AVG en tijdsregistratie, wat mag je registreren en hoe lang bewaren?

Onder de AVG (GDPR) is het bijhouden van de gewerkte uren geen vrijgeleide om onbeperkt gegevens te verzamelen. De regelgeving stelt heel duidelijke grenzen aan wat een werkgever digitaal of fysiek mag registreren.

Wie start met tijdsregistratie, moet altijd vertrekken vanuit twee gouden AVG-principes: doelbinding en minimale gegevensverwerking.

Dit betekent dat je enkel gegevens mag verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor het beoogde doel, zoals een correcte loonadministratie of het naleven van de arbeidstijdenwetgeving. De verwerking moet adequaat en relevant zijn, en mag vooral niet buitensporig zijn. Je mag als werkgever dus niet meer persoonsgegevens verwerken dan strikt nodig is om dat doel te bereiken.

In- en uitkloktijden

Het registreren van het exacte tijdstip waarop een werknemer de werkdag start en beëindigt.

Badge- of codesystemen

Het gebruik van een persoonlijke badge, keyfob of unieke pincode om in te loggen op een fysieke terminal of digitale interface.

Pauzes en overuren

Het bijhouden van de rusttijden en eventuele gepresteerde overuren om te voldoen aan de wettelijke bepalingen rond de arbeidstijdorganisatie.

Wat is strikt gereguleerd of verboden?

Biometrische gegevens (zoals vingerafdrukken of gezichtsherkenning) vallen onder 'bijzondere categorieën van persoonsgegevens'. De verwerking hiervan is onder de AVG in principe verboden, tenzij er aan zeer strikte uitzonderingsvoorwaarden wordt voldaan.

De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) treedt hier streng tegen op.

€45.000 boete voor vingerafdrukken

In een beslissing van 6 september 2024 legde de Geschillenkamer van de GBA een bedrijf een administratieve boete van €45.000 op wegens het gebruik van vingerafdrukken van werknemers voor de tijdsregistratie. De GBA oordeelde dat dit systeem het recht op gegevensbescherming schendt. Werkgevers hebben immers voldoende privacyvriendelijke alternatieven voorhanden, zoals badges, prikkaarten of toegangscodes, die exact hetzelfde doel bereiken met een veel lagere impact op de privacy.

Waarom 'toestemming' een valkuil is

Veel werkgevers denken dat biometrie mag als de werknemer hiermee instemt. Dit is een juridische misvatting. Om te kunnen spreken van "vrije toestemming", moet er een reëel alternatief worden aangeboden en moet de werknemer de toestemming op elk moment kunnen intrekken zonder nadelige gevolgen. 3Door de hiërarchische gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer (de machtsbalans) is er in de context van een arbeidsovereenkomst bijna nooit sprake van echt "vrije" toestemming.

Naast de vraag wat je mag registreren, verplicht de AVG je ook om kritisch na te denken over het bewaartermijnbeleid. Gegevens mogen immers niet voor altijd in je systemen blijven hangen.

Het basisprincipe: Opslagbeperking

Het centrale AVG-begrip hier is opslagbeperking. Dit principe schrijft voor dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren in een identificeerbare vorm dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor je ze verzamelt.

Zodra het doel, bijvoorbeeld het controleren van de gewerkte uren voor de loonstrook van die maand, is bereikt of de wettelijke grondslag vervalt, moet je de data wissen of onomkeerbaar anonimiseren.

De praktijk

De AVG noemt zelf geen concrete bewaartermijnen in dagen of jaren. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) verwijst hiervoor naar de nationale wetgeving en de praktijk rond het personeelsdossier.

• De 5-jarige norm: Hoewel er geen algemene wet is die de exacte inhoud of bewaartermijn van een personeelsdossier dicteert, geldt in de Belgische praktijk een termijn van 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst als de absolute standaard
• Sociale documenten: Deze termijn sluit naadloos aan bij de wettelijke bewaartermijn voor sociale documenten (zoals de individuele rekeningen en prestatielijsten). De Belgische sociale inspectie kan tot 5 jaar teruggaan in de tijd, waardoor je deze gegevens gedurende die periode wel móét kunnen voorleggen.

Informatieplicht vanaf dag één

Je mag deze termijn niet achteraf improviseren. De AVG verplicht jou als werkgever (de verwerkingsverantwoordelijke) om werknemers vooraf helder te informeren over de exacte bewaartermijn van hun tijdsregistratiegegevens, of op z'n minst over de criteria die je gebruikt om die termijn te bepalen. Neem dit dus expliciet op in je privacy policy of het arbeidsreglement.

Om ervoor te zorgen dat jouw tijdsregistratie volledig in regel is met de AVG, kun je deze praktische checklist als leidraad gebruiken. Een compliant systeem zoals Protime helpt je om al deze stappen naadloos te integreren in je dagelijkse werking.

Jouw AVG-checklist voor tijdsregistratie:

• Kies een biometrievrij systeem: Selecteer een softwareleverancier die privacyvriendelijke alternatieve methoden aanbiedt (zoals badges, app-logins of codes) en biometrie niet als enige of verplichte optie opdringt.
• Bepaal en documenteer de bewaartermijnen: Leg per type gegeven vast hoe lang je het bewaart (bijv. dagelijkse kloktijden vs. verlofsaldi vs. het algemene personeelsdossier) en stem dit af op de wettelijke 5-jaarsgrens.
• Informeer je medewerkers vooraf: Communiceer helder en transparant over het waarom en hoe van de registratie. Pas hiervoor je arbeidsreglement aan en voorzie een up-to-date privacy statement.
• Houd je verwerkingsregister bij: Neem de tijdsregistratie op in het interne verwerkingsregister van je organisatie. Voer eventueel een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit als je voor een complexer of risicovoller systeem kiest.
• Automatiseer het wissen: Richt je registratiesysteem zo in dat gegevens die hun bewaartermijn hebben overschreden, automatisch en definitief worden gewist of geanonymiseerd.

1. De lagere categorie (Artikel 83, lid 4)

Deze geldt voor meer administratieve of organisatorische inbreuken, zoals het niet bijhouden van een verwerkingsregister of het ontbreken van een noodzakelijke gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) bij risicovolle systemen.

• Maximale boete: Tot €10.000.000 of 2% van de wereldwijde jaaromzet van het voorgaande boekjaar (waarbij het hoogste bedrag telt).

2. De hogere categorie (Artikel 83, lid 5)

Deze geldt voor inbreuken op de fundamentele AVG-beginselen (zoals doelbinding en minimale gegevensverwerking) of het schenden van de rechten van werknemers. Denk aan het onrechtmatig verwerken van vingerafdrukken (biometrie) zonder geldige grondslag.

• Maximale boete: Tot €20.000.000 of 4% van de wereldwijde jaaromzet van het voorgaande boekjaar (waarbij het hoogste bedrag telt).

Meer dan alleen geldboetes

Naast administratieve geldboetes heeft de GBA de bevoegdheid om corrigerende maatregelen op te leggen. Dit kan gaan van een formele waarschuwing of berisping tot een tijdelijk of definitief verbod op de gegevensverwerking. In de praktijk betekent dit dat je je tijdsregistratiesysteem per direct moet uitschakelen, wat de dagelijkse bedrijfsvoering lamlegt.

Voorkom sancties: start vandaag nog compliant

Wil je er zeker van zijn dat jouw tijdsregistratie 100% AVG-proof is en klaar voor de toekomst? Met de flexibele, biometrievrije software van Protime automatiseer je de naleving van de bewaartermijnen en bescherm je de privacy van je medewerkers.