¿Todavía no tienes claro cómo se hace el cálculo de las vacaciones no disfrutadas? En esta guía, además de enseñarte a calcularlas con fórmulas y ejemplos, te revelaremos todo lo que siempre quisiste saber sobre ellas.
Decimos que las vacaciones son no disfrutadas cuando el trabajador no utiliza sus días de descanso retribuido dentro del año natural correspondiente. Estamos hablando, pues, de un derecho laboral irrenunciable que se genera cuando estos descansos quedan total o parcialmente pendientes de consumir.
La norma básica que regula las vacaciones en España es el art. 38 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). Esta norma establece una duración mínima anual de 30 días naturales; el convenio colectivo podrá ampliar dicho periodo, pero nunca reducirlo. No se admite su sustitución por compensación económica mientras el contrato siga vigente, excepción hecha de los casos en los que tal vínculo queda extinto.
Existen varias causas que pueden generar vacaciones no disfrutadas:
Finalización o extinción del contrato laboral: se da cuando el trabajador concluye su relación laboral con la empresa sin haber disfrutado de los días de vacaciones que le correspondían. Ello puede suceder tanto por despido como por baja voluntaria. En estos casos, la empresa viene obligada a compensar económicamente tales vacaciones no disfrutadas.
Períodos de trabajo prolongados por elevada carga laboral: en ciertas situaciones, los trabajadores pueden verse implícitamente presionados para estar siempre disponibles. Pensemos, por ejemplo, en períodos de alta demanda o en casos en los que el trabajador considera que sus tareas no serán cubiertas debido al insuficiente apoyo organizacional.
La legislación laboral blinda el derecho a las vacaciones para garantizar el descanso físico y mental de los trabajadores. Después de todo, de ellas depende buena parte de su conciliación laboral y profesional. Que la salud del empleado constituya su principal objetivo justifica la prohibición general de reemplazarlas por una compensación económica.
Las vacaciones se generan progresivamente a lo largo del año laboral. Cada mes trabajado otorga al trabajador su porción vacacional correspondiente, siendo este un derecho que no puede perderse de forma arbitraria.
El cálculo de las vacaciones no disfrutadas es, quizás, uno de los aspectos más problemáticos de su gestión. Es por ello que queremos compartir contigo el método teórico-práctico que te permitirá calcularlas correctamente.
El cálculo de las vacaciones no disfrutadas es más fácil de entender cuando se cuenta con un ejemplo. Imagina el caso de un trabajador a jornada completa que tiene un salario mensual de 1.500€ y que no ha disfrutado de 10 días de vacaciones.
El trabajador recibirá 500€ brutos como compensación por los 10 días de vacaciones no disfrutados. Este importe se sumará al finiquito junto con otros conceptos (p.ej: parte proporcional de pagas extras).
El art. 38 ET advierte que las vacaciones son un derecho que no puede reemplazarse por compensación económica. Sin embargo, esta sustitución se admite en tres casos excepcionales:
Si concurre alguno de los supuestos anteriores, deberán tenerse en cuenta las siguientes reglas:
Esta regulación ha sido objeto de modificaciones, tanto normativas como jurisprudenciales
Es habitual equivocarse tanto en el cálculo de vacaciones no disfrutadas como en su ulterior liquidación. Podemos compartir contigo diversos consejos para no caer en estos errores.
| Para empleadores | Para empleados |
| Digitalizar la gestión de vacaciones con software especializado. | Solicitar las vacaciones por escrito y conservar copia.. |
| Documentar todas las solicitudes y respuestas sobre vacaciones. | Revisar detenidamente el finiquito antes de firmarlo. |
| Revisar periódicamente el saldo vacacional. | Si hay desacuerdo, firmar como "no conforme". |
| Planificar con antelación los periodos vacacionales. | Verificar los cálculos de días y cantidades. |
El régimen es el mismo para las excedencias voluntarias, forzosas y por cuidado de hijos. Durante este periodo no se genera derecho a vacaciones. Las generadas previamente se conservarán.
Los trabajadores en ausencia prolongada por baja tendrán derecho a disfrutar de las vacaciones generadas antes de la misma. En el caso de que el contrato finalice durante dicha situación, la empresa deberá abonar económicamente los días no disfrutados.
Tanto la jurisprudencia como la legislación europea sostienen que no puede perderse el derecho vacacional cuando la causa de la baja está justificada. De otro modo, se lesionarían los derechos fundamentales del trabajador.
Los días vacacionales generados durante el año se mantienen, aun cuando el trabajador se encuentre de baja médica durante el periodo vacacional. Es más, si dicha baja impide disfrutar de las vacaciones dentro del año natural, el empleado podrá tomarla tras su reincorporación (aunque el año ya haya expirado); tendrá para ello un plazo de 18 meses ulteriores al año en el que se generaron.
Como venimos afirmando, la regla general es que las vacaciones no sean compensadas económicamente. Esto conoce como única excepción el caso de que la relación laboral se extinga mientras el trabajador esté de baja. Estos días pendientes abonados como indemnización cotizan a la Seguridad Social, pudiendo influir en prestaciones sociales como el desempleo o la jubilación.
Días trabajados, tipo de contrato, situaciones especiales... Hay múltiples variables involucradas en el cálculo de las vacaciones no disfrutadas. Estamos, pues, ante una labor tan rutinaria como complicada. Por suerte, las herramientas digitales y calculadoras online nos ayudan a hacer estos cálculos de manera más rápida, precisa y sencilla.
Las calculadoras online superan, con mucho, al cálculo manual. Ahora bien, a la hora de elegir una para tu empresa, conviene considerar si reúne los siguientes requisitos:
Jornadas irregulares, despidos conflictivos, incapacidad temporal prolongada… en ocasiones, no basta con las herramientas online para calcular correctamente las vacaciones de los trabajadores. De hecho, para resolver los casos más complejos resulta imprescindible contar con asesores de nómina y abogados laboralistas.
El conocimiento profundo y actualizado del derecho laboral de los asesores especializados puede marcar la diferencia entre ser sancionado o no. Recordemos que cometer errores en el cálculo de las vacaciones se considera como una infracción grave (art. 7.3 LISOS) sancionable con multas de hasta 7.500€ (art. 40 LISOS).
Si necesitas más información sobre el cálculo de las vacaciones, puedes acudir a los siguientes recursos externos:
El cálculo de las vacaciones no disfrutadas deja de ser un quebradero de cabeza cuando cuentas lo último en tecnología de gestión de tiempo y registro de jornada. Utiliza el software de control horario que te ofrecemos en Protime y obtén todos los datos que necesitas para gestionarlas ágilmente y sin errores.