Registro de jornada en empresas con empleados en varios países ¿cómo cumplir con cada legislación?

Qué empresas y trabajadores están obligados

Aunque los requisitos específicos varían  de un país a otro, la tendencia europea es clara: la obligación de registro afecta a todas las empresas con independencia de su tamaño y sector. Merece la pena aclarar que abarca a la totalidad de la plantilla, cualquiera que sea su tipo de contrato y modalidad laboral.

Por ello, las empresas con presencia internacional deben asegurarse de que su sistema de control horario pueda adaptarse a las exigencias particulares de cada jurisdicción. 

¿Existe una ley europea que regule el control horario?

No, no existe ninguna directiva europea que establezca un modelo homogéneo de registro de jornada. Sin embargo, la jurisprudencia europea sí ha marcado una línea clara:  los Estados miembros de la Unión Europea, deben garantizar la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible para medir el tiempo de trabajo diario de cada empleado. 

Los distintos países europeos han ido adaptando su normativa a lo exigido por la sentencia. No obstante, algunos Estados miembros (como Austria e Italia) ya contemplaban tales previsiones con anterioridad. Sea como fuere, todas estas reformas convirtieron el control horario en una obligación generalizada para toda Europa.

A pesar del impacto legislativo de esta sentencia, el panorama regulatorio europeo sigue siendo muy heterogéneo. De hecho, estamos ante un crisol compuesto por 30 regulaciones distintas (UE+EEE), cada una de ellas con sus propios requisitos, formatos admitidos y plazos de conservación.

El régimen sancionador también pone de manifiesto esta disparidad regulatoria. Por ejemplo, la multa máxima por incumplir reiteradamente el registro de jornada alcanza los 30.000€ en Alemania, mientras que en Austria solo llega a 3.600€.
 

Control horario en Alemania

Tras la sentencia del Tribunal Federal del Trabajo de septiembre de 2022, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada. Aunque la legislación continúa evolucionando, ya se exige un registro electrónico para empresas con más de 10 trabajadores, debiéndose conservar durante al menos 2 años.

Control horario en Bélgica

El registro horario obligatorio se ha ido generalizando progresivamente en Bélgica. Antes sólo se exigía en sectores específicos (como la banca) y para trabajadores a tiempo parcial. Los registros deben conservarse y mantenerse accesibles durante al menos 5 años. En 2027 entra en vigor la nueva ley que recoge la obligatoriedad de registrar la jornada laboral de los empleados, ya sea mediante alguna herramienta digital, como nuestro software u otros métodos. 

Control horario en Francia

En Francia no se impone una forma de control específica, siempre y cuando ésta sea fiable y verificable. El registro debe mantenerse durante 5 años e incluye la jornada, las horas extra y los descansos. 

Control horario en Países Bajos

Según la normativa neerlandesa Arbeidstijdenwet, el registro abarca las horas trabajadas, los descansos, las vacaciones y las bajas por enfermedad. Debe mantenerse durante 1 año. Su incumplimiento se sanciona con multas de hasta 10.000€ por empleado.

Control horario en España

El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada de sus trabajadores. El registro se mantendrá durante 4 años. Se está trabajando en una nueva ley que regule y obligue a las empresas a realizar el registro digital, pero todavía no cuenta con la aprobación del Parlamento.

Control horario en Luxemburgo

El empleado debe registrar el inicio, la finalización, la duración total del trabajo y las horas extraordinarias. El sistema de registro escogido debe ser fiable, objetivo y accesible para las inspecciones laborales. El periodo mínimo de almacenamiento es de 5 años

Control horario en Reino Unido

La regulación de 1998, aunque impone la obligación de registrar el horario laboral aunque existe flexibilidad respecto al formato utilizado . El periodo de conservación es de 2 años, si bien el cumplimiento de otras normas requiere que la retención dure 6 años. El control biométrico, por su parte, no está prohibido, pero sí muy limitado regulado.

El reto de cumplir con la legislación del control horario en diferentes países

Cuando una empresa opera en varios países europeos, la gestión del control horario se complica. Después de todo, cada legislación define sus propios métodos de registro, plazos de conservación, derechos de acceso, normativa de protección de datos y régimen sancionador.

Esto significa que una misma política corporativa puede resultar válida en un país y generar incumplimientos en otro.

Imaginemos que una empresa tiene sedes en Reino Unido y Grecia. Si decide documentar el registro horario en papel y deshacerse de él a los 2 años, estará cumpliendo la ley inglesa e infringiendo la normativa griega.

Por este motivo, las multinacionales necesitan combinar dos objetivos aparentemente opuestos: mantener una gestión centralizada y, al mismo tiempo, respetar las particularidades normativas de cada país.

Armonizar procesos sin dejar de respetar el cumplimiento a nivel local requiere de un enfoque tecnológico flexible. Solo así es posible configurar las reglas por país, idioma y convenio. La alternativa de gestionar el registro de cada filial aisladamente generaría silos de información, duplicidades y un alto riesgo de incumplimiento.
 

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