HR-software voor het beheren van personeelsplanning, tijdregistratie en toegang

Workforce-managementsoftware helpt organisaties om arbeidstijd, aanwezigheden, uurroosters, afwezigheden, personeelsplanning en compliance op één plaats te beheren. Ze geeft HR, managers en medewerkers zicht op wie werkt, wanneer ze werken en hoe de personeelsinzet verloopt. Protime combineert tijdregistratie, uurroosterplanning, afwezigheidsbeheer, personeelsplanning en rapportering om organisaties te helpen hun productiviteit, compliance en medewerkerservaring te verbeteren.

HR-software richt zich doorgaans op personeelsdossiers, rekrutering, onboarding, performancemanagement, opleiding, verloning en de klassieke HR-administratie. Workforce-managementsoftware richt zich op het beheer van arbeidstijd en personeelsinzet: tijdregistratie, shiftplanning, aanwezigheden, verlofbeheer en compliance rond arbeidstijd. Protime vult HR-software aan met gedetailleerde personeelsgegevens die uw HR- en loonsystemen kunnen gebruiken.

Nee. Protime is gebouwd om naast jouw HR- en loonsystemen te werken, niet om ze te vervangen. Protime beheert personeelsprocessen zoals tijdregistratie, uurroosterplanning, afwezigheidsbeheer en personeelsplanning, terwijl de kern-HR-functies doorgaans in uw bestaande HR-platform blijven. Protime kan de workforce-managementlaag zijn die operationele personeelsgegevens verbindt met je HR- en loonprocessen.

Protime verzamelt en valideert personeelsgegevens zoals gewerkte uren, afwezigheden, overuren en uurroosters. Die gegevens kunnen vervolgens worden doorgestuurd naar de loonverwerking, zodat organisaties lonen nauwkeuriger berekenen en minder manueel administratief werk hebben. Als onderdeel van de SD Worx Group biedt Protime een naadloze integratie met SD Worx, onze voorkeurspartner voor loonverwerking. Tegelijk is Protime niet gebonden aan één leverancier en integreert het met elk sociaal secretariaat of payrollpakket, zodat organisaties hun bestaande loonadministratie kunnen behouden. De precieze integratieaanpak hangt af van de gebruikte payrolloplossing en de configuratie van de klant.

Protime ondersteunt organisaties in heel Europa, met lokale expertise, implementatieteams en workforce-managementkennis in:

• België (Nederlandstalig en Franstalig landsgedeelte)

• Nederland

• Frankrijk

• Duitsland

• Spanje

• Verenigd Koninkrijk

Naast deze kernmarkten ondersteunt Protime ook internationale organisaties die in meerdere landen actief zijn, via zijn internationale teams en partnernetwerk.

Ons workforce-managementplatform is ontworpen voor Europese werkgevers en houdt rekening met uiteenlopende arbeidswetgeving, collectieve arbeidsovereenkomsten, loonvereisten, arbeidstijdreglementering en bedrijfsafspraken per land. Daardoor is Protime bijzonder geschikt voor organisaties die medewerkers in verschillende Europese markten beheren vanuit één workforce-managementplatform. Of je nu in één land of in meerdere landen actief bent, Protime helpt je om workforce management te standaardiseren met respect voor de lokale compliancevereisten en werkpraktijken.

De meeste tijdregistratieprojecten in één land gaan live binnen 6 tot 12 weken. Implementaties in meerdere landen, met loonintegraties en complexe arbeidstijdregels, duren doorgaans 4 tot 9 maanden. Jouw Protime-projectteam bevestigt de timing tijdens de discovery fase, op basis van het aantal medewerkers, de gekozen modules, de integraties en de omvang van de uitrol.

Protime wordt geprijsd per medewerker en per module. De kostprijs hangt af van het aantal medewerkers, de modules die je kiest en of je hardware voor tijdregistratie nodig hebt. Omdat elke organisatie andere behoeften heeft op het vlak van workforce management, stelt Protime een prijs op maat van uw vereisten op.

Ja. Protime hanteert een managementsysteem voor privacy en gegevensbescherming dat is afgestemd op de GDPR-vereisten en werkt met formele verwerkersovereenkomsten met klanten. Protime onderhoudt daarnaast beveiligings- en privacycontroles die ondersteund worden door de ISO 27001-certificering, ISAE 3402 Type I-assurance en het ISAE 3000 Type I-attestatiekader. Klantgegevens worden hoofdzakelijk in België gehost, terwijl bepaalde applicaties in de West Europe-regio van Microsoft Azure draaien. De gegevensverwerking gebeurt hoofdzakelijk binnen Europa.

Beide opties zijn mogelijk. Organisaties kunnen workforce management uitrollen met fysieke tijdregistratietoestellen waar dat nodig is, terwijl medewerkers ook digitale selfserviceoplossingen en mobiele apps kunnen gebruiken. Welke aanpak het best past, hangt af van je personeelsbestand, je vestigingen, operationele processen en je compliancevereisten.

Protime vertaalt collectieve arbeidsovereenkomsten naar regels die het systeem automatisch toepast, zodat uurroosters, overuren, premies en afwezigheidsrechten correct berekend worden zonder manuele controles. Denk aan de regels van de Belgische paritaire comités (paritair comité), de Nederlandse cao’s, de Duitse ondernemingsovereenkomsten met de ondernemingsraad en de Spaanse verplichtingen rond arbeidstijdregistratie. Lokale Protime-consultants configureren die regelsets in elke markt.

Ja. Protime bedient organisaties van uiteenlopende groottes, van groeiende bedrijven tot grote ondernemingen. Het workforce-managementplatform is gebouwd om toenemende complexiteit, meerdere vestigingen en grote personeelsbestanden te ondersteunen, met behoud van operationele controle en overzicht. Protime bedient vandaag meer dan 5.000 klanten.

Voor een Europese organisatie met vestigingen in meerdere landen moet de juiste workforce-managementsoftware vijf dingen bieden: arbeidstijdregels die per land worden onderhouden, integratie met uw bestaande HR- en loonsystemen, datahosting in de EU, implementatie en support in de lokale talen, en de mogelijkheid om over vestigingen heen op te schalen zonder in elk land een apart systeem te draaien.

Volledige HCM-suites zoals Dayforce passen bij organisaties die HR, loon en talent op één platform willen. All-in-one HR-tools zoals Factorial of Bizneo passen bij bedrijven die naast tijdregistratie ook rekrutering en performancemanagement nodig hebben.

Protime is gebouwd voor organisaties die al een HR-systeem hebben en een gespecialiseerde workforce-managementlaag nodig hebben over hun Europese activiteiten heen, met lokale teams in acht landen, een native koppeling met de loonverwerking van SD Worx en ISO 27001-gecertificeerde hosting in Europa.

Protime is gebouwd om in uw bestaande technologielandschap te passen. Ons workforce-managementplatform kan integreren met een brede waaier aan HR-, loon-, ERP-, identiteitsbeheer- en bedrijfsapplicaties, zodat je manuele invoer uitschakelt en één doorlopende stroom van personeelsinformatie tussen systemen creëert. Als onderdeel van de SD Worx Group integreert Protime native met de loonverwerking van SD Worx in de Europese markten.

Andere veelvoorkomende integraties zijn:

• HR-systemen voor stamgegevens van medewerkers en organisatiestructuren

• loonoplossingen voor gewerkte uren, afwezigheden, overuren en loonberekeningen

• ERP- en bedrijfssystemen die personeels- of operationele gegevens nodig hebben

• platformen voor identiteits- en toegangsbeheer voor authenticatie en single sign-on (SSO)

• Microsoft-technologieën, waaronder Microsoft 365-omgevingen en Azure-diensten

• beveiligde bestandsuitwisseling via API’s, SFTP en andere integratiemethodes waar van toepassing

Omdat elke organisatie een uniek IT-landschap heeft, stemmen we onze integratieaanpak af op je bestaande systemen en processen. Of je nu in één land of in meerdere Europese markten actief bent, Protime kan de workforce-managementlaag worden die uw HR-, loon- en operationele systemen verbindt.

Tijdens de implementatiefase brengen onze consultants uw vereisten in kaart en bepalen ze de meest geschikte integratiearchitectuur voor uw omgeving.

Protime biedt geen gratis proefversie in selfservice aan. Omdat arbeidstijdregels, uurroosters en integraties per organisatie geconfigureerd worden, start Protime met een demo op basis van uw eigen personeelsbestand, uw shiftpatronen en de vereisten van uw land.

Van start gaan is eenvoudig:

1. Vraag een demo aan bij een van onze workforce-managementexperts.
2. Bespreek uw vereisten: omvang van het personeelsbestand, vestigingen, planningsbehoeften, loonintegraties en compliancevereisten.
3. Ontvang een aanbeveling op maat van de processen en doelstellingen van jouw organisatie.
4. Plan je implementatie met de ondersteuning van onze consultants en ons projectteam.
5. Wilt je Protime verder verkennen, dan is een persoonlijke demo aanvragen de beste eerste stap om de mogelijkheden voor je organisatie te bespreken.

Protime is een Europese specialist in workforce management, opgericht in 1995 en met hoofdkantoor in Mechelen, België. Het bedrijf maakt deel uit van de SD Worx Group, een van de grootste HR- en loondienstverleners van Europa. Protime richt zich uitsluitend op workforce management, nl. tijdregistratie, personeelsplanning en toegangscontrole,en bedient 6.000 klanten vanuit kantoren in acht Europese landen.