Zoeken
Logistiek

De geschiedenis van ECS European Containers gaat terug tot in 1947. In dat jaar startte Oost-Vlaming Omer De Dijcker een bescheiden vrachtwagenbedrijf, dat later zou evolueren naar een internationale speler op het vlak van transport en logistiek. Na de fusie met 2XL groeide het Zeebrugse familiebedrijf verder uit tot een Europese marktleider die vandaag wekelijks 6.000 ladingen vervoert en jaarlijks 5,7 miljoen afhandelingen verwerkt. Elk jaar wordt 66 miljoen kilometer via het spoor afgelegd.

ECS heeft vestigingen in België, Frankrijk, Italië, Ierland, het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Samen stellen die 664 mensen tewerk. Voor het workforce management in Zeebrugge en Dourges worden de oplossingen van Protime gebruikt. “Ons vorige hr-systeem schoot tekort op het vlak van zelfbeheer van de rekenregels”, zegt payroll manager Anje Wynsberghe. “Er zaten ook veel bugs in het pakket, waardoor manuele aanpassingen vaak nodig waren. En sommige fouten in het programma konden we gewoonweg niet oplossen.”

“Typisch voor onze sector is het feit dat we met veel afwijkende uurroosters werken die niet of nauwelijks op voorhand kunnen ingepland worden. Die grote verscheidenheid aan roosters vergt een grote flexibiliteit van de hr-oplossing. De fusie met 2XL maakte deze uitdaging des te groter.”

“Onze grote verscheidenheid aan uurroosters vergt een grote flexibiliteit van een hr-oplossing.”
Anje Wynsberghe
Payroll manager van ECS European Containers

Vijf providers gecheckt

Anje en haar team moesten dus op zoek naar een geschikte tool die kon voldoen aan hun specifieke verwachtingen. “We hebben een vijftal providers gecheckt, maar uiteindelijk hebben we gekozen voor Protime vanwege de gebruiksvriendelijkheid, de flexibiliteit, de overzichtelijke lay-out, het maandoverzicht van de kalenders en het feit dat we de rekenregels zelf kunnen beheren”, klinkt het. “Zo kunnen we eindelijk terugvallen op een oplossing op maat van onze hr-behoeften.”

Ook de link met hun sociaal secretariaat zien de hr-verantwoordelijken van ECS als een belangrijke troef. “Die koppeling is actief in beide richtingen: zowel voor het exporteren van onze kalenders als voor de automatische synchronisatie van de werknemersgegevens”, legt Anje uit.

Gebruiksvriendelijk en transparant voor hr en werknemers

“Buiten onze chauffeurs gebruiken de arbeiders en een beperkte groep bedienden in België en Frankrijk ook eigenhandig de myProtime-app voor hun tijdsregistratie, het aanvragen van afwezigheden en het checken van saldo’s en dagdetails”, vult payroll officer Machalina Dereere aan. “Deze selfservicetool haalt een aanzienlijk deel van de workload weg bij onze hr-afdeling. Maandelijks winnen we hierdoor naar schatting tot wel een week.

“We merken dat deze myProtime-app ook door de werknemers en hun teamleaders zelf als een transparant en gebruiksvriendelijk hulpmiddel ervaren wordt. Het geeft hen meer transparantie, controle en verantwoordelijkheid over hun eigen kalender, en dat wordt erg geapprecieerd.”

ECS huurt overigens ook fysieke tijdregistratiesystemen van Protime voor het in- en uitprikken van zijn Belgische en Franse werknemers. Voor de eigenlijke toegangscontrole in de vestigingen wordt gebruik gemaakt van een alternatief systeem. De badges die daar bij horen, zijn evenwel compatibel met de fysieke tijdregistratie systemen van Protime.

"De myProtime-app geeft onze werknemers en hun teamleaders meer transparantie, controle en verantwoordelijkheid."
Machalina Dereere
Payroll officer van ECS European Containers

Duidelijke communicatie

Die integratie van Protime in de bedrijfssystemen van ECS verliep volgens de hr-verantwoordelijken vlot. “Al van bij de voorbereiding was de communicatie met de projectmanagers en consultants duidelijk”, getuigt Anje Wynsberghe. “Ze hebben amper een half woord nodig om te weten wat je bedoelt. Ook na de opstart konden we met onze vragen steeds terecht bij de helpdesk. En wanneer er aanpassingen nodig bleken, werden die - voor zover mogelijk - snel doorgevoerd.”

“Intern hebben wij zelf de implementatie wel wat onderschat. Het was initieel de bedoeling om meteen na onze vakantieperiode live te gaan, maar dat bleek net iets te ambitieus. We hadden op dat moment nog onvoldoende kennis over het pakket, ondanks de documentatie en trainingen die eraan waren voorafgegaan. De opstartdatum werd met twee maanden uitgesteld, waardoor we voldoende tijd hadden om de tool te leren kennen en uitgebreid te testen.”

“Intussen zijn we zeer tevreden over de werking van Protime”, besluit Machalina Dereere. “We hebben zelf uiteraard nog geïnvesteerd in interne opleidingen en communicatie naar onze werknemers. Want vanuit human resources mee aan de kar trekken is echt wel een vereiste voor een succesvolle integratie en aanvaarding op de werkvloer. Sommige mensen hebben het nu eenmaal moeilijker met vernieuwing, maar mits goed communiceren en begeleiden valt de twijfel snel weg.”

“De projectmanagers en consultants van Protime hebben amper een half woord nodig om te weten wat je bedoelt.”
Anje Wynsberghe
Payroll manager van ECS European Containers
Benieuwd naar wat Protime voor jou kan doen?
Wens je meer info over onze oplossingen?
Contacteer ons

Deze klanten zijn misschien ook interessant voor u.