Efficiënt en doeltreffend: al gehoord van de Eisenhower-matrix?

De Eisenhower-matrix bepaalt 4 mogelijke acties voor een taak: te doen, te plannen, te delegeren en te elimineren. In de praktijk gebeurt de klassering als volgt:

1. Wat dringend en belangrijk is en onmiddellijk aangepakt moet worden. Bv. een project dat voltooid moet worden of een dringend verzoek dat afgehandeld en niet uitgesteld mag worden omdat het anders de doelstelling kan schaden. Doe dit eerst.
2. Wat niet dringend is, maar wel belangrijk, zoals het stellen van een termijn voor de voltooiing van een project. Kan in tweede instantie afgehandeld worden.
3. Wat dringend is, maar niet belangrijk. Kan in derde instantie gedelegeerd worden.
4. Tot slot wat niet dringend en niet belangrijk is, zoals acties die uitgesteld of als laatste afgehandeld kunnen worden (sommige telefoontjes, sommige vergaderingen) of gewoonweg geschrapt.

Om alle voordelen hiervan te benutten moet de methode goed in de dagelijkse werking worden verankerd en moet je goed kunnen inschatten welke taken eerst uitgevoerd moeten worden. Het veronderstelt dus taken oplijsten, in de matrix plaatsen en afhandelen naargelang de dringendheid en belangrijkheid.

Het is belangrijk dit langere tijd vol te houden om duurzaam resultaat te boeken. Hoewel deze matrix op elk niveau doeltreffend is, is ze met name een krachtig instrument tijdens periodes van grote activiteit of wanneer psychosociale risico's moeten worden vermeden.