Lockdowndagboek: een nieuwe kijk op thuiswerken

Eind maart, toen de lockdown net was begonnen, deelde ik mijn eerste indrukken over thuiswerken met je. In die eerste balans draaide ik een aantal clichés en vooroordelen de nek om en gaf ik een aantal tips door. Die clichés waren op dat moment gemeengoed. Maar vandaag lijkt de collectieve kijk op deze nieuwe manier van werken er heel anders uit te zien. Dat zeg ik niet alleen als woordvoerder van Protime, maar ook als iemand die ruim twee maanden aan een stuk heeft getelewerkt.

Het thuiswerken van vandaag is anders dan het thuiswerken van gisteren

Laten we eerlijk zijn. Vóór de lockdown was iemand die van tijd tot tijd kon thuiswerken een geluksvogel. Vonden wij. Niet zo gek, want we hadden geen vergelijkingsmateriaal. Vandaag, na meer dan twee maanden continu thuiswerken (en nog vele weken in het verschiet voor bedrijven die voor deze oplossing blijven kiezen), kunnen we een aantal nieuwe vaststellingen doen.

Als medewerker zie ik dat een nieuwe kijk op thuiswerk de ronde doet. Vandaag kan ik wat afstand nemen, en dan zie ik meerdere niet eerder opgemerkte voor- en nadelen opduiken.

De voordelen van thuiswerk

• Lagere vervoerskosten voor bedrijven, want de auto's staan stil. Dat is goed nieuws voor het milieu.
• Je op je taken concentreren is gemakkelijker, want je zit alleen voor je computer.
• Een betere organisatie van je privéleven en je werk, want je kunt zelf je werkuren en je pauzes kiezen.
• Lagere huurkosten op lange termijn, want als niet iedereen op hetzelfde moment op kantoor is, heb je minder kantoorruimte nodig.
• Meer aantrekkingskracht als potentiële werkgever, want je kunt meer flexibiliteit bieden, plus meer keuze uit sollicitanten: ver weg wonen is geen probleem meer als de kandidaat bereid is thuis te werken en videoconferenties te houden, en slechts af en toe naar kantoor te komen.

De nadelen van thuiswerk

• Een zwaardere mentale belasting: managers doen hun best om op afstand te coachen, maar als medewerker ben je meer op jezelf aangewezen. Dat kan stress opleveren.
• Non-stop werken: voor de meesten van ons - en ik ben daarop geen uitzondering - staat de pc in de keuken of in de eetkamer. Daardoor kan het moeilijk zijn om je 'los te koppelen' van je werk: je hoort de mails binnenkomen, ook als je eigenlijk niet aan het werk zou moeten zijn ...
• Een afbrokkelende band met je bedrijf: thuiswerken betekent dat steeds moet worden gecontroleerd of alle neuzen nog dezelfde kant op staan, of alle informatie goed wordt gedeeld en of de bedrijfscultuur nog overeind staat. Afstand helpt in dit verband niet: isolatie ligt op de loer.
• Te veel werklust: het risico bestaat dat medewerkers al te betrokken raken en hun werk boven hun privéleven verkiezen. Dat is niet waar een bedrijf voor zou moeten staan.

Protime: mee met de nieuwe kijk op thuiswerken

Deze nadelen zijn een realiteit waarmee we moeten leven. Maar als woordvoerder van Protime ben ik ervan overtuigd dat we die risico's flink kunnen beperken. Oplossingen voor tijdmanagement kunnen daarbij heel nuttig zijn. Je tijd goed beheren is vandaag meer dan ooit een kwestie van opvolgen en niet zozeer van controle. Dat lijkt een subtiel verschil, maar ik zou dat zeker niet onderschatten. Dit geldt trouwens niet alleen voor werk. Ook op het gebied van sport speelt tijd een centrale, strategische rol.  Geen wonder dat slimme horloges al enkele jaren zo populair zijn: tellen hoeveel stappen je per dag zet, je hartslag controleren of je snelheid meten - dat zijn stuk voor stuk manieren om je tijd te beheren, zodat je veilig en gezond kunt sporten en ook weet of je vooruitgang boekt.

Tijdens deze lockdown heb ik zelf kunnen vaststellen dat oplossingen als Protime echt heel nuttig kunnen zijn voor managers. En nu de lockdown wordt versoepeld, merk ik dat dat nog steeds het geval is. Want Protime blijft zich aanpassen en evolueren.

Een tool om contact- en telewerk te beheren

De uitdaging op korte termijn, lijkt mij, is om te managen wie naar het kantoor komt en wie thuiswerkt. Daarom maken veel organisaties gebruik van onze oplossingen: daarmee kunnen werknemers zelf een aanvraag doen om op een bepaalde dag fysiek naar het werk te komen. Een goede gelegenheid om te werken aan beter teambeheer, zonder daarbij de gezondheid te vergeten: zorg ervoor dat er niet te veel mensen tegelijk op kantoor aanwezig zijn en deel duidelijk in wie wanneer naar het werk komt. (Dit kan ook nuttig blijken als een medewerker toch ziek zou worden: dan weet je welke collega's contact hebben gehad met deze persoon.)

Nuttige hulpmiddelen, ook op lange termijn

Als thuiswerken het nieuwe normaal wordt, moeten we verder kijken en nadenken over lange termijn hulpmiddelen.

• Verbetering van het eigen beheer van werkuren: dit kan worden geoptimaliseerd door vast te leggen wie wanneer begint, een pauze neemt en opnieuw aan het werk gaat. Dit is niet omdat we elke beweging van de werknemer willen controleren, maar juist om de medewerker te beschermen door na te gaan of er niet te veel overuren worden gemaakt of te vaak te laat wordt doorgewerkt. Voor de manager is dit een goede manier om op te volgen of alles nog goed gaat binnen het team: kunnen we het allemaal nog aan?
• Behoud van het sociale contact: hulpmiddelen voor tijdmanagement kunnen ook worden gebruikt om de teams bijeen te brengen, bijvoorbeeld door fysieke vergaderingen zodanig te plannen dat iedereen erbij kan zijn. Ook kan hiermee worden nagegaan of de balans tussen kantoor- en thuiswerk nog goed is en er geen medewerkers in een sociaal isolement vallen.
• Behoud van de bedrijfscultuur: om die sterk te houden, moet die steeds een nieuwe impuls krijgen. Dat betekent dat iedereen moet weten wat de missie en de visie van het bedrijf zijn. Maar daar blijft het niet bij! Om ervoor te zorgen dat ieder zijn plekje vindt (ook op afstand) en warmloopt voor het bedrijf, is het belangrijk dat iedereen weet "waarom hij/zij elke dag aan het werk gaat" en daar trots op is. Bij Protime doen we dit aan de hand van een simpele, maar o zo effectieve oefening: elk team denkt na over zijn eigen missie en visie in de context van die van de onderneming. Doel is daarbij te ontdekken welke meerwaarde je voor het bedrijf vertegenwoordigt. Dat werkt heel motiverend! Iedereen draagt immers bij aan de missie van de onderneming - van de commerciële afdeling tot IT en financiën.

Mijn nieuwe visie als thuiswerkende moeder

Als medewerker merk ik dat de mentaliteit rond thuiswerken echt is veranderd. Toen ik in maart met deze nieuwe manier van werken begon, stuitte ik op heel wat vooroordelen bij de mensen om mij heen: "Thuiswerken is een soort vakantie", "Nu krijg je de tijd om te rusten" ... Het is goed om te merken dat de kijk op thuiswerk is veranderd. 100% thuiswerken is niet gemakkelijk, vooral niet als je kinderen hebt. Dat hebben we gemerkt! Als alles door elkaar loopt, is het lastig om je privéleven en beroepsleven goed met elkaar te combineren. Vandaag begrijpen mensen dat.

En bedrijven weten het nu ook! Er is een revolutie gaande binnen het bedrijfsleven. Vóór de lockdown was thuiswerken al een optie voor mij. Maar voor iemand met mijn karakter en mijn behoefte aan sociaal contact leek een dag per maand thuiswerken meer dan genoeg. Ik merk nu dat ook mijn eigen kijk is veranderd. De coronacrisis heeft mijn ogen geopend voor wat echt essentieel is: mijn gezin.

Zoals de filosofe Julia de Funès het formuleerde, heeft thuiswerken onze visie op werk gewijzigd: het werk heeft een plek gekregen binnen ons leven, thuis. Het is een deel van het leven in plaats van het ultieme doel, los van de rest. Thuiswerken is bevrijdend. Het stelt je in staat om je werk te focussen op waar het echt om draait: het resultaat. Het maakt niet uit hoeveel tijd je eraan hebt besteed of hoe je het precies hebt gedaan, als je maar levert wat er van je gevraagd wordt. Voor de werknemer is het des te bevredigender en voor de onderneming is het des te productiever als de doelstellingen worden behaald op een manier waar iedereen zich goed bij voelt Thuiswerken kan kortom ook een manier zijn om meer tijd met je gezin door te brengen. Is dat geen mooie boodschap?

Sophie Henrion