Biofresh levert biologische voeding aan grote en kleine verkooppunten. Het bedrijf is al zeven jaar een tevreden Protime-klant. ‘Protime beschouwen we niet als een werkinstrument, maar eerder als een collega.’


Als distributeur van biologische voeding en droogwaren is Biofresh marktleider in de Benelux. Het bedrijf bevoorraadt grotere winkels en kleine zelfstandigen, en ondersteunt die laatsten ook bij het behoud van hun marktpositie. Het levert daarnaast ook aan grootkeukens, bedrijfsrestaurants en cateringbedrijven. Biofresh kende de afgelopen twintig jaar een gestage groei, maar ziet nog heel wat opportuniteiten in de voedingssector. Het feit dat bioproducten daarin vandaag amper drie procent vertegenwoordigen, wijst alvast op veel groeimarge.


Biofresh telt vestigingen in Gavere en Onze-Lieve-Vrouw-Waver (waar de hoofdactiviteiten zich afspelen) en een platform in Alleur (van waaruit het Franstalige landsgedeelte bediend wordt). Honderdvijftig vaste werknemers zijn verspreid over de drie filialen. Het bedrijf doet ook een beroep op een vijftigtal interimmers. Bedienden - actief in onder andere aankoop, verkoop, marketing, boekhouding, ICT en hr - zijn goed voor een derde van het personeelsbestand. Arbeiders - magazijniers en chauffeurs- vertegenwoordigen er dus de grootste groep. “Voor ons als hr-verantwoordelijken is het dan ook belangrijk dat alles foutloos geregistreerd wordt, en dat we alle gegevens in correcte rapporten kunnen vertalen. Ook de verwerking ervan moet zo efficiëntmogelijk verlopen, met een minimum aan manuele handelingen.”

"We willen niet dat onze medewerkers besognes hebben wat betreft loon, vakantiedagen en alles wat daarbij komt kijken."
Noël Baeck
Payrollbeheerder van Biofresh

Positieve commentaren

Sinds een zevental jaar werkt Biofresh met de oplossingen van Protime. “Voorheen gebruikten we de tools van een andere provider, maar dat liep niet zoals het hoorde”, getuigt Noël. “Vaak liepen ze vast op cruciale momenten, en dat zorgde voor irritaties en frustraties. Ook de support liet te wensen over. Kregen we dan toch respons, dan was het doorgaans nog lang wachten op een concrete oplossing voorons probleem.”

“We hadden van verschillende mensen positieve commentaren over Protime opgevangen, en na de eerste verkennende gesprekken waren we meteen overtuigd van de meerwaarde. Ondanks het nog lopende contract bij onze toenmalige provider hebben we beslist om met Protime in zee te gaan.”

Naast het achterliggende platform introduceerde Biofresh de myProtime-app voor al zijn vaste werknemers. Daarmee kunnen zowel de bedienden als de arbeiders zelf online hun afwezigheden aanvragen, hun prestaties raadplegen en hun tellers opvolgen. Ook het in- en uitbadgen gebeurt via deze applicatie wanneer ze op externe locaties aan het werk zijn, zoals bij klanten of thuis.

“We laten onze mensen nog altijd vrij in keuze tussen het gebruik van de myProtime-app en een papieren formulier.”
Noël Baeck
Payrollbeheerder van Biofresh
Biofresh toont stelt met trots een kaas voor.

Steeds meer werknemers overtuigd

“We laten onze mensen - gezien hun grote diversiteit - nog altijd vrij in de keuze tussen het gebruik van de myProtime-app en het invullen van een papieren formulier”, zegt Noël Baeck. “Want niet iedereen is vertrouwd met digitale toepassingen. We stellen echter vast dat de terughoudendheid almaar meer wegebt naarmate men vertrouwd geraakt met de mogelijkheden en de voordelen van de app.”

Voor zijn toegangscontrole werkt Biofresh niet met de oplossingen van Protime, maar het is niet uitgesloten dat dit in de toekomst wél het geval zal zijn. Momenteel is het bedrijf wel bezig met het koppelen van zijn evacuatieprocedure en bezoekersregistratie aan het Protime-systeem. Dat proces bevindt zich nu in een finale fase en wordt binnen enkele weken concreet getest.

Correct, soepel en functioneel

De integratie van de Protime-oplossingen in de bedrijfsinfrastructuur verliep volgens Noël vlot. “Nochtans hadden we heel wat specifieke behoeften”, zegt hij. “Na een maand proefdraaien met enkele personen in een fictieve omgeving zijn we zo goed als probleemloos live gegaan. De support en begeleiding van de consultant heeft daar enorm toe bijgedragen. Na twee à drie maanden waren alle structurele issues voorgoed van de baan.”

“Een nieuw softwarepakket onder de knie krijgen is sowieso altijd wel een uitdaging. Maar dankzij de begeleiding en opleidingen - inclusief praktische oefeningen - zijn we snel vertrouwd geraakt met het Protime-pakket.” Vandaag kunnen Noël en zijn hr-collega Imelda naar eigen zeggen terugvallen op een betrouwbare oplossing op maat van hun wensen. “We krijgen te allen tijde een goed overzicht van alles wat voor ons op dat moment belangrijk is”, zeggen ze.


“We stellen ook vast dat er geregeld nieuwe functies en updates worden toegevoegd aan het platform. Toch blijft alles overzichtelijk en bevattelijk. We beschouwen Protime dan ook niet als een werkinstrument, maar eerder als een collega die zowel correct, soepel als functioneel is.”

“De koppeling met ons sociaal secretariaat bespaart ons elke maand een pak werk.”
Noël Baeck
Payrollbeheerder van Biofresh