Sollicitatieverlof en de rechten van werknemers

Wanneer een arbeidsovereenkomst eindigt en er een opzegtermijn gepresteerd moet worden, komt het sollicitatieverlof in beeld. Maar wat houdt dit recht nu precies in en voor wie geldt het?

Definitie: Sollicitatieverlof is het wettelijke recht van een werknemer om tijdens de opzegtermijn met behoud van loon afwezig te zijn op het werk om een nieuwe job te zoeken of een sollicitatiegesprek te voeren.

Het doel van deze maatregel is eenvoudig: de overgang naar een nieuwe tewerkstelling zo vlot mogelijk laten verlopen, zonder dat de medewerker hierbij loonverlies lijdt.

Wie heeft er recht op?

Het recht op sollicitatieverlof is zeer ruim verankerd in het Belgische arbeidsrecht. Het geldt voor:

• Zowel ontslag als ontslagname: Het maakt niet uit wie het initiatief tot de beëindiging nam. Zowel de werknemer die zelf opstapt als de medewerker die door de werkgever ontslagen wordt, heeft er recht op.
• Alle statuten: Zowel arbeiders als bedienden kunnen er aanspraak op maken.
• Bijzondere regelingen: Ook werknemers die de wettelijke pensioenleeftijd hebben bereikt of die na hun opzegtermijn in het stelsel van werkloosheid met bedrijfstoeslag (SWT, het vroegere brugpensioen) stappen, behouden dit recht.
• Deeltijdse medewerkers: Zij hebben eveneens recht op sollicitatieverlof, al wordt dit pro-rata berekend op basis van hun deeltijdse werkrooster.

De cruciale uitzondering: onmiddellijke verbreking

Er is één heel belangrijke situatie waarin een werknemer geen recht heeft op sollicitatieverlof:

Wanneer de arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang wordt stopgezet en de werkgever een opzeggingsvergoeding (verbrekingsvergoeding) uitbetaalt, hoeft de werknemer geen opzegtermijn te presteren. Omdat de arbeidsovereenkomst meteen stopt en er geen prestaties meer geleverd moeten worden op de werkvloer, vervalt het recht op sollicitatieverlof. De ex-medewerker heeft in dat geval immers al alle tijd om een nieuwe uitdaging te zoeken.

De duur van het sollicitatieverlof is wettelijk strak geregeld, maar de exacte berekening hangt af van twee factoren: de totale lengte van de opzegtermijn en of de werknemer recht heeft op outplacementbegeleiding.

Situatie 1: Zonder outplacementbegeleiding

Als de werknemer geen outplacement volgt, maakt de wet een onderscheid op basis van de duur van de opzegtermijn:

• Opzegtermijn van 26 weken of korter: De werknemer heeft gedurende de volledige opzegtermijn recht op één volledige dag (of twee halve dagen) sollicitatieverlof per week.
• Opzegtermijn van meer dan 26 weken: Tijdens de eerste periode van de opzegtermijn heeft de medewerker recht op één halve dag per week. Pas tijdens de laatste 26 weken van de opzegtermijn stijgt dit recht naar één volledige dag (of twee halve dagen) per week.

Situatie 2: Mét outplacementbegeleiding

Heeft de werknemer wettelijk recht op outplacementbegeleiding (of is de werkgever verplicht dit aan te bieden)?

• Dan heeft de werknemer gedurende de volledige opzegtermijn recht op één volledige dag (of twee halve dagen) sollicitatieverlof per week, ongeacht hoe lang die opzegtermijn is.
• Belangrijke nuance: De uren die de werknemer besteedt aan de outplacementbegeleiding worden afgetrokken van dit sollicitatieverlof. Het is dus geen extra verlof bovenop de outplacementuren, maar maakt er integraal deel van uit.

Hoe zit het met deeltijdse werknemers?

Deeltijdse medewerkers hebben uiteraard ook recht op sollicitatieverlof. De omvang hiervan wordt pro-rata (evenredig) berekend op basis van hun contractuele wekelijkse arbeidstijd. Een medewerker die halftijds werkt, zal dus in verhouding een halve dag (of twee kwartdagen) verlof per week kunnen opnemen.

Een veelvoorkomend misverstand is dat werknemers hun sollicitatieverlof mogen 'opsparen' om bijvoorbeeld aan het einde van hun opzegtermijn een week vroeger te vertrekken. Dit mag absoluut niet. Sollicitatieverlof is een wekelijks recht: wat in een bepaalde week niet is opgenomen, gaat onherroepelijk verloren en kan niet worden overgedragen naar de volgende week.

Heeft de werknemer al een nieuwe job beet? Dan vervalt het recht op sollicitatieverlof niet automatisch of definitief. De medewerker behoudt in principe het recht om te blijven zoeken naar een nog betere opportuniteit.

Er is wel een belangrijk juridisch breekpunt voor de werkgever: het verlof mag enkel gebruikt worden voor het beoogde doel (het zoeken naar werk).

Bewijslast bij misbruik

Als je als werkgever kunt aantonen dat de werknemer het verlof voor andere doeleinden gebruikt (zoals een dagje pretpark of klussen in het nieuwe huis), mag je het loon voor die afwezigheid inhouden wegens rechtsmisbruik.

Let op: de bewijslast hiervoor ligt volledig bij de werkgever, niet bij de werknemer. Je moet als HR dus over sluitende bewijzen beschikken vooraleer je het loon effectief inhoudt.

Het correct bijhouden van sollicitatieverlof is voor veel HR-afdelingen een administratieve kopbreker. Omdat het recht wekelijks fluctueert en afhankelijk is van de fase van de opzegtermijn, sluipen er in handmatige systemen (zoals Excel) snel fouten.

Waarom handmatige registratie faalt

Het recht op sollicitatieverlof verschuift gaandeweg. Zit de werknemer in de eerste of de laatste 26 weken? Is er outplacement van toepassing? Daarnaast mag een werknemer een volledige dag verlof opsplitsen in twee halve dagen over verschillende weekdagen. Dit zorgt voor een complexiteit die standaard urenregistratiesystemen vaak niet automatisch kunnen verwerken.

Aangezien de bewijslast bij betwisting volledig bij de werkgever ligt, is een sluitend, digitaal dossier cruciaal. Je moet niet alleen kunnen aantonen dat er verlof is opgenomen, maar ook exact wanneer en onder welke voorwaarden.

Praktische compliance-checklist voor HR:

• Leg de parameters vast: Registreer de exacte start- en einddatum van de opzegtermijn en leg direct vast of er outplacement van toepassing is.
• Automatiseer de drempels: Zorg dat je systeem de overgang van de eerste fase (halve dagen) naar de laatste 26 weken (hele dagen) automatisch herkent en aanpast.
• Koppel bewijsstukken: Bewaar eventuele bewijsstukken van sollicitaties (zoals een uitnodiging van een recruiter) rechtstreeks bij de geregistreerde verlofdag in het dossier.
• Automatiseer deeltijdse pro-rata: Laat de software de pro-rataberekening voor deeltijdse medewerkers automatisch uitvoeren om rekenfouten te vermijden.

Maak sollicitatieverlof frictieloos met Protime

Foutieve berekeningen van opzeggingstermijnen en verlofrechten kunnen leiden tot kostbare juridische discussies en loonclaims. Met de intelligente tijdsregistratie van Protime automatiseer je de opvolging van sollicitatieverlof van begin tot eind. De software houdt automatisch rekening met de wettelijke fasen, deeltijdse roosters en de wekelijkse vervaldatum van het verlof. Zo blijft jouw HR-administratie gegarandeerd compliant en foutloos.