Veiligheid op het werk is een prioritair thema. En natuurlijk wil je je bezoekers ook gastvrij ontvangen. Daarom is een goed werkend registratiesysteem belangrijk voor bedrijven. In deze blog leggen we je uit wat het belang is van een vlotte bezoekersregistratie en waarop je moet letten.

Belang van bezoekersregistratie

Waarom is een effectieve bezoekersregistratie belangrijk?

Een vlot functionerende bezoekersregistratie is belangrijk om verschillende redenen.
 

  • Veiligheid op de werkvloer: met een goede bezoekersregistratie kunnen bedrijven de risico’s op de werkvloer beperken en de veiligheid garanderen. Zo kunnen onbevoegde personen worden geweerd en kunnen bezoekers in geval van nood snel worden geëvacueerd.
     
  • Registratie van bezoekers is ook belangrijk om te weten wie er aanwezig is in het bedrijf. Dat kan handig zijn voor noodgevallen of bij het opsporen van mogelijke daders bij diefstal of vandalisme.
  • Voldoen aan wettelijke vereisten: tot slot helpt een goede bezoekersregistratie bedrijven om te voldoen aan wettelijke vereisten, zoals de wetgeving op gegevensbescherming (GDPR - General Data Protection Regulation of AVG, kort voor Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het is namelijk verplicht om de persoonsgegevens van bezoekers veilig en verantwoord te verwerken.
bezoekersprotocol opstellen

Je bezoekersprotocol opstellen

Het bezoekersprotocol is de belangrijke eerste stap bij de implementatie van een effectieve bezoekersregistratie. Zo’n protocol bevat richtlijnen en procedures voor het ontvangen, registreren en begeleiden van bezoekers. Let op volgende aandachtspunten:

  • Identificeer de risico's: breng de risico’s van bezoekers op de werkvloer in kaart. Denk aan diefstal, vandalisme of in extreme gevallen zelfs terrorisme. Maar ook bedrijfsspionage hoort in dat rijtje thuis.
  • Bepaal je doel: bij sommige bedrijven zal het bezoekersprotocol vooral aan de veiligheid op de werkvloer bijdragen. Andere bedrijven kunnen dan weer de nadruk leggen op gastvrijheid, of op de wettelijke voorschriften die gelden voor hun site. Definieer dat doel zodat je er je protocol op kan afstemmen.
  • Formuleer duidelijke richtlijnen: een bezoekersprotocol omvat een duidelijke procedure voor de ontvangst, registratie en begeleiding van bezoekers. Communiceer die richtlijnen naar je medewerkers en voorzie op regelmatige basis trainingen, om hun kennis op te frissen of om de procedures te optimaliseren.
implementatie van een digitaal registratiesysteem

De implementatie van een digitaal registratiesysteem

Om een efficiënt en veilig registratieproces op te zetten, is een digitaal registratiesysteem een grote hulp. Zo doe je het goed: 

  • Kies het juiste systeem dat past bij de noden en de grootte van je bedrijf. Let ook op de beveiliging van het systeem en de gegevens die het te verwerken krijgt. 
  • Implementeer het systeem: je kan ervoor kiezen om het systeem te testen vóór de implementatie, of om je medewerkers te trainen door het systeem voor een bepaalde testperiode te gebruiken. 
  • Werk je met digitale registratie? Dan is het belangrijk om de kennis van je medewerkers regelmatig op te frissen na software-updates. Hoe vertrouwder zij met het systeem zijn, hoe vlotter je registratieproces.
Bescherming van bezoekersgegevens

Bescherming van bezoekersgegevens

De regels rond privacy en pesoonsgegevensbescherming worden steeds strenger. Check dus zeker of jouw gekozen systeem voldoet aan de vereisten. Bekijk ook hoe de data verwerkt en opgeslagen worden. 

Een Data Protection Officer (DPO) kan je hierbij helpen: die kent alles van de GDPR- (of AVG-) wetgeving. 

Enkele aandachtspunten:

  • Beperk de toegang tot gegevens: niet alle medewerkers hoeven toegang te hebben tot de persoonsgegevens van bezoekers. Beperk de toegang tot de mensen die ze echt nodig hebben.
  • Bezoekersgegevens zijn gegeerd goed onder hackers. Bescherm daarom je systeem en datacenters tegen cyberaanvallen. Laat je bijstaan door de fabrikant van je systeem. Een firewall en regelmatige veiligheidsupdates van het systeem kunnen al een groot verschil maken.
  • Vernietig gegevens op een veilige manier. Je mag bezoekersgegevens niet langer dan nodig bewaren en moet ze dus ook op tijd op een veilige manier vernietigen. Vraag raad aan het support team van je registratiesysteem. Een bekende, onomkeerbare vorm van datavernietiging is data shredding.

Conclusie

Een effectieve bezoekersregistratie helpt bedrijven de veiligheid op de werkvloer te waarborgen,  verbetert de (gastvrije) registratie van bezoekers en komt tegemoet aan de wettelijke vereisten op vlak van veiligheid en gegevensbescherming. Een goed uitgewerkt bezoekersprotocol, een digitaal registratiesysteem en de bescherming van bezoekersgegevens zijn cruciaal voor een veilig en efficiënt bezoekersregistratieproces.

Nog een vraag? Protime staat voor je klaar
Ben je op zoek naar een specifiek systeem voor je bezoekersregistratie? Lees dan hier meer over onze oplossingen voor bezoekersregistratie, of neem contact met ons op. We beantwoorden graag al je vragen.
Written by: Isabelle Fassin
International Field Marketeer