La planification du personnel est une tâche parfois complexe et difficile. Une tâche que de nombreux professionnels du retail préfèrent donc procrastiner. Pourtant, il est important, voire essentiel, d'établir un planning efficace.

Pourquoi ? Non seulement pour faire tourner votre boutique (en ligne), mais aussi pour votre image, votre service, votre productivité ou encore le lien avec vos employés. Évidemment, établir un bon planning est plus facile à dire qu'à faire.

En effet, en raison de la pénurie croissante de personnel dans le secteur du commerce de détail, il est de plus en plus difficile de combler tous les besoins de planification de son personnel. Tant dans les magasins que dans les entrepôts. Et surtout en période de forte activité, lors des périodes de fêtes par exemple, une bonne préparation est plus importante que jamais.

Si certains détaillants choisissent de réduire leurs heures d'ouverture, vous pouvez également faire face aux horaires serrés du personnel par d'autres moyens. Après tout, comment les professionnels du retail peuvent-ils utiliser leur personnel aussi efficacement que possible ?

Nous vous proposons justement trois conseils pour répondre à cette question !

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1/ Bien connaître son personnel

Tout d'abord, assurez-vous d'avoir une vue d'ensemble de votre personnel. Vous avez probablement du personnel permanent mais aussi une réserve flexible de free-lances, d'étudiants et de travailleurs sur appel. Déterminez à temps qui peut être programmé et à quelle période dans un avenir proche.

Mais n’oubliez pas de réserver aussi du temps pour justement apprendre à mieux les connaitre et ainsi découvrir leurs qualités et leurs ambitions. Cela vous permettra de déployer facilement votre personnel aux bons endroits aux bons moments. En ayant une idée précise de ce qui se passe, vous pourrez augmenter ou réduire plus rapidement les effectifs en cas de changement de la charge de travail. 

Ce faisant, examinez également l'évolution de votre entreprise. Quels sont vos objectifs et vos ambitions ? En travaillant sur une planification plus stratégique du personnel, vous pourrez plus facilement prévoir le profil de talents dont vous aurez besoin à l'avenir.

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2/ Avoir une vision globale

Pour déployer le personnel le plus efficacement possible, vous devez avoir une idée de :

  • qui travaille,
  •  à quelle période,
  • à quel endroit,
  • pour quel coût,

En utilisant des outils pratiques adaptés, vous pouvez avoir accès à toutes ces informations facilement et rapidement dans un tableau de bord. La planification stratégique du personnel vous permet alors de vous assurer que le bon employé se trouve au bon endroit et au bon moment. Pratique non ?

L'avantage : vous pouvez augmenter ou réduire vos effectifs en temps utile au lieu de devoir résoudre chaque « petit » problème à chaque fois. Cela également apporte stabilité et efficacité à votre activité. Autrement dit, cela va vous aider à toujours mieux optimiser vos effectifs.

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3/ Un regard neuf sur les horaires

Un conseil : essayez d’impliquer vos employés dans la création des horaires. Veillez également à ce que le planning soit toujours établi de manière transparente. Cela va ainsi permettre d’améliorer leur satisfaction et de favoriser un engagement plus important. Une pierre deux coups donc.

L’idéal reste de voir s'il est possible pour vos collaborateurs de se charger eux-mêmes (en partie) de la planification. Comment ?

  • Laissez-les communiquer eux-mêmes leurs disponibilités,
  • donnez-leur la possibilité de s'inscrire pour des horaires disponibles,  
  • facilitez les échanges mutuels

Cela permettra de gagner un temps précieux, tant à la personne chargée de la planification qu'à l'employé.

Deux termes à retenir : vision & vue d'ensemble

En planifiant votre personnel aussi efficacement que possible et en ayant une vue d'ensemble claire, vous pouvez réagir plus rapidement aux changements du marché et de votre organisation. Cela vous permettra non seulement de faire fonctionner votre boutique (en ligne), mais une planification efficace vous fera également économiser d’importants coûts de main-d'œuvre.

Vision et vue d'ensemble sont donc en quelques sortes les maîtres mots. Et avec de bons outils, vous pouvez y parvenir en un rien de temps.

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Written by: Irene Smaal
Field Marketeer Pays-Bas