Ambassadeur Euramax getuigt: Efficiënt en feilloos uren registreren

"Meer tijd beschikbaar aan productielijn en voor management"

Euramax produceert premium voorgelakt metaal. Wereldwijd wordt het door hen gecoate aluminium toegepast op caravans, trucks en bussen en als gevelpanelen in de bouwindustrie. Met fabrieken in Nederland en het Verenigd Koninkrijk en diverse verkoopkantoren in het Midden-Oosten en China bedienen ze klanten over de hele wereld. Samen met Protime heeft Euramax nu de urenregistratie volledig geautomatiseerd, eerst alleen in Nederland. Dat levert zowel HR, management als de productielijn extra tijd op. Die ze nuttig besteden om voor hun klant net dat stapje extra te kunnen zetten.

De fabriek in Roermond is een no-nonsense productieorganisatie met circa 200 toegewijde medewerkers die met elkaar begaan zijn, velen werken hier al 25 jaar. Vaklui en productielijn werken samen als één geoliede machine. Minder geolied was echter het proces van urenregistratie. Want eerdere pogingen om dat proces te digitaliseren slaagden niet, waardoor ze de gewerkte uren nog steeds op papieren blokkaarten schreven, die handmatig werden gecontroleerd en verwerkt. Van die omslachtige werkwijze wilden ze nu definitief af.

“Dankzij Protime hebben we op elk moment van de dag een duidelijk en actueel overzicht van de verlofsaldi en aan-/afwezigheid. Nu kunnen we sturen op deze uren.”

Esther van Workum, HR Manager Euramax

Inklokken

Vandaag klokken medewerkers in- en uit met een persoonlijke badge bij één van de zeven digitale klokken die Protime in het pand aanbracht. Daarnaast kan elke medewerker in zijn persoonlijke selfservice portaal zijn gewerkte en geplande uren inzien en de administratie controleren. Of de overuren correct staan vermeld, of hij daarvoor tijd voor tijd kan schrijven of dat het extra uitbetaald wordt. Dat kan hij volledig zelfstandig en op elk moment doen. Een gerust gevoel.

“Protime is een fijn en gebruiksvriendelijk systeem. Ook medewerkers die weinig affiniteit met computers hebben, kunnen goed met Protime overweg.”

Hannie van Dooren, HR-medewerker Euramax

Planning

De planning is digitaal voor iedereen inzichtelijk. Elke wijziging wordt realtime verwerkt. Ook kan elke medewerker in zijn persoonlijke portaal zijn geplande diensten bekijken en controleren of de diensten kloppen, en of de bezetting klopt. Voorheen had alleen de teammanager het actuele overzicht van de bezetting, nu heeft iedereen dat. Door de transparantie en het gemeenschappelijke verantwoordelijkheidsgevoel is de kans op fouten minimaal.

"De samenwerking met Protime en onze IT-projectmanager was een perfecte match, waardoor we in een korte tijd grote stappen konden maken." 

Esther van Workum en Hannie van Dooren, Afdeling HR Euramax

Verlof

Via dezelfde weg kun je verlof aanvragen. In het selfservice portaal kunnen medewerkers hun opgebouwde rechten bekijken. Ze controleren zelf de planning of hun eventuele afwezigheid problemen in de bezetting oplevert. Vervolgens dienen ze digitaal een verlofaanvraag in. Dan gebeuren er twee dingen: direct staat er in de openbare planning een notificatie van eventuele afwezigheid. En de betreffende teammanager ontvangt een pushbericht, hij checkt of de bezetting op orde is en beoordeelt de aanvraag. Daarna worden zowel de persoonlijke administratie als de planning automatisch bijgewerkt. Iets dat voorheen nog veel handwerk en zorgen opleverde.

Toegang

Met de badge als sleutel past Euramax ook toegangscontrole toe. Vanwege veiligheid mag niet iedereen het pand betreden, je komt alleen binnen met een badge, een bezoeker moet zich registreren. Datzelfde geldt voor de technische ruimte, vanwege strenge kwaliteitsnormen mogen uitsluitend bevoegde personen naar binnen. Dat is in Protime eenvoudig te managen: heb je de juiste certificering, dan krijg je de rechten en opent jouw badge de deur. Anders niet. Dit werkt zo eenvoudig dat ze op deze manier ook de toegang tot het magazijn hebben ingesteld.