HR software voor personeelsplanning, tijdregistratie en toegangsbeheer

Workforce-managementsoftware helpt organisaties om arbeidstijd, aanwezigheid, roosters, verzuim, personeelsplanning en compliance op één plek te beheren. Het geeft HR, managers en medewerkers inzicht in wie er werkt, wanneer ze werken en hoe de personeelsinzet wordt benut. Protime combineert urenregistratie, roosterplanning, verzuim- en verlofbeheer, personeelsplanning en rapportage om organisaties te helpen hun productiviteit, compliance en medewerkerservaring te verbeteren. 

HR software typically focuses on employee records, recruitment, onboarding, performance management, learning, compensation, and core HR administration. Workforce management software focuses on managing working time and labour operations, including time tracking, shift planning, attendance, leave management, and workforce compliance. Protime complements HR software by providing detailed workforce data that HR and payroll systems can use. 

Nee. Protime is gemaakt om náást je HR- en salarissystemen te werken, niet om ze te vervangen. Protime beheert personeelsprocessen zoals urenregistratie, roosterplanning, verzuim- en verlofbeheer en personeelsplanning, terwijl de kern-HR-functies doorgaans in je bestaande HR-platform blijven. Protime kan de workforce-managementlaag zijn die operationele personeelsdata verbindt met je HR- en salarisprocessen. 

Protime verzamelt en valideert personeelsdata zoals gewerkte uren, verzuim, overuren en roosters. Die informatie kan vervolgens doorstromen naar de salarisprocessen, waardoor organisaties salarissen nauwkeuriger berekenen en minder handmatige administratie hebben. De precieze integratieaanpak hangt af van de gebruikte salarisoplossing en van de inrichting bij de klant. 

Protime ondersteunt organisaties in heel Europa, met lokale expertise, implementatieteams en workforce-managementkennis in: 

• België (Nederlandstalig en Franstalig landsdeel) 

• Nederland 

• Frankrijk 

• Duitsland 

• Spanje 

• Verenigd Koninkrijk 

Naast deze kernmarkten ondersteunt Protime ook internationale organisaties die in meerdere landen actief zijn, via zijn internationale teams en partnernetwerk. 

Ons workforce-managementplatform is ontworpen voor Europese werkgevers en houdt rekening met uiteenlopende arbeidswetgeving, cao’s, salariseisen, arbeidstijdenregels en bedrijfsafspraken per land. Daarmee is Protime bij uitstek geschikt voor organisaties die medewerkers in meerdere Europese markten beheren vanuit één workforce-managementplatform. Of je nu in één land of in meerdere landen actief bent, Protime helpt je workforce management te standaardiseren met respect voor lokale compliance-eisen en werkpraktijken.

De meeste urenregistratieprojecten in één land gaan binnen 6 tot 12 weken live. Implementaties in meerdere landen, met salarisintegraties en complexe arbeidstijdenregels, duren doorgaans 4 tot 9 maanden. Je Protime-projectteam bevestigt de planning tijdens de discoveryfase, op basis van het aantal medewerkers, de gekozen modules, de integraties en de omvang van de uitrol. 

Protime rekent per medewerker en per module. De kosten hangen af van het aantal medewerkers, de modules die je kiest en of je hardware voor urenregistratie nodig hebt. Omdat elke organisatie andere workforce-managementbehoeften heeft, stelt Protime een prijs op maat van jouw situatie op.

Ja. Protime hanteert een managementsysteem voor privacy en gegevensbescherming dat is afgestemd op de eisen van de AVG en werkt met formele verwerkersovereenkomsten met klanten. Daarnaast onderhoudt Protime beveiligings- en privacymaatregelen die worden ondersteund door de ISO 27001-certificering, ISAE 3402 Type I-assurance en het ISAE 3000 Type I-attestatiekader. Klantgegevens worden hoofdzakelijk in België gehost, terwijl bepaalde applicaties in de West Europe-regio van Microsoft Azure draaien. De gegevensverwerking vindt hoofdzakelijk binnen Europa plaats. 

Beide opties zijn mogelijk. Organisaties kunnen workforce management uitrollen met fysieke klokapparaten waar dat nodig is, terwijl medewerkers ook digitale selfserviceoplossingen en mobiele apps kunnen gebruiken. Welke aanpak het best past, hangt af van je personeelsbestand, je locaties, je operationele processen en je compliance-eisen.

Protime vertaalt collectieve arbeidsovereenkomsten naar regels die het systeem automatisch toepast, zodat roosters, overuren, toeslagen en verlofrechten correct worden berekend zonder handmatige controles. Denk aan de regels van de Belgische paritaire comités (paritair comité), de Nederlandse cao’s, de Duitse ondernemingsovereenkomsten met de ondernemingsraad en de Spaanse verplichtingen rond registratie van arbeidstijd. Lokale Protime-consultants richten deze regelsets in elke markt in.

Ja. Protime bedient organisaties van uiteenlopende omvang, van groeiende bedrijven tot grote ondernemingen. Het workforce-managementplatform is gebouwd om toenemende complexiteit, meerdere locaties en grote personeelsbestanden te ondersteunen, met behoud van operationele grip en overzicht. Protime bedient inmiddels meer dan 5.000 klanten.

Voor een Europese organisatie met vestigingen in meerdere landen moet de juiste workforce-managementsoftware vijf dingen bieden: arbeidstijdenregels die per land worden bijgehouden, integratie met je bestaande HR- en salarissystemen, datahosting in de EU, implementatie en support in de lokale talen, en de mogelijkheid om over locaties heen op te schalen zonder in elk land een apart systeem te draaien. 

Complete HCM-suites zoals Dayforce passen bij organisaties die HR, salaris en talent op één platform willen. All-in-one HR-tools zoals Factorial of Bizneo passen bij bedrijven die naast urenregistratie ook werving en performancemanagement nodig hebben. 

Protime is gebouwd voor organisaties die al een HR-systeem hebben en een gespecialiseerde workforce-managementlaag nodig hebben over hun Europese activiteiten heen — met lokale teams in acht landen, een native koppeling met de salarisverwerking van SD Worx en ISO 27001-gecertificeerde hosting in Europa. 

Protime is gebouwd om in je bestaande technologielandschap te passen. Ons workforce-managementplatform kan integreren met een breed scala aan HR-, salaris-, ERP-, identity management- en bedrijfsapplicaties, zodat je handmatige invoer uitschakelt en één doorlopende stroom van personeelsinformatie tussen systemen creëert. Als onderdeel van de SD Worx Group integreert Protime native met de salarisverwerking van SD Worx in de Europese markten. 

Andere veelvoorkomende integraties zijn: 

• HR-systemen voor stamgegevens van medewerkers en organisatiestructuren 

• salarisoplossingen voor gewerkte uren, verzuim, overuren en salarisberekeningen 

• ERP- en bedrijfssystemen die personeels- of operationele data nodig hebben 

• platformen voor identity- en accessmanagement voor authenticatie en single sign-on (SSO) 

• Microsoft-technologie, waaronder Microsoft 365-omgevingen en Azure-diensten 

• beveiligde bestandsuitwisseling via API’s, SFTP en andere integratiemethoden waar van toepassing 

Omdat elke organisatie een uniek IT-landschap heeft, stemmen we onze integratieaanpak af op je bestaande systemen en processen. Of je nu in één land of in meerdere Europese markten actief bent, Protime kan de workforce-managementlaag worden die je HR-, salaris- en operationele systemen verbindt. 

Tijdens de implementatiefase brengen onze consultants je eisen in kaart en bepalen ze de best passende integratiearchitectuur voor jouw omgeving. 

Protime biedt geen gratis proefversie in selfservice. Omdat arbeidstijdenregels, roosters en integraties per organisatie worden ingericht, start Protime met een demo op basis van je eigen personeelsbestand, je dienstpatronen en de eisen in je land. 

Van start gaan is eenvoudig: 

1. Plan een demo met een van onze workforce-managementexperts. 

2. Bespreek je wensen: omvang van het personeelsbestand, locaties, roosterbehoeften, salarisintegraties en compliance-eisen. 

3. Ontvang een advies op maat van de processen en doelen van je organisatie. 

4. Plan je implementatie met ondersteuning van onze consultants en ons projectteam. 

5. Wil je Protime verder verkennen, dan is een persoonlijke demo aanvragen de beste eerste stap om de mogelijkheden voor je organisatie te bespreken. 

Protime is een Europese specialist in workforce management, opgericht in 1995 en met het hoofdkantoor in Mechelen, België. Het bedrijf maakt deel uit van de SD Worx Group, een van de grootste HR- en salarisdienstverleners van Europa. Protime richt zich uitsluitend op workforce management — urenregistratie, personeelsplanning en toegangscontrole — en bedient 6.000 klanten vanuit vestigingen in acht Europese landen.