Tijd als hartslagmonitor van jouw onderneming

Uit het boek 'Trots! Waarom bedrijfscultuur een strategisch doel is'. Auteur: Peter s'Jongers, CEO Protime

Tijd als beste middel om afspraken te maken

Kijken we historisch terug, dan zien we dat mensen nog niet zo lang in dezelfde soort tijd rekenen. Toen de treinen dwars door België begonnen te rijden, werd besloten de stationsklokken op elkaar af te stemmen. De vroegere stadsklokken die elk hun eigen lokale uur aangaven, waren behoorlijk onpraktisch wanneer mensen zich over grotere afstanden begonnen te verplaatsen met de trein.

Na het afbakenen van nationale tijden werden er wereldwijd tijdzones afgesproken. 

En nu woedt zelfs de discussie of we niet naar één universele wereldtijd moeten evolueren, de Coordinated Universal Time of UTC. Net zoals piloten, luchtverkeersleiders en vliegtuigen wereldwijd al in deze tijd rekenen. Deze discussie en enorme stappen voorwaarts getuigen van de kracht van tijd. De kracht die afspraken rond tijd in zich dragen.

Wanneer mensen tijdsafspraken maken, brengen ze orde in de chaos.

Waarom schieten we dan plots in een kramp als het op de werkvloer gebeurt? Waarom benutten we tijdsafspraken niet als middel in ons streven naar meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken?

Tijdregistratie is een tool binnen onze cultuur

Ook bij Protime gebruiken we tijd en onze eigen tijdregistratie tools om onze cultuur mee te ondersteunen. Om als kennisbedrijf goed te functioneren.

Het is voor mij totaal niet relevant om te weten of iemand om acht of negen uur ‘s ochtends begint. I couldn’t care less. – Peter s’Jongers, CEO Protime

Wel stel ik mij de vraag: “Wat wil ik dan wel weten?” De grootste kost in onze organisatie is immers de loonkosten. Wat willen we daarvan weten indien we niet willen weten wanneer mensen aan het werk waren? Hoe weten we of iemand niet teveel hooi op z’n vork neemt? Hoe weten we of iemand nog een extra project zou kunnen dragen? Hoe voorkom ik dat mensen opbranden? Vanuit mijn ervaring en van wat ik hoor bij onze klanten, is de tikklok vaak een bliksemafleider. Ze is steevast kop van jut in discussies over het oude werken, het nieuwe werken en het werken van overmorgen.

Doe dit gedachtenexperiment even mee: 

Wat zou de reactie van de vakbonden zijn als een bedrijfsleider vandaag beslist om de tikklok in te voeren als tool om te werkdruk te meten en aan te pakken? Het is niet ondenkbaar dat er dan eveneens mensen zouden zijn die vinden dat zo’n tikklok net de werkdruk verhoogt, of dat het een terugkeer is naar een soort 'command en control' waar we net vanaf moeten.

Tijdregistratie is maar één van de vele tools die vandaag bestaan om bedrijven bij te staan in hun HR-beleid. Als tool is tijdregistratie niet modern of ouderwets. 

Veel bedrijven hebben altijd tijdregistratie gedaan. Sommige bedrijven voeren het systeem nu voor het eerst in. Nog andere bedrijven voeren het opnieuw in nadat ze het hadden afgeschaft. Maar gepresteerde uren vormen slechts één van de vele soorten input die je in je HR-systeem kan inpluggen.

Dataverzameling - op welke manier ook - is een eerste stap

Het is de analyse van al die data waar je als organisatie pas echt mee aan de slag kan. Kijk bijvoorbeeld naar topsporters, waar elke zichzelf respecterende topclub wel over een lab met analisten beschikt om alle waarden van de sporters te monitoren om tot betere prestaties te komen. 

Zelf ervaarde ik de kracht van data tijdens het lopen van de marathon van New York. Klokslag 9u50 was ik samen met 50.000 deelnemers vertrokken in Staten Island, aan de voet van de Verrazano-Narrows Bridge voor wat mijn eerste marathon werd. De maanden voordien had ik me nauwgezet voorbereid. Ik trok regelmatig mijn loopschoenen aan, volgde trainingsschema’s, onderging een medische screening, nam voedingsadvies ter harte, zetten mijn sociale leven op een laag pitje en las alle tips die ik maar kon vinden.

Duidelijk een prima voorbereiding. En toch liep het eenmaal in de straten van New York letterlijk voor geen meter. Ik voelde mijn hart wild kloppen. Mijn loopritme vertraagde. Vermoeidheid sloeg toe. En dat al aan mijlpaal 12. Ik was dus nog geen 20 km ver. Ik voelde de spanning stijgen. Ontmoette ik nog voor half wedstrijd al de man met de hamer? Ik zou vast het einde niet halen! Zover gereisd en zoveel uren voorbereiding om nu al te moeten stoppen.

Na het vloeken, lukte het me de kalmte terug te vinden. “OK, kalm blijven Peter”, dacht ik. “Wat voel je? Wat zie je? Welke gegevens heb je ter beschikking?”

Met mijn blik op mijn sporthorloge berekende ik dat ik op een loopritme liep van 11 km per uur, wat duidelijk trager was dan mijn trainingsschema. Check. Ik zag aan de duurtijd dat ik niet te snel was vertrokken. Check. Mijn hartslagmeter gaf aan dat ik mooi in de groene hartslagzone liep. Check. Nergens acute pijn. Check. 

Alle beschikbare data bleken geruststellend en ik werd er inderdaad rustig van. Dit komt goed, vertelde de analyse van de data me. Stress, enthousiasme en het onbekende zorgden ervoor dat ik waarschijnlijk in een lichte paniek was geraakt wat op me overkwam als vermoeidheid. Daardoor belandde ik in een vicieuze cirkel. Een neerwaartse spiraal. 

Door data te gebruiken als houvast doorbrak ik het denkpatroon en kwam ik terug in de goede flow. Marathon van New York. 3u36. Check! Ik heb later nog vaak teruggedacht aan dit moment. Want krijgen we op de werkvloer niet vaak met gelijkaardige situaties te maken? 

Ook op die werkvloer komen we steeds vaker in nieuwe, uitdagende situaties terecht. Een nieuw project, een nieuwe functie, een nieuw team leiden, een nieuwe klantenportefeuille beheren, een nieuwe markt ontginnen… Situaties waarvoor we meestal wel goed voorbereid zijn maar die ons stress bezorgen als we ze de eerste maal echt doen. 

Ook hier laten we ons vaak alleen maar leiden door het gevoel van het moment. Hierdoor zien we regelmatig dat mensen in overdrive gaan, panikeren en afhaken. Een mens is immers van nature behoudsgezind en wordt rustig van een vertrouwde situatie. Maar die vertrouwde situatie drijft ons dan weer niet. Ze geeft ons niet de energie waar we naar op zoek zijn. 

Wanneer we ons dus weer op het pad van de verandering begeven, helpt data altijd. Data is de houvast. Data-inzicht is vaak een baken in de storm en helpt ons verder te stappen dan ons gevoel ons zou brengen. Ik leerde dat je niet alle data moet gebruiken. Maar hoe meer data je verzamelt, hoe meer houvast je hebt wanneer je het nodig hebt. Dus ook tijdregistratie en het beheer van werktijden.  Het levert immers zeer valabele, uniforme en bruikbare data.

Data is geen doel. 
Data is een middel om een doel te bereiken.

 

Bron: Boek 'Trots! Waarom bedrijfscultuur een strategisch doel is' -->