'Notre intégration standard évite les travaux de personnalisation coûteux ’

Protime et GeoDynamics se spécialisent tous deux dans l’enregistrement des temps, chacun se focalisant cependant sur un aspect différent. Le lien entre leurs solutions offre aux entreprises une plate-forme globale pour le suivi des collaborateurs internes et mobiles.

Depuis 2004, GeoDynamics est l’un des principaux acteurs du secteur des solutions logicielles de géolocalisation. À ses débuts, cette entreprise de Flandre-Occidentale installait des systèmes de suivi des véhicules, mais au fil des années, elle s’est davantage spécialisée dans l’enregistrement des temps. « Ce faisant, nous nous concentrons principalement sur les entreprises de construction », explique Stijn Stragier, Managing Partner. « Avant, les heures de travail étaient consignées à la main sur un bon de travail. Nous avons entièrement numérisé le système. »

« Notre lecteur de badges enregistre l’heure à laquelle les collaborateurs partent en direction du chantier et à quelle heure ils y arrivent. Le soir, on mesure le trajet inverse. De cette façon, l’administration du personnel dispose d’une vision parfaite des allocations de mobilité et des heures travaillées. Par ailleurs, les données numériques sont toujours correctes et peuvent facilement être traitées grâce à une connexion avec tous les secrétariats sociaux. Grâce à notre enregistrement de l’activité, nous donnons également à nos clients un aperçu du temps consacré à certaines tâches spécifiques sur le chantier de construction. Ces informations forment un substrat idéal pour les systèmes ERP. »

À l’instar de GeoDynamics, Protime se spécialise également dans l’enregistrement des temps. Toutefois, une différence existe entre les deux acteurs. Les solutions de Protime sont principalement tournées vers les collaborateurs internes, tandis que celles de GeoDynamics se concentrent sur les collaborateurs mobiles. Ce dernier groupe- cible pose des défis supplémentaires : la rémunération se fait sur une base horaire, des primes sont prévues pour le travail du dimanche ou de nuit, certaines obligations sont régies par une CCT, etc. Une mesure précise sur le terrain s’avère nécessaire, car tous ces éléments font partie de la fiche de paie.

‘L’enregistrement des temps des collaborateurs mobiles pose des défis supplémentaires’

Union des forces

Après une rencontre des deux entreprises chez un client commun, l’idée a germé d’établir un partenariat entre elles. « Le client en question souhaitait une intégration de nos packages individuels, » explique Yves Van de Venne, Teamlead Technology Operations chez Protime. « Nous avons alors réfléchi ensemble à l’élaboration d’un cadre standard pour nos clients communs ».

« Cette collaboration a mené à l’établissement d’une connexion entre nos services Web pour l’échange des données nécessaires au calcul et à l’automatisation du payroll. Plus concrètement, cette intégration signifie que GeoDynamics enregistre toutes sortes de données concernant les collaborateurs mobiles et les transmet immédiatement à la plate-forme Protime. Il s’agit d’informations sur les heures de pointage d’arrivée et de départ sur le chantier, la durée des déplacements aller-retour de et vers le chantier, les distances à parcourir, etc. ».
Les clients tels qu’Engie, Assa Abloy, Technigroup et Electro Zwijsen tirent déjà profit de cette intégration. « Ces entreprises emploient toutes des collaborateurs internes et mobiles, » explique Matthias Braekevelt, analyste dans l’équipe logicielle de GeoDynamics. « Ils reçoivent désormais toutes les données sur une plate-forme unique et ne doivent donc plus gérer les données liées à la paie de manière distincte pour les deux catégories de collaborateurs. Le transfert manuel des données est relégué au passé. »

GeoDynamics ne jure que par le principe de la « single source of truth » (ou « source unique de vérité »). En d’autres termes, il n’existe qu’une seule vérité. Cette philosophie se retrouve également dans notre collaboration avec Protime. La spécificité réside dans le fait que cette intégration va bien au-delà des seules heures prestées. En effet, nous envoyons également des données sur la mobilité, les temps de travail par projet et les éventuelles primes additionnelles. De la sorte, la plate-forme Protime, qui est en partie alimentée par GeoDynamics, peut servir à générer toutes les fiches de paie.

‘Nos clients ne doivent plus gérer les données de payroll dans des packages distincts' 

Deuxième intégration

Le partenariat entre Protime et GeoDynamics a également débouché sur l’élaboration d’une deuxième solution commune. « Plus précisément : CheckInAtWork, l’enregistrement obligatoire des présences dans certains secteurs », explique Yves Van de Venne. « GeoDynamics avait déjà établi une connexion avec l’ONSS et agit désormais comme un “bus” permettant à Protime de transmettre automatiquement le numéro de registre national, le numéro d’entreprise et le lieu de travail dès qu’un employé pointe. Nos clients ne doivent donc plus acheter un système séparé. »

Les avantages pour les utilisateurs finaux sont clairs. Mais Protime et GeoDynamics retirent également les fruits de leur collaboration. Une intégration standard permet en effet d’éviter les travaux de personnalisation coûteux. En lieu et place de programmation, il s’agit maintenant de configuration et d’automatisation. « Nous parlons aussi la même langue, » déclare Matthias Braekevelt. Cela nous permet donc d’aligner nos applications les unes sur les autres avec souplesse. « Nous avançons dans la même direction, même si nous avons chacun notre propre philosophie. »

« Cette coopération comporte néanmoins un certain nombre de défis, naturellement. Le lancement d’un système de gestion des rémunérations au sein d’une entreprise est un projet sensible tant pour le client que pour ses collaborateurs. La marge d’erreur est nulle. On ne peut donc pas simplement « essayer ». Dès la première discussion, tout le monde doit réfléchir à comment passer d’une idée abstraite à la fiche de paie finale. Quand quelqu’un autour de la table omet quelque chose, cela signifie en général qu’il faut faire des tests un mois de plus. »

« De plus, nous sommes censés transmettre chaque enregistrement le plus rapidement possible, » fait remarquer Yves Van de Venne. « Nous avons donc dû mettre en place un mécanisme qui réessaye immédiatement après un éventuel échec. De telles interruptions peuvent survenir au niveau de Protime, de GeoDynamics ou de l’ONSS. Nos clients s’attendent à ce que leurs données soient envoyées en temps réel et qu’aucun enregistrement ne soit perdu en cas de perturbation. Nous devons donc y veiller à tout moment ».

• Siège social à Courtrai
• 35 collaborateurs
• Leader du marché belge dans le domaine de l’enregistrement des heures mobiles
• Dans le top 3 Belgique en matière de systèmes track-and-trace
• Présent dans 38 000 véhicules
• 3300 clients