Ley del Registro de la Jornada Laboral. Guía práctica (2025)

El artículo 10 del Real Decreto Ley 8/2019 es el relativo al registro de la jornada laboral. El mismo modifica el artículo 34 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores 2/2015. Lo que aquí nos interesa es la adición de un noveno apartado que especifica lo siguiente:

• La empresa garantizará el registro diario de las jornadas laborales. Este deberá incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado. Ello se llevará a cabo sin perjuicio de la flexibilidad horaria a la que se refiere el propio artículo 34 ET.
• La organización y documentación del mencionado registro de jornada laboral podrá determinarse mediante negociación colectiva o acuerdo empresarial. De no ser posible, se fijará por decisión del empresario, previa consulta con los representantes sindicales.
• La empresa está obligada a conservar los registros de jornada durante un período de 4 años. Los mismos deberán permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La Ley del Registro de la Jornada Laboral es de obligado cumpliento para todos los trabajadores y empresas, independientemente del tipo de contrato, el tamaño o sector de las compañias. No obstante, unos y otros deberán estar incluidos en el ámbito de aplicación fijado en el artículo 1 ET.

Por lo tanto, es posible señalar algunas excepciones en las que no resulta obligatorio registrar las jornadas laborales.

En materia de control horario, las llamadas relaciones laborales de carácter especial se regirán por lo establecido en su régimen específico. Esta excepción viene recogida en el artículo 2 ET y abarca las siguientes categorías profesionales:

• Personal de alta dirección.
• Empleados domésticos.
• Deportistas profesionales.
• Quienes estén cumpliendo pena privativa de libertad en Instituciones Penitenciarias.
• Artistas en espectáculos públicos.
• Trabajadores discapacitados que presten sus servicios en centros especiales de empleo.
• Letrados que trabajan en despachos de abogados, ya sean individuales o colectivos.
• Cualesquiera otros trabajos definidos expresamente por una ley como relaciones laborales de carácter especial.

A pesar de lo anterior, esta exclusión quedará exceptuada toda vez que una norma específica declare aplicable la Ley del Registro de la Jornada Laboral.

Esta categoría comprende las siguientes categorías laborales:

• Trabajadores a tiempo parcial. Estos empleados ya contaban con una regulación precedente: el artículo 12.4.c) ET. Este precepto obliga a registrar sus jornadas laborales con carácter diario, debiendo entregar resúmenes mensuales al trabajador.
• Otros trabajadores con normativas propias en materia de registro de jornada laboral. Tal es el caso de los transportistas por carretera, los marinos mercantes y quienes realicen transportes ferroviarios transfronterizos. Sus registros específicos se hallan previamente regulados por el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo.

Estas categorías laborales quedan fuera del ámbito del Estatuto de los Trabajadores. Así pues, no estarán sujetas a la modificación introducida por la ley del fichaje obligatorio:

• Los trabajadores autónomos.
• Los trabajadores asociados a cooperativas. En estos casos, la relación trabajador-cooperativa no es laboral, sino societaria, así que no se prevé la aplicación del régimen laboral.

El teletrabajo encontró su impulso definitivo a raíz de la crisis sanitaria desatada por el coronavirus, mostrando sus ventajas en términos de flexibilidad y conciliación laboral Ahora bien, esa misma flexibilización horaria plantea un evidente reto en cuanto a la contabilización de las horas trabajadas.

Desde luego, el hecho de que el trabajador desarrolle su jornada laboral a distancia no es óbice para aplicar la Ley del Registro de Jornada Laboral obligatorio. En estos casos, la propia norma permite y recomienda el uso de herramientas telemáticas para registrar el inicio y el final de las jornadas laborales.

Como ya adelantábamos antes, la Ley del Registro de la Jornada Laboral es de obligado cumplimiento. Así pues, aquellas empresas que no registren la hora de entrada y salida de sus trabajadores cometen una infracción laboral grave. Consecuentemente, deberán abonar las pertinentes sanciones económicas impuestas por la Inspección de Trabajo.

Desde que esta Ley entrara en vigor el 12 de mayo de 2019, se han registrado más de 9.000 infracciones. A consecuencia de ello, los inspectores de trabajo han impuesto multas por un valor superior a los 16 millones de euros.

Los incumplimientos más frecuentes son: no implementar un sistema de registro apropiado, cometer irregularidades documentales o no registrar la jornada de quienes trabajan en remoto o realizan desplazamientos frecuentes.

• Sanciones muy graves. Se imponen por infracciones de gran importancia, como exceder el número de horas extras anuales o no remuneradas.Las multas en estos casos pueden llegar hasta los 187.515€.
• Sanciones graves. Previstas para quienes cometan errores o imprecisiones en el registro de las jornadas laborales o no computen las horas extras. Para tales infracciones se prevén multas de entre 626 a 6.250€.
• Sanciones leves. Se consideran infracciones de escasa relevancia no informar a los empleados acerca de las condiciones laborales o no poner a su disposición los registros horarios. Se sancionan con multas de entre 60 a 625€.

Más allá de las sanciones económicas derivadas de infringir la ley de fichaje obligatorio, no podemos olvidar el papel que juegan los tribunales. Es así que, ante la falta de control horario, las sentencias complementan las multas con otras medidas adicionales:

• Obligar a la empresa a abonar las horas extra no registradas.
• Presumir que un trabajador con contrato a tiempo parcial realizó su jornada a tiempo completo, a efectos de recalcular nóminas, horas extra pendientes o  el finiquito.

Ahora que ya no cabe duda acerca de la obligatoriedad de la ley de fichaje obligatorio, lo siguiente es preguntarnos cómo llevarla a la práctica. Desde luego, existen muchas formas de controlar el horario de trabajo, pero sería ingenuo pensar que todas son igual de eficaces.

La negociación colectiva y, en su defecto, la decisión empresarial (previa consulta con los sindicatos) será requisito previo a la adopción de las herramientas de control horario fiables y transparentes. Los informes del registro diario contendrán necesariamente las horas de entrada y salida de los empleados. Con carácter facultativo, se recomienda registrar también las pausas diarias, ya sean obligatorias o voluntarias.

Para calcular las horas de trabajo efectivo (sobre cuya base se calcularán las horas extras o complementarias) se restará el tiempo de las pausas a las horas comprendidas entre la entrada y la salida. Solo se descontarán las pausas para fumar o desayunar que hayan podido documentarse. 

Máquinas de fichaje (terminales)

Uno de los sistemas de control horario más antiguos que existen. Muy fiables y recomendables en entornos de producción en combinación con un software de gestión horaria.

Hoja de papel o plantilla de Excel 

Pese a su aparente simplicidad, su llevanza resulta bastante engorrosa. Se trata de un sistema propenso a los errores. Resultan problemáticas para registrar el horario de grandes plantillas, comerciales y trabajadores a distancia. Fácil de manipular y poco fiable por lo que puede ser descartado como sistema válido de registro.

Sistemas de reconocimiento biométrico 

Identifican al trabajador a través de su cara o de su huella dactilar. Son muy precisos, pues impiden la suplantación de identidad. Sólo recomendables en ciertas situaciones proporcionales con el fin de no inclumplir el artículo 9 del RGPD.

Software de registro horario

Es la opción más sencilla y eficiente de llevar a cabo el control diario de la jornada laboral. Destaca por su versatilidad (es perfecta para el teletrabajo) y exactitud.

App de control horario

Es una alternativa especialmente útil para aquellos trabajadores que no cuentan con una sede laboral fija, ya que permite realizar el registro desde cualquier lugar.

La combinación de soluciones digitales con terminales físicos es actualmente la opción más completa del mercado, ya que conjuga la flexibilidad y precisión del software con la agilidad y robustez del hardware, especialmente útil en entornos productivos, mixtos o con gestión de accesos incluida.

Tras comparar los distintos sistemas de registro horario, queda claro que las herramientas digitales siguen siendo imprescindibles. Su precisión y fiabilidad las hacen totalmente compatibles con el teletrabajo y otras formas de trabajo no presenciales. Además, pueden integrarse con otras plataformas para facilitarle el trabajo al departamento de RRHH. Apps y software de control horario son, pues, las claras favoritas a la hora de cumplir la ley del fichaje obligatorio.

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En resumen, la Ley del Registro de la Jornada Laboral aprobada en 2019 no deja dudas acerca de su rigor y obligatoriedad. Cúmplela de la forma más fácil y segura con el sistema de seguimiento del tiempo que hemos desarrollado en Protime.

Aviso legal: Este artículo (escrito en septiembre de 2025) tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Cada empresa debe analizar su situación particular con asesores legales especializados. Protime es una solución tecnológica de gestión del tiempo y no presta servicios de asesoría legal.