In de loop van dit jaar zal de wetgeving verder vorm krijgen. Maar wie op dit moment nog geen werktijden registreert, kan zich maar beter al wat voorbereiden. We lijsten enkele to-do’s op.
1. Breng je huidige situatie in kaart
Start met een eenvoudige audit van hoe de tijdregistratie op dit moment in je bedrijf gebeurt. In veel organisaties gebeurt dat vaak verspreid over verschillende afdelingen en met verschillende tools.
- (Hoe) doen je teams op dit moment aan tijdregistratie?
- Waar zitten de manuele stappen in die registratie?
- (Hoe) werken payroll, HR en planning vandaag al samen?
Dit overzicht helpt je beter om gerichte beslissingen te nemen en de tijdregistratie te optimaliseren en uniformiseren.
2. Kijk verder dan de wetgeving
De grootste incentive voor werkgevers om de arbeidsuren correct te registreren, is natuurlijk de wens om in orde te zijn met de wetgeving. Maar tijdregistratie levert nog tal van andere voordelen op:
- Correctere verwerking van overuren
- Beter zicht op capaciteit en werkdruk
- Minder fouten in payroll
- Duidelijkheid voor medewerkers
- Betere planningen
- Mogelijkheid tot flexibiliteit dankzij overzicht
Het in voege gaan van de nieuwe wetgeving biedt dus ook de uitgelezen kans om payroll-, HR- en planningsprocessen te stroomlijnen.
3. Kies een systeem dat past bij hoe je mensen werken
Een grote groep medewerkers werkt vandaag hybride, mobiel, in shiften en/of liefst ook nog flexibel. Denk maar aan kantoorwerkers, thuiswerkers, mobiele medewerkers, arbeidersploegen, leiddinggevenden en vertegenwoordigers op de baan. Je kiest dan ook best voor een oplossing die een passend antwoord biedt op de uiteenlopende vragen en behoeften van deze doelgroepen.
- Zorg voor gebruiksgemak met een systeem dat op verschillende devices werkt: laptop, smartphone, tablet, badgeklok op locatie
- Zorg dat je systeem verschillende werkroosters kan hanteren en planningen dus kan koppelen aan tijdregistratie. Zo sluiten uurroosters en gepresteerde tijd netjes op elkaar aan.
Beschouw je tijdregistratiesysteem als een Zwitsers zakmes. Een degelijk systeem kan tijdregistratie automatisch koppelen met andere processen, zoals:
- loonverwerking
- afwezigheden en verlof
- (recuperatie van) overuren
- rapportering
- personeelsplanning
Dankzij die koppeling vermijd je dubbel werk (op verschillende afdelingen), voor kom je manuele fouten en wint je HR-team tijd.
- Een transparant systeem dat werknemers zelf kunnen raadplegen, vergroot het draagvlak op de werkvloer. Wanneer medewerkers zelf hun saldo’s, overuren, verlof en uurroosters kunnen raadplegen, groeit de betrokkenheid en daalt de weerstand.
5. Denk nu al na over je policy
Met tijdregistratie alleen kom je er niet. Lijst daarom nu al eens op welke interne afspraken relevant zijn, om later discussies te vermijden. Misschien kan je je medewerkers bevragen naar wat zij belangrijk vinden? Denk na over wat telt als werktijd, hoe pauzes en overuren geregistreerd moeten worden en welke regels gelden voor thuiswerkdagen. Een goede voorbereiding is het halve werk!
6. Bereid je interne communicatie voor
Rond tijdregistratie hangt soms een negatief aura van controle en wantrouwen bij de werkgever - en dan voornamelijk bij de oudere werknemers. Bereid daarom met een communicatieplan voor wat je wanneer aan wie gaat zeggen. Geef enkele redenen waarom je met tijdregistratie start. Niet alleen omdat het verplicht is, maar bijvoorbeeld ook voor een correctere verloning, inzicht in structurele overuren, meer transparantie tussen collega’s en afdelingen en een betere werkorganisatie.
