Delicia

Voor de implementatie van Protime lag de grootste uitdaging van de organisatie bij het vertrouwen in de juiste verwerking van kloktijden en verlofaanvragen. Door de inrichting van het vorige systeem was dat vertrouwen bij zowel medewerkers als leidinggevenden grotendeels verdwenen. Dit leidde tot extra controles, handmatige correcties en regelmatige discussies over de uitkomsten.

Tijdens de implementatie van Protime zijn alle regels uit de cao en de bedrijfsspecifieke afspraken opnieuw zorgvuldig geanalyseerd en ingericht. Door als organisatie intensief betrokken te zijn geweest bij deze inrichting, is er nu volledig inzicht in hoe processen verlopen en kunnen uitkomsten goed worden verklaard. Dit heeft het vertrouwen in de systemen zichtbaar hersteld, niet alleen binnen HR, maar ook bij leidinggevenden en medewerkers.

Een belangrijk voordeel van Protime is de betrouwbare en correcte verwerking van gegevens. Parallel aan de implementatie van Protime werd ook AFAS geïmplementeerd, waarbij een naadloze aansluiting tussen beide systemen een belangrijke voorwaarde was. Medewerkersgegevens, verlofsaldi en de loonexport zijn volledig gekoppeld, waardoor dubbele invoer is verdwenen. Dit bespaart tijd, vermindert handmatig werk en verkleint de kans op fouten aanzienlijk.

De implementatie heeft concreet geleid tot meer vertrouwen bij medewerkers in de systemen, minder controlewerk voor HR, salarisadministratie en leidinggevenden, en stabielere, minder foutgevoelige processen. Een duidelijke win-win-win voor de hele organisatie.

Ook de samenwerking met Protime wordt als zeer prettig ervaren. Vanaf de eerste demo was er direct een positief gevoel, dat gedurende de implementatie werd bevestigd. Protime denkt actief mee over oplossingen die aansluiten bij de organisatie, terwijl tegelijkertijd wordt gestimuleerd om kritisch naar de eigen processen te kijken. Hoewel een implementatie inzet vraagt van de organisatie zelf, zorgt Protime wanneer duidelijke keuzes worden gemaakt en afspraken worden nagekomen voor een zorgvuldige uitvoering. Ook na de livegang bleek de nazorg sterk, waardoor eventuele kinderziektes snel konden worden opgelost.

In het dagelijks gebruik blijken met name MyProtime en Protime Premium zeer gebruiksvriendelijk. Protime Premium biedt een overzichtelijke omgeving waarin eenvoudig aanpassingen kunnen worden gedaan, ook over langere periodes. MyProtime geeft leidinggevenden de juiste functionaliteiten om uren van medewerkers te controleren en waar nodig aan te passen. Beide modules hebben het aantal handmatige werkzaamheden voor HR en leidinggevenden merkbaar verminderd en maken het controleren van uren eenvoudiger. Daarnaast wordt de Exports-module gebruikt voor het exporteren van uren van uitzendkrachten, wat efficiënt en betrouwbaar verloopt.

Ook de hardware van Protime speelt een belangrijke rol binnen de organisatie. Met de tijdklokken en toegangscontrole wordt het beheer van aanwezigheid en toegang effectief geregeld. Op basis van een badge wordt bepaald of medewerkers toegang hebben tot het pand of specifieke ruimtes. Via de tijdklokken klokken medewerkers in en uit, waardoor altijd inzichtelijk is wie aanwezig is en de urenregistratie, zoals het goedkeuren van overuren, nauwkeurig kan worden verwerkt.

Alles bij elkaar heeft Protime geholpen om grip, vertrouwen en efficiëntie terug te brengen in de tijdregistratie en personeelsprocessen. Daarmee vormt het systeem een waardevolle en betrouwbare basis voor de dagelijkse praktijk van de organisatie.