacidad y protección de datos alineado con los requisitos del RGPD y firma contratos formales de encargo de tratamiento con sus clientes. Además, Protime mantiene controles de seguridad y privacidad respaldados por la certificación ISO 27001, certificación ENS en categoria media,el informe de aseguramiento ISAE 3402 Type I y el marco de atestación ISAE 3000 Type I. Los datos de cliente se alojan principalmente en Bélgica, mientras que determinadas aplicaciones se alojan en la región West Europe de Microsoft Azure. Las actividades de tratamiento de datos se realizan principalmente dentro de Europa.

Protime se factura por empleado y por módulo. El coste depende del tamaño de la plantilla, de los módulos que elijas y de si necesitas hardware de fichaje. Como cada organización tiene necesidades distintas de workforce management, Protime elabora una propuesta de precio a medida de tus necesidades. Para conocer las opciones disponibles para tu empresa, puedes solicitar una demo.

La duración de la implantación de Protime depende del tamaño de la plantilla, los módulos seleccionados, la complejidad de las reglas de jornada, las integraciones necesarias y el número de países y centros de trabajo. Como orientación, los proyectos de control horario en un solo país pueden requerir entre 6 y 12 semanas,  mientras que las implantaciones multinacionales con integraciones y reglas complejas pueden extenderse entre 4 y 9 meses. El equipo de proyecto define el calendario concreto durante la fase de análisis. 

Protime da servicio a organizaciones de toda Europa, con experiencia local, equipos de implantación y conocimiento de workforce management en:

• Bélgica 

• Países Bajos

• Francia

• Alemania

• España

• Reino Unido

Además de estos mercados principales, Protime también da servicio a organizaciones internacionales que operan en varios países, a través de sus equipos internacionales y su red de partners.

Nuestra plataforma de workforce management está pensada para empleadores europeos y permite contemplar distintas legislaciones laborales, convenios colectivos, requisitos de nómina, normativas de jornada y políticas internas en cada país. Esto hace que Protime resulte especialmente adecuado para organizaciones que gestionan personas en varios mercados europeos desde una única plataforma de workforce management. Tanto si operas en un solo país como en varios, Protime te ayuda a estandarizar el workforce management respetando los requisitos de cumplimiento y las prácticas laborales locales.

I think we should reinforce the idea of Protime as a European solution without focusing too much on where we have offices or giving any particular country more prominence than the others.

No necesariamente. Protime está diseñado para complemnetar a tus sistemas de RRHH y de nómina, aportando funcionalidades especializadas de control horario, planificación de turnos y gestión de ausencias, según los módulos contratados.. Protime puede actuar como la capa de workforce management que conecta los datos operativos de plantilla con los procesos de RRHH y de nómina.

El software de RRHH suele centrarse en procesos como la selección, la incorporación, la gestión del desempeño, la formación, la compensación y la administración de personal. El software de workforce management se centra en gestionar la jornada laboral y las operativa de  de plantilla: control horario, planificación de turnos, presencia, gestión de vacaciones y ausencias, y cumplimiento en materia de tiempo de trabajo. Protime aporta una capa especializada al software de RRHH aportando datos detallados de gestión del tiempo de trabajo a los sistemas de RRHH y nómina que ya usas.

Un software de workforce management ayuda a las organizaciones a gestionar la jornada laboral, la presencia, , las ausencias, la planificación de turnos y el cumplimiento normativo en un mismo lugar. Ofrece a RRHH, a los responsables y a la plantilla visibilidad sobre quién trabaja, cuándo lo hace y cómo se utilizan los recursos laborales. Protime combina control horario, planificación de turnos, gestión de ausencias, gestión de tareas y reporting para ayudar a las organizaciones a mejorar su productividad, su cumplimiento normativo y la experiencia de empleado.

Protime recopila y valida datos laborales como horas trabajadas, ausencias, horas extra y horarios. Esta información puede transferirse después a los procesos de nómina, lo que ayuda a las organizaciones a calcular los salarios con mayor precisión y a reducir la gestión administrativa manual. Como parte del Grupo SD Worx, Protime ofrece una integración fluida con SD Worx, nuestro socio preferente en nómina. Al mismo tiempo, Protime es independiente del proveedor y se integra con cualquier solución o proveedor de nómina, para que las organizaciones puedan mantener su configuración actual. El enfoque de integración concreto depende de la solución de nómina utilizada y de la configuración de cada cliente.