In de logistiek is de afgelopen jaren op vrijwel elk onderdeel van de operatie een optimalisatieslag gemaakt. De goederenstroom is tot op de pallet in beeld gebracht, transportroutes zijn strak gepland en je voorraadbeheer wordt gedreven door data. Maar hoe zit dat eigenlijk met de personeelsplanning?

Arbeid is de schaarse factor geworden, dus die vraag doet er meer toe dan een paar jaar geleden. Elke planningskeuze weegt daarmee zwaarder dan voorheen.

De krappe markt wordt krapper

Volgens het Sectorinstituut Transport en Logistiek daalt het aantal vrachtwagenchauffeurs in Nederland al sinds 2022, en dat terwijl de transportsector als geheel groeit. Ruim de helft van de ondernemers noemt het personeelstekort de grootste belemmering in de bedrijfsvoering. Daar komt nog eens bij dat het huidige personeelsbestand vergrijst. Ruim dertig procent van de chauffeurs is 55-plus, en naarmate meer mensen met pensioen gaan, vertrekt er kennis en ervaring die je niet zomaar terugkoopt op de arbeidsmarkt. De druk op de overblijvende medewerkers neemt hierdoor toe, met een groter risico op werkdruk en uitval. 

De manier waarop je plant, bepaalt voor een groot deel of het huidige personeelsbestand langer en gezonder inzetbaar blijven. Door rekening te houden met belastbaarheid en voorkeuren, bijvoorbeeld met kortere of beter gespreide ritten, minder nachtdiensten of het inzetten van ervaren krachten voor training en begeleiding, houd je mensen – en hun kennis en ervaring – langer aan boord.

Plannen als optimalisatievraagstuk

In veel organisaties is beschikbaarheid leidend bij het maken van planningen. Een optimalisatieslag in de personeelsplanning betekent dat je daarnaast ook vaardigheden, ervaring, inzetbaarheid en wet- en regelgeving structureel zult moeten meewegen. Zo zorg je ervoor dat de planning meebeweegt met de werkelijke vraag, of deze nu piekt door seizoensdrukte of onverwachte uitval.

Maar waar begin je? Twee dingen hebben meteen invloed. Breng eerst eens in beeld wat je mensen kunnen. Beschikbaarheid is maar een deel van het verhaal. Vaardigheden, certificaten en belastbaarheid bepalen net zo goed wie je op welke plek kunt inzetten. Daarnaast kun je je beleid ook in de planning verankeren. Afspraken over duurzame inzetbaarheid, het beperken van overuren of het ontzien van oudere medewerkers werken alleen als ze in het rooster mee worden genomen. 

Organisaties die hun planning zo inrichten, merken dat ze met dezelfde mensen meer voor elkaar krijgen. Overuren nemen af, de afhankelijkheid van externe inhuur daalt en pieken zijn beter op te vangen. Doordat planning en uitvoering beter op elkaar aansluiten, ontstaat er meer voorspelbaarheid in de operatie. 

De laatste optimalisatieslag

In je goederenstroom, routes en voorraadbeheer heb je de meeste efficiëntiewinst waarschijnlijk al gepakt. De volgende, en misschien wel de grootste, optimalisatieslag zit in de personeelsplanning. Dit is waar krapte, vergrijzing en operationele continuïteit samenkomen, en tegelijk de plek waar veel organisaties nog op routine en handmatig roosteren leunen. 

Dus voordat je opnieuw inzet op een wervingscampagne, leg je planning eens naast de rest van de operatie. Heb je daaruit al alles gehaald wat erin zit?

Written by: Irene Smaal
Communication Marketeer