La digitalisation de la sécurité sociale avec e-Gov 3.0

Tout part de Fedict, créé en 2001, premier jalon d'une administration belge qui commence à penser numérique. Les plans de relance lancés après la crise du Covid ont ensuite donné un coup d'accélérateur, jusqu'à l'ambition portée aujourd'hui par MyGov.be : que l'État anticipe les besoins du citoyen au lieu d'attendre qu'il vienne frapper à sa porte. Le principe qui tient tout l'édifice tient en trois mots, le "only once" : une donnée n'est déclarée qu'une fois, puis réutilisée d'une institution à l'autre. La mobilité internationale des travailleurs augmente, les statuts professionnels se mélangent, les exigences de cybersécurité montent d'un cran, et l'ancien système, pensé institution par institution, ne suit plus. Il fallait une refonte structurelle, pas un simple coup de peinture sur les outils existants.

Du portail informatif au service proactif : trente ans de transformation

L'histoire ne s'est pas écrite en un jour. Tax-on-web, en 2003, a été la première brèche : déclarer ses impôts en ligne plutôt que remplir un formulaire papier, à l'époque, c'était déjà une petite révolution. Est venue ensuite la carte d'identité électronique, généralisée pour sécuriser l'authentification des citoyens face à l'administration. Puis itsme® a rendu tout cela accessible depuis un téléphone, avant que MyGov.be ne devienne le point d'entrée unifié vers l'ensemble des démarches sociales. Chaque étape a rapproché l'administration de l'usager, jusqu'à inverser la logique de départ : ce n'est plus au citoyen de courir après l'information, c'est elle qui vient à lui.

Les trois piliers qui définissent la version 3.0

Trois idées portent ce chantier : une expérience proactive pour l'usager, une interopérabilité poussée entre les niveaux de pouvoir, et une automatisation appuyée sur l'intelligence artificielle. Du côté des employeurs et des équipes RH, le changement touche directement la façon dont les données salariales remontent vers l'administration. Certaines obligations déclaratives connues depuis des décennies vont disparaître, remplacées par des flux continus et largement automatisés.

Ce qui distingue vraiment la version 3.0 des précédentes, ce n'est pas un outil en particulier, mais l'articulation entre trois axes :

• une expérience proactive, où les droits sont accordés sans que le citoyen doive entreprendre la moindre démarche ;
• une interopérabilité réelle entre le fédéral, les régions et les communes ;
• une automatisation confiée à l'intelligence artificielle pour les tâches de traitement les plus répétitives.

Pris isolément, aucun de ces trois axes ne tiendrait ses promesses. C'est leur combinaison, appuyée sur un même socle technique, qui change vraiment la donne.

Techniquement, tout repose sur ce que l'ONSS appelle la nouvelle couche de données, le cœur battant d'e-Gov 3.0. L'idée est simple à énoncer, plus complexe à mettre en œuvre : quand une administration a besoin d'une information et qu'elle y a légalement droit, elle interroge cette couche centrale au lieu de copier la donnée dans un nouveau fichier maison. L'accès reste sécurisé, tracé, sans duplication incontrôlée (source : e-Gov 3.0). Jusqu'ici, chaque institution de sécurité sociale gérait sa propre base, cloisonnée des autres, avec le risque qu'une même information finisse par diverger d'un système à l'autre. Pour en savoir encore plus sur comment la sécurité sociale s'adapte à vos besoins consultez la page tout savoir sur e-Gov 3.0.

Comment les données salariales circulent entre employeurs et institutions

Dans les faits, l'employeur transmet ses données salariales à l'ONSS, qui les redistribue vers les institutions concernées : mutuelles, ONEM, caisses d'allocations familiales. Le nouveau service, baptisé LTDS pour Transfert de données salariales, va remplacer progressivement la déclaration trimestrielle DmfA. Une phase de test démarre en juillet 2026 ; le basculement deviendra obligatoire au premier janvier 2028 pour tous les employeurs (source : VBO-FEB).

Interopérabilité entre niveaux fédéral, régional et communal

Le fédéral n'est que la partie visible de l'iceberg. Digitaal Vlaanderen côté flamand, IRISbox à Bruxelles, le portail Wallonie.be côté wallon : tous convergent peu à peu vers des standards d'échange communs. Sans cette convergence technique, un citoyen ou une entreprise se retrouverait à ressaisir trois fois la même information selon l'administration à laquelle il s'adresse.

Derrière l'architecture technique, il y a des bénéfices concrets, pour le citoyen comme pour l'entreprise qui l'emploie. Les avantages d'e-Gov 3.0 peuvent se résumer en trois points principaux :

• moins de charge administrative liée aux déclarations qui se répètent d'un trimestre à l'autre ;
• des données plus fiables, parce que transmises une seule fois puis partagées ;
• un accès aux droits sociaux simplifié, aussi bien pour les citoyens que pour les employeurs.

Des systèmes plus simples pour l'échange des données relatives aux citoyens

Le "only once" met fin aux saisies redondantes qui pesaient, jusqu'ici, autant sur les citoyens que sur les employeurs. MyGov.be sert de point d'entrée unifié : une seule connexion suffit pour consulter l'ensemble de ses droits sociaux, sans devoir jongler entre les portails de chaque institution.

Un meilleur service pour les citoyens

Ce que Tax-on-web avait amorcé en 2003 se prolonge aujourd'hui dans des services proactifs et personnalisés. Là où déclarer ses impôts en ligne demandait encore une démarche active, certains droits sociaux peuvent désormais être accordés automatiquement, sur la seule base de ce que l'administration sait déjà.

L'utilisateur au cœur du projet

MyGov.be et itsme® placent réellement l'usager au centre du dispositif : une donnée déclarée circule ensuite d'elle-même entre institutions, sans nouvelle intervention de sa part. Les outils de suivi du temps de travail conçus par Protime suivent cette même logique côté employeur, en évitant que les informations liées au temps de travail ne soient saisies deux fois.

Les équipes RH le remarquent déjà sur le terrain. Les déclarations se simplifient d'un côté, mais de l'autre, les exigences de conformité se durcissent, notamment pour les entreprises réparties sur plusieurs sites. Ce n'est pas un détail administratif : cela touche directement la façon dont les données circulent au quotidien.

Moins de saisies manuelles, plus de données automatisées

Le principe "only once" met fin à une habitude bien ancrée chez les RH : celle de ressaisir plusieurs fois la même information. Une donnée salariale correctement enregistrée une première fois n'a plus besoin d'être reprise à chaque échéance déclarative. Les erreurs de transcription reculent, et du temps se libère pour des missions où l'humain compte vraiment, comme l'accompagnement des collaborateurs ou le pilotage RH au sens large.

Cybersécurité et protection des données : les nouvelles obligations

Qui dit davantage de flux numériques dit forcément davantage de vigilance. Depuis le 26 avril 2024, la loi NIS2 est transposée en droit belge, et le Centre pour la Cybersécurité Belgique en devient l'autorité nationale de référence. Les entités concernées doivent désormais s'enregistrer auprès de lui et prouver leur conformité en matière de sécurité des réseaux et des systèmes d'information (source : CCB Belgium).

Un service RH manipule chaque jour des données salariales et personnelles, ce qui n'est jamais anodin. Ce cadre légal encourage donc à privilégier des logiciels dont l'hébergement et les protocoles d'accès répondent déjà à ces standards, plutôt que de continuer à faire transiter des fichiers sensibles par e-mail, une pratique de moins en moins défendable.

L'obligation de facturation électronique pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise assujettie à la TVA en Belgique doit émettre et recevoir ses factures sous le format électronique structuré Peppol BIS Billing 3.0. Un PDF classique envoyé par e-mail ne remplit plus cette condition pour les échanges entre professionnels (source : OECCBB).

C'est là qu'une plateforme comme Protime trouve tout son sens : sa gestion du temps intégrée automatise le flux de données lié aux prestations facturables. Fini les allers-retours manuels entre les outils RH et la comptabilité, avec les pertes de temps et les erreurs de ressaisie que cela entraînait auparavant.

Intégrer eGov 3.0 dans sa gestion des temps et des plannings

Une plateforme de workforce management telle que Protime ne se positionne pas en périphérie de cet écosystème. Elle s'y intègre directement. Quand les données de temps de travail se synchronisent avec les futurs flux de déclaration sociale, les ressaisies entre le logiciel RH et l'administration diminuent d'autant. Pour une entreprise implantée dans plusieurs pays, une seule interface suffit alors à gérer la conformité locale, site par site.

Le module Insights Cloud en est un bon exemple concret. Il rassemble le suivi du temps de travail et l'analyse des données RH au sein d'un même tableau de bord, exploitable directement par les équipes sur le terrain. Structurer ces données en amont prépare aussi l'entreprise à l'arrivée du service LTDS, car des informations déjà organisées s'intègrent bien plus facilement aux nouveaux formats attendus par l'ONSS. L'intérêt est double pour un groupe présent dans plusieurs pays européens : chaque filiale garde ses règles locales, tout en alimentant une base de données commune.

Les prochaines étapes d'eGov 3.0 : ce qui attend les entreprises

Les prochaines années s'annoncent chargées pour les équipes RH, avec un calendrier qui mérite d'être suivi de près. Voici les échéances à retenir :

• l'échange de données s'étendra progressivement aux prestations et aux salaires via le service LTDS, avec un caractère obligatoire dès le 1er janvier 2028 ;
• le projet se déploiera sur l'ensemble des 581 communes belges, pour une convergence complète entre les niveaux de pouvoir ;
• un effort renforcé d'inclusion numérique accompagnera les populations les plus éloignées de ces outils.

Quant à la déclaration trimestrielle DmfA, elle devrait s'effacer progressivement à partir de 2030. Autant structurer vos données de temps de travail et de paie dès maintenant plutôt que d'attendre l'échéance légale pour agir dans l'urgence. Les équipes RH les mieux préparées sont, la plupart du temps, celles qui ont déjà centralisé leurs informations dans un outil capable de suivre l'évolution de la réglementation. Anticiper cette transition, c'est se donner les moyens d'une bascule sans accroc vers la sécurité sociale numérique de demain.