El plazo vence el lunes 5 de octubre. Ese día entra en vigor el Real Decreto 723/2026, que obliga a informar a cada persona de tu plantilla, individualmente y por escrito, de si un sistema algorítmico o automatizado interviene en decisiones sobre su jornada, sus tareas o su salario, y con qué reglas lo hace. Si tu cuadrante sale de un motor de planificación y no de una hoja de cálculo rellenada a mano, esto te aplica.

EN RESUMEN

  1. El Real Decreto 723/2026 transpone la directiva europea de condiciones laborales transparentes y previsibles, deroga el Real Decreto 1659/1998 y amplía mucho lo que hay que entregar por escrito sobre el contrato. Entra en vigor el 5 de octubre de 2026.
  2. La novedad que afecta a operaciones es el artículo 3.2.k: hay que informar de la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones, y de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento, cuando intervienen en la jornada, la asignación de tareas, el salario, la promoción, el lugar de trabajo o la extinción.
  3. No es lo mismo que el derecho del comité de empresa a conocer los algoritmos, que existe desde 2021. Aquello es información colectiva; esto es información individual, persona a persona.
  4. Tampoco es el reglamento europeo de inteligencia artificial: la obligación no depende de que el sistema use IA, sino de que intervenga en esas decisiones.
  5. Plazos: en contratos nuevos, antes del inicio de la relación; en modificaciones, como máximo el día en que surtan efecto; para quien ya está en plantilla, 30 días hábiles desde que lo pide.


DATOS CLAVE

  • 5 de octubre de 2026: entrada en vigor, a los 20 días de la publicación en el BOE del 15 de septiembre (Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, BOE-A-2026-19200).
  • Más de cuatro semanas: duración mínima de la relación laboral para que apliquen las obligaciones generales de información del capítulo II.
  • 30 días hábiles: plazo para responder a quien ya está en plantilla y pide la información que le falta (disposición transitoria única).
  • De 70 a 750 €: horquilla de la infracción leve por no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato (artículo 6.4 de la LISOS, cuantías del artículo 40.1.a).
  • 2021: año desde el que el comité de empresa ya tiene derecho a conocer los parámetros y reglas de los algoritmos que inciden en las condiciones de trabajo (artículo 64.4.d del Estatuto, introducido por la Ley 12/2021).

Qué cambia exactamente el 5 de octubre

Hasta ahora, la información escrita sobre el contrato se regía por una norma de 1998 con un contenido muy corto: partes, fecha de inicio, centro, categoría, salario base, jornada, vacaciones, preaviso y convenio. El Real Decreto 723/2026 la deroga y la sustituye por una lista mucho más larga y mucho más concreta.

En lo que toca a la organización del tiempo de trabajo, la empresa pasa a tener que detallar la jornada y su distribución, el régimen de horas extraordinarias y cómo se compensan, el sistema de distribución irregular con sus días y horas de referencia y sus preavisos, y los periodos de actividad e inactividad en los contratos fijos discontinuos. Remitir genéricamente al convenio deja de valer.

Y aparece un apartado nuevo, el 3.2.k, que no existía en ninguna norma española de información individual: la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. La obligación no se agota en decir «sí, usamos uno»: hay que informar también de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento cuando se emplean para determinar, fijar, variar o modificar condiciones de trabajo. La norma cita expresamente la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo y la extinción del contrato.

Fuente: Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, artículo 3.2.k. BOE de 15 de septiembre de 2026.

¿Tu planificador de turnos cuenta como «sistema algorítmico»?

Es la pregunta que decide si tienes trabajo por delante o no, y la respuesta corta es: depende de si el sistema decide o solo muestra. Esta tabla es la lectura que sostiene la norma tal como está redactada.

Cómo trabajas hoy¿Entra en el artículo 3.2.k?Por qué
El cuadrante se hace a mano en una hoja de cálculo y se imprimeNoNo hay sistema automatizado que intervenga en la decisión
El software muestra disponibilidad y quien planifica asigna manualmenteProbablemente noLa herramienta informa; la decisión sigue siendo humana
El motor propone el cuadrante y una persona lo valida antes de publicarloSí, con maticesEl sistema determina el resultado de partida; conviene informar y explicar las reglas
El motor genera y publica el cuadrante sin validación previaSíDecisión automatizada directa sobre jornada y asignación de tareas
Un sistema reparte rutas, pedidos o tareas entre el equipoSíAsignación de tareas, expresamente citada en la norma
Un sistema calcula variables, primas o productividadSíDeterminación de salario, expresamente citada en la norma

Lectura propia del artículo 3.2.k del Real Decreto 723/2026, que vincula la obligación al uso del sistema «para adoptar decisiones» sobre esas materias. No hay todavía criterio administrativo ni doctrina judicial: ante la duda, informar cuesta menos que justificar por qué no se informó.

Fíjate en lo que no aparece en ningún sitio: la palabra inteligencia artificial. Un motor de reglas determinista de hace quince años entra igual que un modelo entrenado, si decide. Es un criterio funcional, no tecnológico, y es exactamente al revés de como lo está contando media prensa.

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Antes de documentar tus reglas de turnos, conviene saber cuáles fallan: los 5 errores más habituales de planificación de turnos

Lo que ya debías al comité desde 2021 y lo que es nuevo ahora

Esta es la confusión más frecuente estos días. Desde 2021, el artículo 64.4.d del Estatuto reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afectan a decisiones con incidencia en las condiciones de trabajo, el acceso y el mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles. Lo tratamos al hablar de la inteligencia artificial aplicada a recursos humanos. Lo del 5 de octubre es otra cosa.

 Artículo 64.4.d del EstatutoArtículo 3.2.k del RD 723/2026
Desde cuándo2021 (Ley 12/2021)5 de octubre de 2026
A quién se informaAl comité de empresa o la representación legalA cada persona trabajadora, individualmente
Qué se informaParámetros, reglas e instrucciones de los algoritmosExistencia del sistema más sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento
AlcanceCondiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, perfilesJornada, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo y extinción
Si no hay representación legalLa obligación queda sin destinatarioLa obligación se mantiene: el destinatario es la persona

Fuentes: Estatuto de los Trabajadores, artículo 64.4.d (redacción de la Ley 12/2021); Real Decreto 723/2026, artículo 3.2.k.

El último renglón es el importante. Una planta sin comité de empresa podía, hasta ahora, no tener a quién informar. A partir del 5 de octubre el destinatario es cada persona de la plantilla, y eso no admite excusa organizativa.

Los seis datos que tienes que poder explicar de tu motor de turnos

La norma pide «pautas, criterios y reglas de funcionamiento». No pide el código fuente, ni la arquitectura, ni los pesos del modelo. En la práctica, para un motor de planificación de turnos eso se traduce en seis campos que deberías poder escribir en una página:

  1. Qué decide el sistema y qué decide una persona: si propone o si publica, y quién valida.
  2. Qué datos de entrada utiliza: disponibilidad declarada, competencias y certificaciones, antigüedad, contrato, horas acumuladas, ausencias previstas.
  3. Qué restricciones legales y de convenio tiene configuradas: descanso entre jornadas, máximo diario, rotación, preavisos, topes anuales.
  4. Con qué criterio prioriza cuando hay varias soluciones posibles: coste, equidad en el reparto de turnos poco deseados, continuidad de equipo, minimizar horas extra.
  5. Con cuánta antelación se publica el cuadrante y en qué casos puede modificarse una vez publicado.
  6. Cómo se reclama: a quién se dirige la persona si cree que la asignación es incorrecta, y en cuánto tiempo se le responde.

Cómo se ve esto en una planta real

Un fabricante de componentes de automoción con 1.400 personas en cuatro plantas planifica turnos rotativos 5x4 con un motor de reglas. Nadie en la empresa sabía responder, en septiembre, por qué el sistema asignaba sistemáticamente el turno de noche del puente a las mismas nueve personas. No era un sesgo del algoritmo: era una regla de continuidad de equipo configurada en 2019 y nunca revisada, que primaba mantener juntos a los equipos formados en la línea nueva.

Documentarla para cumplir con el 3.2.k costó dos tardes. Lo interesante es lo que pasó después: al escribir la regla se vio que ya no tenía sentido, porque toda la plantilla está formada en esa línea desde 2023. La quitaron y las nueve personas dejaron de acumular nocturnidad. La obligación de explicar tus reglas es, sobre todo, una oportunidad de auditarlas. Si tu caso son los turnos rotativos 5x4, empieza por ahí.

HERRAMIENTA
Para revisar de una sentada qué reglas tienes configuradas y cuáles sobran: la checklist de la planificación ideal de personal

Plazos: quién recibe la información y cuándo

SituaciónCuándo hay que entregar la información
Contratación nueva a partir del 5 de octubreAntes del inicio de la relación laboral
Modificación de una condición ya informadaComo máximo el día en que la modificación surta efecto
Persona ya en plantilla que solicita la información que le falta30 días hábiles desde la solicitud
Relaciones laborales de cuatro semanas o menosLas obligaciones generales del capítulo II no les aplican

Fuente: Real Decreto 723/2026, capítulo II y disposición transitoria única. El Ministerio de Trabajo y Economía Social debe poner a disposición un modelo de documento informativo; que el modelo se publique o no, no condiciona la exigibilidad de la obligación.

Sobre las consecuencias, sin dramatizar: no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y de las principales condiciones de la prestación es una infracción leve del artículo 6.4 de la LISOS, con una horquilla de 70 a 750 euros. La cifra no asusta a nadie. Lo que sí pesa es el efecto probatorio: en una reclamación por horas extra o por un cambio de turno, el documento que entregaste —o que no entregaste— es la primera prueba que se mira. Lo mismo que ya pasa con el registro horario y con las horas extraordinarias.

Cómo llegar al 5 de octubre en cuatro pasos

  1. Inventaría. Lista todos los sistemas que intervienen en jornada, tareas o retribución: el planificador, el que reparte rutas o pedidos, el que calcula variables o primas, el que asigna formación. Casi siempre hay más de los que recuerda el departamento de recursos humanos.
  2. Clasifica. Para cada uno, marca si decide, si propone o si solo muestra. Los dos primeros entran; el tercero conviene documentarlo igual, porque la frontera se mueve con cada actualización del producto.
  3. Extrae las reglas. Pide a tu proveedor la configuración real de tu instancia, no el folleto: las restricciones activas, los criterios de prioridad y los parámetros. Si no te lo pueden entregar en un documento legible, ese es un problema en sí mismo.
  4. Incorpóralo al documento informativo. Una página, en lenguaje llano, anexa al documento de condiciones. Y avisa a la representación legal en paralelo, porque su derecho del artículo 64.4.d sigue ahí.

Si además estás preparando el registro retributivo, aprovecha el mismo ejercicio: el criterio de cálculo de la retribución variable que ahora tienes que explicar es el mismo que te va a pedir la transparencia salarial. Y si trabajas con contratos fijos discontinuos, revisa cómo documentas sus periodos de actividad, porque el real decreto los menciona expresamente: lo vimos en los derechos del contrato fijo discontinuo.

Cómo te ayuda Protime

Somos especialistas en tiempo, turnos y presencia, y planificamos en entornos con turnos rotativos, varios convenios, varios centros y producción continua. Para lo que exige el 5 de octubre, tres cosas cuentan:

  • Las reglas están a la vista y son tuyas. La planificación se construye sobre restricciones y criterios que se configuran y se consultan —descansos, competencias, disponibilidad, topes de convenio, preavisos—, de modo que puedes extraer y explicar lo que el sistema aplica en tu instancia con el software de planificación de personal.
  • Cada persona ve su propio cuadrante y sus horas. La transparencia individual que pide la norma empieza por que la plantilla acceda a su información desde su portal, con el software de control horario.

Y una cosa que conviene decir claro: el responsable de informar eres tú, no tu proveedor de software. Lo que puedes exigirle es que te entregue la configuración de tu instancia en un documento legible. Si eso no existe, tienes un problema de cumplimiento antes que de producto. Si quieres el ángulo del mando intermedio, mira las ventajas para responsables de equipo.

«Después, nosotros mismos pudimos definir en Protime las particularidades relativas a las horas extraordinarias y al trabajo por turnos.»

Erwin Klomp, director del departamento de informática, ArcelorMittal Projects Europe

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Que el 5 de octubre te pilla sin poder explicar cómo se generan tus cuadrantes

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El Real Decreto 723/2026 es una norma recién publicada y sin criterio administrativo ni doctrina judicial que la interprete; la clasificación de un sistema concreto como automatizado a estos efectos debe valorarse caso por caso con tu asesoría laboral.

Autor Lara
Written by: Lara Martínez
Workforce Management & HR Technology Expert