Prepara tu empresa para una inspección de trabajo

Qué es la inspección de trabajo y cuál es su misión

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo del Estado encargado de vigilar el cumplimiento de la normativa laboral, de prevención de riesgos y de Seguridad Social. Depende orgánicamente del Ministerio de Trabajo y Economía Social. Opera en todo el territorio nacional a través de las Inspecciones Provinciales y las Unidades Especializadas.

La misión del ITSS es velar por el cumplimiento de la normativaque afectan al ámbito laboral. Por ello, no solo vigila y sanciona a las empresas, sino que también las orienta y asesora para cumplir con la legislación vigente.

Algunas de sus funciones específicas son:

• Comprobar el alta, cotización y afiliación a la Seguridad Social.
• Velar por la igualdad de trato y no discriminación, tanto en salarios, acceso al empleo, condiciones laborales, etc.
• Detectar y perseguir la economía irregular, como son los trabajos sin contrato.
• Brindar orientación sobre cómo cumplir la normativa de prevención de riesgos laborales.
• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral:contratos, jornadas, salarios, etc.
• Elaborar una Memoria Anual en la que detalla sus actuaciones, en las que se incluyan las inspecciones realizadas, infracciones detectadas, sanciones impuestas, etc.
   

¿Quién hace las inspecciones de trabajo?

Si te estás preguntando quién realiza las inspecciones de trabajo, debes saber que esta tarea corresponde tanto a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social como a los Subinspectores Laborales. Unos y otros son profesionales dotados de una formación y competencias muy específicas:

• Los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social son funcionarios pertenecientes al Cuerpo Superior de la Administración del Estado. Tienen plena autonomía técnica para entrar en centros de trabajo, requerir documentación, tomar declaraciones, levantar actas de infracción y proponer sanciones.
• Los Subinspectores Laborales son funcionarios del Cuerpo Técnico que actúan bajo la dirección y supervisión del inspector responsable de la unidad o equipo al que estén adscritos. Dependiendo de su especialidad, pueden ser de Empleo y Seguridad Social o de Seguridad y Salud Laboral.
• En algunos casos, estos funcionarios pueden ir acompañados de técnicos especializados y de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

Los inspectores pueden desarrollar su actuación de múltiples formas. La inspección podría consistir en una visita al centro de trabajo tanto programada como sin previo aviso o en un requerimiento de comparecencia. También cabe solicitar los datos a inspeccionar por vía telemática.

Denuncia de un trabajador o ex trabajador

Las denuncias figuran como uno de los principales detonantes de las inspecciones laborales. De hecho, el Buzón de la Inspección ha experimentado un aumento de solicitudes en los últimos años. Normalmente, estas provienen de empleados o exempleados, pero también pueden ser interpuestas por sindicatos o terceros.

Entre las causas más frecuentes para interponer estas denuncias, podemos destacar las siguientes:

• No dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social.
• No pagar o compensar las horas extras.
• Diferencias salariales injustificadas entre hombres y mujeres.
• Condiciones laborales que incumplen la normativa en materia de prevención de riesgos laborales .

Campañas de inspección

Cada año, la ITSS elabora planes de inspección dirigidos a sectores o materiasespecíficas. Estas campañas pueden centrarse en actividades concretas,retail, logística, industria, etc.) o de la materia (registro horario, igualdad retributiva, contratación temporal, etc.).

Cruce automatizado de datos entre organismos públicos

El cruce de datos administrativos es uno de los principales motivadores de las inspecciones laborales de oficio. Esta práctica automatizada suele revelar incongruencias o irregularidades en las bases de datos manejadas por distintos organismos públicos.

Existen otros motivos para una inspección de trabajo de oficio: Verificar la evaluación de riesgos psicosociales, el registro de los planes de igualdad y el uso de sistemas automatizados que puedan generar situaciones de discriminación, son algunos de los más habituales en 2026.

¿Qué te piden en una inspección de trabajo?

La respuesta a la pregunta de qué te piden en una inspección de trabajo dependerá de cuál sea el motivo de la inspección. No obstante, existe una serie de documentos que, dado su carácter identificativo, conviene tener siempre actualizados y accesibles:

• Escrituras de la empresa (Constitución, Acta de Titularidad Real y cualesquiera otras que reflejen cambios legales sobrevenidos).
• CIF/NIF de la empresa
• Alta en IAE, cuando resulte exigible.
• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social. 
• Identificación de los centros de trabajo.

Estos son solo algunos de los documentos que te pueden solicitar en una inspección de trabajo. Ten en cuenta que el inspector puede documentación adicional si lo estima conveniente.

¿Puede Inspección de Trabajo consultar virtualmente los documentos de tu empresa?

La Inspección de Trabajo puede consultar la documentación de una empresa de forma telemática. Esto es así desde el 6 de marzo de 2024, fecha en la que entró en vigor el Real Decreto 1011/2023.

La ITSS tiene acceso telemático a un gran volumen de información pública como datos de afiliación, bases de cotización entre otras. Si bien no puede acceder directamente a los documentos internos de la empresa, está facultada para solicitarlos formalmente por vía presencial o telemática.

La Administración Laboral ha experimentado una notable digitalización en los últimos años. Uno de los mayores avances en este sentido ha sido la creación de la sede electrónica del Organismo Estatal de Inspección de Trabajo y Seguridad Social (OEITSS) en 2025.

El OEITSS se convierte en el cauce natural para gestionar trámites relacionados con la ITSS, como por ejemplo:

• Presentar escritos, alegaciones y documentos.
• Acceder a notificaciones electrónicas.
• Consultar el estado de los expedientes.
• Verificar documentos y certificados electrónicos.
• Acceder a modelos normalizados de solicitud.

Además, la futura nueva normativa sobre el registro digital de la jornada en fase de tramitación, incluye, como novedad, el acceso telemático de la ITSS a los registros de jornada. A tal fin, las empresas deberán implementar soluciones digitales. Con ello se busca garantizar tanto su inalterabilidad, trazabilidad, disponibilidad así como su trazabilidad.

Sanciones en materia laboral y de Seguridad Social (art. 40.1 LISOS)

Sanciones en materia de Prevención de Riesgos Laborales ( art. 40. 2 LISOS)

Efectúa un diagnóstico preventivo de cumplimiento

Crea una lista adaptada a tu actividad que abarque los puntos clave de una inspección laboral (contratos, jornada, nóminas, PRL, igualdad, etc.).

Con Protime puedes obtener informes detallados sobre el tiempo de trabajo y la presencia de los empleados, lo que facilita la detección de posibles incidencias antes de que se conviertan en un problema. Por ejemplo:

• Desvíos de jornada.
• Acumulación de horas extra.
• Incumplimientos en los  descansos establecidos.

Ordena y digitaliza la documentación clave

Centralizar y mantener en repositorios digitales los documentos más relevantes de cara a una inspección laboral (contratos, nóminas, matrices de EPI,entre otras). Establece criterios de nomenclatura y archivado claros para agilizar su localización.

En materia de tiempo de trabajo, nuestro software de RRHH te proporciona un histórico centralizado de fichajes, informes periódicos estructurados y registros específicos para cada centro, unidad de negocio , empleado y país. 

Asegúrate de tener un registro horario fiable y transparente

El registro de jornada es uno de los aspectos que con más frecuencia revisa la Inspección de Trabajo. Contar con un sistema digital fiable ayuda a garantizar la trazabilidad de los registros y facilita su consulta cuando sea necesaria.

Protime permite registrar la jornada laboral desde terminales físicos, la web o la aplicación móvil, adaptándose a distintos modelos de trabajo, incluido el teletrabajo o la movilidad.

Revisa la planificación y de turnos y descansos

Los inspectores prestan mucha atención a las infracciones relacionadas con el exceso de jornada. Nuestro sistema de planificación de turnos diseña cuadrantes que respetan automáticamente los límites legales, avisándote si algún turno los infringe. Además, mantiene un historial de los cambios realizados, aportando mayor trazabilidad en la gestión de los turnos. 

Integra RRHH en tu sistema de nóminas con un mismo flujo de datos

Las “fronteras” entre departamentos suelen ser fuente de incumplimientos en materia laboral y de Seguridad Social, como por ejemplo, horas extra impagadas. La clave está en que estas áreas trabajen con sistemas interconectados. ¿Sabías que los datos registrados con Protime se integran con tu software de gestión de nóminas?

Define un protocolo interno

Designa y capacita adecuadamente a la persona que atenderá al inspector de trabajo. Establece un procedimiento para recibir su acreditación, acompañarle por las instalaciones, recoger sus solicitudes y darle seguimiento.

Una empresa verdaderamente preparada para una inspección de trabajo es aquella capaz de proporcionar una base de datos precisa y transparente.

Solicita tu demo gratuita hoy mismo para descubrir cómo te ayuda Protime a construir esa prueba de tu cumplimiento normativo.