Privacy

Laatst bijgewerkt: 02-12-2026

Je privacy is erg belangrijk voor Protime. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken, verwerken en openbaar maken en hoe u toegang kunt krijgen tot, uw persoonlijke gegevens kunt wijzigen of verwijderen.

1.1. Reikwijdte

Deze Online Privacy Verklaring is van toepassing op alle Protime-websites en portalen die toegang geven tot onze online diensten en linken naar deze Online Privacy Verklaring.

Voor de doeleinden van deze kennisgeving verwijst "Protime" naar Protime NV, Bautersemstraat 68A, 2800 Mechelen, en elk ander Protime-bedrijf waarvan de websites en portalen verwijzen naar deze Online Privacyverklaring.

1.2. Gegevensbeheerder

Het Protime-bedrijf waarvan je de website of het portaal bezoekt, is jouw gegevensbeheerder en is als zodanig verantwoordelijk voor het verzamelen, gebruiken, openbaarmaken, bewaren en beschermen van uw persoonlijke informatie in overeenstemming met onze privacynormen, deze Online Privacy Verklaring en eventuele toepasselijke nationale wetten.

1.3. Buiten de scope

De persoonlijke informatie die wij verwerken voor uw werkgever als Protime-klant met betrekking tot de HR- en Workforce Management-diensten die wij leveren, wordt geregeld door een aparte gegevensverwerkingsovereenkomst die wij met uw werkgever hebben gesloten. Zo'n gegevensverwerkingsovereenkomst is een integraal onderdeel van de dienstenovereenkomst met uw werkgever en garandeert u dat wij uw persoonlijke gegevens alleen verzamelen en verwerken zoals onze klant (uw werkgever) heeft geïnstrueerd. Voor vragen over de persoonlijke informatie die uw werkgever aan ons verstrekt als onderdeel van de HR- en Workforce Management-diensten die wij leveren, of over uw privacyrechten als werknemer, kunt u contact opnemen met de HR-afdeling van uw werkgever.

2.1. Informatie die u of uw werkgever aan ons verstrekt

We verzamelen persoonlijke informatie die u ons verstrekt wanneer u onze websites gebruikt, een contact- of downloadformulier invult, zich registreert voor een nieuwsbrief, zich inschrijft voor een evenement, training of webinar of wanneer u anderszins met ons correspondeert.

We verzamelen ook uw persoonlijke gegevens wanneer we een gebruikersaccount aanmaken zodat u toegang kunt krijgen tot onze online diensten.

Persoonlijke informatie die u ons geeft of die uw werkgever verstrekt, omvatten:

• Alle informatie die u ons via een webformulier verstrekt, zoals de registratie voor een nieuwsbrief, evenement of training op de website;
• Identificatiegegevens zoals uw naam en gebruikersnaam;
• Contactgegevens waarmee we met u kunnen communiceren, zoals e-mailadres, telefoonnummer;
• Informatie die wij gebruiken om toegang tot onze online diensten te beveiligen, zoals uw wachtwoord of andere authenticatiegegevens;
• Andere inhoud die je genereert of ons verstrekt, is gekoppeld aan je account (zoals een foto op je gebruikersprofiel, communicatievoorkeuren of supportverzoeken).

2.2. Informatie die we automatisch verzamelen

Gedragsinformatie

Als u ons uw persoonlijke gegevens verstrekt, kunnen we uw interacties met SD Worx-websites, landingspagina's en e-mails volgen. Onze technologie respecteert de Do Not Track-functie in browsers, dus als je niet gevolgd wilt worden, kun je deze functie in je browser inschakelen.

Cookies

We gebruiken ook "cookies" (kleine tekstbestanden die door je computer worden verzonden elke keer dat je onze website bezoekt) om gegevens vast te leggen of op te slaan. Wanneer we cookies gebruiken, gebruiken we sessiecookies (die blijven bestaan tot je je browser sluit) of persistente cookies (die blijven bestaan totdat jij of je browser ze verwijdert). We gebruiken bijvoorbeeld cookies om uw taalvoorkeuren of andere instellingen op te slaan, zodat u ze niet elke keer hoeft in te stellen wanneer u onze websites, portalen of applicaties bezoekt. Sommige cookies die we gebruiken zijn gekoppeld aan je profiel (inclusief informatie over jou, zoals je e-mailadres) en andere cookies niet. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe wij cookies gebruiken en hoe u cookies kunt uitschakelen, kunt u onze Cookieverklaring bezoeken.

Apparaatinformatie

We verzamelen informatie over het apparaat dat u gebruikt wanneer u onze websites, portalen en applicaties bezoekt. Dit omvat informatie zoals het type apparaat, besturingssysteem, versie, ... Deze informatie helpt ons om de beste ondersteuning te bieden in geval van problemen en ondersteunt de meest gebruikte browsers en besturingssystemen.

Beveiligingsinformatie

We zullen gebruikersactiviteit registreren om tijdig ongeautoriseerd of kwaadaardig gedrag te detecteren, zoals gebruikersaanmeld- en uitloggebeurtenissen, wachtwoordresets of wijzigingen in toegangsrechten.

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens voor verschillende zakelijke doeleinden en volgens verschillende juridische verwerkingsgronden, waaronder om het contract met uw werkgever na te komen en u onze diensten te leveren, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze legitieme belangen na te streven of op basis van uw toestemming.

3.1. Voor het specifieke doel dat u ze aan ons heeft verstrekt

Wanneer u een formulier invult om een whitepaper te downloaden, gebruiken wij de informatie om u een e-mail te sturen om het whitepaper te downloaden, of als u een contactformulier invult, gebruiken wij de informatie om u het antwoord op uw vraag te geven.

3.2. Het informeren van klanten over andere relevante oplossingen, evenementen of enquêtes van Protime

Als u klant bent of wordt, kunnen wij uw gegevens gebruiken om u informatie te sturen over andere interessante gerelateerde oplossingen, evenementuitnodigingen of enquêtes om onze service te verbeteren. U kunt op elk moment kiezen om al onze marketingcommunicatie te beëindigen of uw voorkeuren wijzigen via de e-mails die wij u sturen.

3.3. Om uw ervaring op onze websites, portalen en applicaties te personaliseren

We gebruiken uw persoonlijke gegevens om onze websites, portalen en applicaties te personaliseren op basis van uw gebruik en voorkeuren, zodat u een goede ervaring krijgt.

3.4. Het verbeteren van onze websites, portalen en applicaties

We verzamelen geaggregeerde analysedata van onze websites, portalen en applicaties om onze digitale platforms continu te optimaliseren. We zorgen ervoor dat alle gegevens die we hiervoor verzamelen geanonimiseerd zijn.

3.5. Het uitvoeren van analyses en marktonderzoek

We gebruiken ook geaggregeerde data om analyses uit te voeren zoals trendanalyse, marktonderzoek en voorspellende analyse.

3.6. Toegang geven tot onze beveiligde portalen en applicaties en onze online diensten veilig en operationeel houden

Wij gebruiken uw persoonlijke gegevens zoals e-mailadres en wachtwoord om u toegang te geven tot de portalen en applicaties waar u recht op heeft. Wij nemen de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat dit soort informatie goed wordt beschermd en om te voorkomen dat ongeautoriserden toegang krijgen tot uw profiel. Bovendien gebruiken we de informatie in onze beveiligingslogboeken om de beveiliging van onze online diensten te monitoren en om ongeautoriseerde of kwaadaardige activiteiten tijdig te detecteren.

Wij respecteren uw recht om uw persoonlijke informatie te raadplegen en te corrigeren en om verwijdering of beperking van ons gebruik van uw persoonlijke informatie aan te vragen zoals vereist door de toepasselijke wet:

• U heeft het recht te weten welke persoonlijke informatie wij bewaren
• U kunt ons verzoeken uw gegevens bij te werken als uw persoonlijke gegevens onvolledig of onjuist zijn
• U kunt verzoeken uw persoonlijke informatie te verwijderen of het gebruik daarvan te beperken
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens

Als je een gebruikersaccount hebt, kun je zelf toegang krijgen tot en bepaalde contact- en voorkeursinformatie wijzigen via ons voorkeurscentrum of portalen. Om toegang te krijgen, andere soorten informatie te controleren of te verwijderen, kunt u contact opnemen met Protime volgens de instructies in het onderstaande contactgedeelte.

Wij bewaren uw informatie alleen zolang deze relevant is voor onze commerciële en operationele activiteiten of voor andere essentiële doeleinden, zoals het naleven van onze wettelijke verplichtingen, het oplossen van geschillen en het handhaven van onze beleidslijnen. Dit geldt ook voor iedereen met wie wij uw gegevens delen en die diensten namens ons uitvoert.

De volgende criteria kunnen de effectieve retentieperiodes beïnvloeden:

• Hoe lang duurt de benodigde persoonlijke informatie om onze online diensten te kunnen leveren? Dit omvat het onderhouden en verbeteren van de prestaties van onze producten, het beveiligen van onze systemen en het bijhouden van passende bedrijfsgegevens.
• Zijn wij om juridische, contractuele of vergelijkbare redenen verplicht uw persoonlijke gegevens te bewaren? Voorbeelden hiervan zijn verplichte wetten over gegevensbewaring, overheidsbevelen om gegevens te bewaren die relevant zijn voor een onderzoek, of persoonlijke informatie die wordt bewaard voor rechtszaken.
• Heb je toestemming gegeven voor een langere retentieperiode? Indien dat zo is, zullen wij gegevens bewaren in overeenstemming met uw toestemming. Wanneer we uw persoonlijke gegevens niet langer hoeven te bewaren, verwijderen we deze uit onze systemen of depersonaliseren we deze zodat we u niet kunnen identificeren.

We mogen uw persoonlijke informatie verstrekken aan andere leden van de SD Worx-groep en aan derden.

Wij delen gegevens alleen met derde partijen die wij inschakelen om informatie namens ons te verwerken (gegevensverwerkers) op basis van onze instructies en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en deze Online Privacy Statement. Bij het openbaarmaken van persoonlijke informatie zullen we proberen de hoeveelheid persoonlijke informatie die we vrijgeven te minimaliseren tot wat direct relevant en noodzakelijk is om het gespecificeerde doel te bereiken.

Wij zullen uw gegevens nooit verkopen of delen met derden voor hun marketing- en reclamedoeleinden zonder uw toestemming.

We mogen informatie delen als wij denken dat openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan een wet, regelgeving of juridisch verzoek:

• aan wetshandhavers, overheidsinstanties of geautoriseerde derden als reactie op een geverifieerd verzoek of juridisch proces met betrekking tot een strafrechtelijk onderzoek of vermeende of vermoedelijke illegale activiteiten of enige andere activiteit die ons, u of andere gebruikers blootstelt aan juridische aansprakelijkheid.
• aan derden die betrokken zijn bij een juridische procedure, als zij ons een dagvaarding, gerechtelijk bevel of een vergelijkbaar juridisch fundament verstrekken, of wij anderszins te goeder trouw geloven dat de openbaarmaking van informatie noodzakelijk is om dreigend lichamelijk letsel of financieel verlies te voorkomen of om vermoedelijke illegale activiteiten te melden.

Wij zetten ons in om uw gegevens veilig te houden en hebben een team van beveiligingsspecialisten in dienst genomen die de beveiligingsmaatregelen die wij nemen monitoren. Wij hebben een informatiebeveiligingsprogramma en implementeren en updaten continu administratieve, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen om uw persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Dit omvat waarborgen zoals firewalls en data-encryptie, fysieke beveiliging en informatietoegangscontroles.

Wees ervan bewust dat je ook stappen moet ondernemen om je persoonlijke informatie online te beschermen. Kies een sterk wachtwoord en gebruik niet hetzelfde wachtwoord als op andere sites. Deel je wachtwoord met niemand. Protime zal je nooit om je wachtwoord vragen in een ongevraagd telefoongesprek of in een ongevraagde e-mail.

Vertrouw waar beschikbaar niet alleen op uw wachtwoord en gebruik de sterke authenticatiemechanismen die wij tot uw beschikking hebben gesteld. Vergeet ook niet uit te loggen van de website en je browservenster te sluiten zodra je je werk hebt afgerond.

Protime behoudt zich het recht voor om deze Online Privacy Verklaring van tijd tot tijd aan te passen om wijzigingen in privacypraktijken of nieuwe privacypraktijken te weerspiegelen in overeenstemming met deze bepaling. Als we wijzigingen aanbrengen in deze Online Privacy Verklaring, plaatsen we de herziene verklaring op onze websites en werken we de "Laatst Bijgewerkte" datum bovenaan deze Online Privacy Statement bij.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit wanneer u vindt dat wij niet aan de gegevensbeschermingswetten hebben voldaan. U kunt hier de contactgegevens vinden van uw bevoegde toezichthoudende autoriteit op gegevensbescherming.