Waarom een planning in Excel maken niet slim is

De zomer staat voor de deur, een traditionele verlofperiode dat duidelijk te merken is aan de daling in aantal wagens op de baan op weg naar je werk. Maar deze verlofperiode betekent ook typisch een lagere bezetting van werknemers, waarbij je als organisatie steeds weer voor de uitdaging komt te staan om al het werk goed te kunnen plannen met de beschikbare werkcapaciteit. Of is er vervanging of extra mankracht nodig tijdens bepaalde periodes? Al deze vragen leiden tot één ding: een goede planning.

Een goede planning is cruciaal voor elke onderneming. Maar hoe weet je als onderneming welk planningsprogramma het beste past? Een klassieke Excel-planning is momenteel een vaak gebruikte oplossing, terwijl dit een beperkte en foutgevoelige oplossing is. Daarnaast 'voegt' het niets toe. Excel is niet te koppelen aan een payroll- of tijdregistratiesysteem en kan bovendien niet makkelijk centraal of mobiel gedeeld worden met het hele team.

Neem nu bijvoorbeeld jouw persoonlijke planning. Gebruik je nog een klassieke agenda die je overal mee naartoe moet zeulen? Of maak je gebruik van een mobile kalender? Want jouw smartphone heb je tenslotte altijd op zak. Bovendien kan je deze online kalenders makkelijk delen met jouw familieleden of vrienden. Waarom zou je dan nog met een beperkend systeem zoals Excel werken voor jouw professionele planning?

Team planning 2.0

Protime ontwikkelde een planningmodule met de naam ProTeam Planning. Deze module is gebaseerd op dezelfde rekenregels als ProTime-tijdregistratie en vormt dus een efficiënte combinatie. Dit is meteen ook een van de voordelen van ProTeam Planning ten opzichte van andere planningsprogramma’s, want met de tijdregistratiemodule als basis, kan er direct geanticipeerd worden op aan- en afwezigheid én kan er input naar een payrollsysteem verstuurd worden.

Planningsysteem koppelen

De koppeling en basis van het tijdregistratiesysteem geeft de mogelijkheid om het sociaal secretariaat of de payroll provider van alle gegevens te voorzien op vlak van verloning. Doordat deze software gekoppeld is, zullen er veel minder fouten worden gemaakt en zal het verwerken sneller en efficiënter verlopen. ProTeam Planning kan in alle sectoren gebruikt worden en gekoppeld worden aan andere systemen. Er zijn aangepaste web-based planningsprogramma’s beschikbaar, zoals regelmatig in de horeca wordt gebruikt. Groot nadeel is dat deze systemen niet gekoppeld kunnen worden, waardoor er met twee gescheiden systemen gewerkt moet worden.

Planning voorspellen

Een ander voordeel is de mogelijkheid om voorspellingen te doen. Doordat het mogelijk is om forecast-uren in te plannen is het mogelijk om een loonkostenprognose te ontwikkelen. Op deze manier kan je makkelijk vooruitplannen en is er een beter overzicht. Doordat ProTeam Planning een aantal handige hulptools heeft, is het voor een planner inzichtelijk hoeveel uur hij nog te besteden heeft in zijn budget en hoeveel uur hij zijn medewerkers nog mag inzetten over een bepaalde periode.

ProTeam Planning

ProTeam Planning is een uitbreiding op ProTeam. De module ProTeam biedt de teamleider de mogelijkheid om werkuren, dienstroosters en afwezigheid van het personeel te beheren. Dit zorgt ervoor dat de HR- afdeling niet langer zal worden belast met vragen over werkbezetting.

Een voorbeeld: Als er een ziektemelding binnenkomt bij HR, wordt dit dankzij de koppelingen gelijk doorgelinkt naar de planning en wordt daar een tekort aangegeven. Hierop kan de teamleider meteen anticiperen om te blijven draaien.

ProTeam Planning is de uitbreiding hierop en heeft zeer veel bijkomende voordelen. Zo biedt dit ook een visualisering van de personeelsbehoefte om een doel te bereiken en is het mogelijk om op kostenplaatsen te plannen. Ook kan met ProTeam Planning een teamleider vanuit België perfect een team in een ander land of op een andere locatie begeleiden of omgekeerd.

Planning app

Het is mogelijk om via ProMobile in te klokken via de gsm. Zo heeft men altijd toegang tot de software en dus ook de planningsmodule. Alle medewerkers krijgen de mogelijkheid om hun eigen up-to-date planning op alle momenten op te vragen, wat ideaal is voor mobiele medewerkers. Daarnaast is er een gedetailleerd overzicht van kostentoerekening, zodat de herkomst van kosten goed kan opgevolgd kan worden. Hierdoor kunnen kosten aan een project worden toegewezen, om zo alle kosten eenvoudig te kunnen verantwoorden tegenover de klant.

ProTeam Planning wordt volledig naar de wensen en eisen van de onderneming gemaakt. Dit door samen te bespreken wat er moet gebeuren om een optimale werking te kunnen garanderen. Dit duurt 1 tot 3 dagen, afhankelijk van de complexiteit van de onderneming.

Loonkost en hamburgers

Een goed voorbeeld van een bedrijf dat onze planningsoftware toepast en hier de voordelen van ondervindt is Autogrill. Autogrill is een onderneming met meer dan 60 wegrestaurants, 6 hotels en verschillende bars & restaurants op de luchthavens van Brussel, Hamburg en Stuttgart. De loonkosten zijn goed voor 40% van de totale kosten binnen dit bedrijf. Door de vakkundige personeelsplanning via Proteam planning bespaart dit bedrijf tot 2,5% van de totale kosten.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ProTeam Planning? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.