Wacht niet tot een specifieke datum of het begin van het jaar om aan je goede voornemens te werken. Dit is hét moment om werkstress aan te pakken. Kijk hiervoor eerst naar je werklast en check of deze niet te veel is. En praat erover met je manager en je team. Vertel ze welke signalen zij kunnen herkennen als de stress bij je toeslaat. Op die manier kunnen jullie samen voorkomen dat het echt uit de hand loopt. En vergeet niet: begin klein en wees niet te streng voor jezelf. Kleine stappen kunnen écht een groot verschil maken.
Protime Nederland viert 25 jaar met 25 HR tips!
Al 25 jaar ontzorgen we bedrijven met onze oplossingen voor tijdsregistratie, planning en toegang. In die 25 jaar hebben we hoogtepunten beleefd, lessen geleerd, doorgepakt en zijn we waar nodig opnieuw begonnen. Deze lessen delen we graag met jullie.
Tip 1: Goede voornemens mogen altijd!
Onderzoeksrapport ' De werk-privé balans onder de loep'
Download het gratis rapport
Tip 2 + 3: 'Tijd voor welverdiende rust zonder ruzie'
Tip 2: stel een helder beleid op voor het aanvragen van verlof.
Het is daarin belangrijk dat je transparant bent over het aanvraagproces, maar ook over hoe de goedkeuring verloopt. Bespreek ook op tijd met elkaar wat de wensen en verwachtingen zijn als het gaat om verlof. Daardoor komt niemand voor verrassingen te staan en kan iedereen genieten van die welverdiende vakantie.
Tip 3: boektips
Als je dan eindelijk kan genieten van die heerlijke vrije dagen, is het een perfect moment om er weer eens een boek bij te pakken. Geen inspiratie? Ik heb twee tips!
- Omringd door idioten van Thomas Erikson: een wereldwijde bestseller die je inzicht geeft in je eigen gedrag en dat van anderen. Een echte must-read!
- Giftig gedoe op de werkplek van Caroline Koetsenruijter & Hans van der Loo: dé winnaar van het Managementboek van het jaar 2024. Een boek vol met praktische tips en tools om grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer te voorkomen en te bestrijden.
Tip 4 + 5: 'Tijd om te connecten: vriendschap op de werkvloer'
Tip 4: geef collega’s de ruimte om echt in elkaar te investeren.
Initieer bijvoorbeeld een schema om met elkaar te wandelen in een wisselende samenstelling. Zo leert iedereen elkaar kennen. Bovendien kan het organiseren van een teamuitje buiten de werkomgeving een geweldige manier zijn om de teamdynamiek te versterken. Of het nu gaat om een informele borrel na werk of een avontuurlijke teambuildingsactiviteit, je besteedt echt even bewust tijd in elkaar. Dus wanneer staat jullie volgende teamuitje gepland?
Tip 5: op zoek naar een nieuwe teambuildingsactiviteit?
Ga eens samen vrijwilligerswerk doen in de buurt. Bij Protime hebben we bijvoorbeeld 'Time for Society'. Een werkdag die we besteden aan vrijwilligerswerk. Het is niet alleen leuk om samen iets goeds te doen voor anderen, maar het versterkt ook nog eens de band tussen collega's. Denk aan een half uurtje zwerfafval opruimen - kleine moeite, groot plezier! En daarna natuurlijk samen genieten van een drankje in de door 'jullie' opgeruimde natuur.
Tip 6 + 7: 'Shifts draaien? Tijd om dit duurzaam aan te pakken'
Tip 6: Zelf de touwtjes in handen.
Flexibele roosters bieden de mogelijkheid om deze balans in evenwicht te brengen én te houden. Door medewerkers meer regie te geven bij het doorgeven van hun beschikbaarheid en het rooster daarop af te stemmen, hebben zij meer controle over hun werktijden. Zo kunnen ze hun werk beter laten aansluiten op hun persoonlijke leven. En dat levert jou weer productieve en gelukkige medewerkers op!
Tip 7: Zorg voor een hoge lichtintensiteit.
Medewerkers die in shifts werken, zijn regelmatig in de vroege en late uurtjes actief. Dat heeft een flinke impact op hun vitaliteit. Daarom is het voor werkgevers extra belangrijk om goed voor deze medewerkers te zorgen, zodat ze duurzaam inzetbaar blijven. Dat doe je bijvoorbeeld zo:
Zorg voor een hoge lichtintensiteit. Licht met een hoge intensiteit helpt medewerkers om ’s nachts wakker te blijven. De intensiteit van licht heeft namelijk veel invloed op de aanmaak van melatonine, het slaaphormoon. Helder licht zorgt ervoor dat medewerkers minder snel vermoeid raken. Zo hebben ze zelfs tot in de vroege uurtjes energie.
Tip 8 + 9: Tour de France Femmes
Tip 8: Vier regelmatig samen je successen!
Net zoals wielerteams hun overwinningen vieren, is het ook op de werkvloer belangrijk om stil te staan bij wat je met elkaar bereikt. Hierbij hoef je niet altijd groot uit te pakken. Gebruik bijvoorbeeld digitale platforms voor virtuele trofeeën, geef persoonlijke shout-outs in teamchats of maak een "Wall of Fame" met foto's en prestaties van het team. Zo creëer je samen momenten om trots op te zijn en houd je de motivatie hoog voor toekomstige uitdagingen!
Tip 9: wil je meer weten over de wielersport?
Luister dan eens naar de volgende podcasts:
- De Rode Lantaarn: In deze podcast gaan de presentatoren op een humoristische en gepassioneerde manier op zoek naar de mooie verhalen achter de renners.
- De Wielerredactie: Journalist Steven Dalebout, oud-wielrenner Stef Clement en voormalig wielrenster Annemiek van Vleuten belichten in deze podcast de achtergronden, verhalen en ontwikkelingen in de wielerwereld. Onze favoriete aflevering: Groeipijnen in het vrouwenwielrennen.
- Tweewielers: In deze podcast bespreken journalist en presentator Herman van der Zandt en (wieler)redacteur Martijn Hendriks alles wat met racefietsen en wielrennen te maken heeft.
Veel luisterplezier!
GettySport
Luister naar de Tweewieler podcast
Luister naar de Tweewieler podcast
Tip 10: overweeg om een digitaal bezoekersregistratiesysteem te implementeren.
Alles wordt dan digitaal bijgehouden, waardoor je realtime inzicht hebt in wie er op dat moment aanwezig is. Dat is ontzettend belangrijk bij noodgevallen. Bovendien heb je een overzicht van eerdere bezoekers, wat handig kan zijn in het geval van bijvoorbeeld een besmetting. Hiermee wordt niet alleen je productie beveiligd, maar bescherm je ook medewerkers en bezoekers. Een win-winsituatie dus!
Tip 11: Bij Vepo Cheese maakte ze een enorme stap in hun bezoekersregistratie:
van handmatige inschrijfformulieren bij de balie naar een QR-code per mail. De bezoekers scannen nu simpelweg de code op een iPad bij de receptie en krijgen alle hygiëneregels, zoals het dragen van speciale kleding, te zien. De medewerker die bezoek verwacht, krijgt ook direct een melding dat diegene is gearriveerd. Een win-winsituatie!
Beziekersregistratie bij Vepo Cheese
Lees hier het hele verhaal
Tip 12: Tijd voor vertrouwen
Communiceer transparant en duidelijk waarvoor tijdsregistratie wordt gebruikt.
Zo kun je vertellen dat het wordt ingezet voor het waarborgen van eerlijke beloning, het plannen van de juiste personeelsbezetting en het voldoen aan regelgeving.
Ook het benadrukken van de voordelen voor medewerkers, zoals het naleven van het recht op pauzes en de compensatie van overuren, is hierbij waardevol.
Privacy van de persoonlijke gegevens.
Tot slot is het belangrijk om in alle communicatie duidelijk te benoemen hoe je de verzamelde gegevens gebruikt. Zo vreest niemand voor privacy-schandalen.
Lees onze whitepaper voor nog meer communicatietips!
Download
Tip 13 + 14: Tijd voor de toekomst: inzetten op duurzame inzetbaarheid
Tip 13: proactief potentiële gezondheidsrisico’s op de werkvloer identificeren
als HR-professional kan je een verschil maken door proactief potentiële gezondheidsrisico’s op de werkvloer te identificeren en acties te ondernemen om deze risico’s te verminderen. Dit kan variëren van ergonomische aanpassingen aan werkplekken, tot het aanbieden van gezondheidsprogramma’s en trainingen. En denk ook eens aan het invoeren van taakrotatie: daardoor kunnen medewerkers regelmatig van taken wisselen waarmee je overbelasting voorkomt en verveling tegengaat.
Tip 14: besteed aandacht aan het mentale welzijn
Naast het zorgen voor de fysieke gezondheid van je medewerkers, is het ook cruciaal om aandacht te besteden aan hun mentale welzijn. Dat klinkt misschien lastig, maar het is makkelijker dan je denkt! Wees bijvoorbeeld eerlijk over je eigen mentale uitdagingen. Deel bijvoorbeeld je uitdagingen in jouw carrière, je ongezonde perfectionisme of die telkens terugkerende onzekerheden. Op deze manier breek je het taboe en geef je anderen het gevoel dat ze ook kunnen praten over wat hen bezighoudt.
Tip 15 +16: Cybersecrutity: tijd voor meer bewustzijn
Tip 15: ga proactief aan de slag om het bewustzijn rondom cybersecurity bij medewerkers te vergroten.
Dit kun je doen door:
- Medewerkers regelmatig op het intranet of in de nieuwsbrief te wijzen op de risico's en tactieken van cybercriminelen.
- Maar ook met een interne phishingcampagne of -test kan je je medewerkers op de proef stellen en de aandacht voor de gevaren van cybercriminaliteit vergroten.
Extra tip 16: lees- en kijktips cybersecurity
in de wereld van cybersecurity is nog veel meer te ontdekken! Ik geef je twee lees- en kijktips:
- Boek: ‘Het is oorlog maar niemand die het ziet’ van Huib Modderkolk. Jarenlang deed onderzoeksjournalist Huib Modderkolk diepgaand onderzoek naar de digitale wereld. In zijn boek beschrijft hij op een toegankelijke en spannende manier hoe groot onze afhankelijkheid van technologie is en welke risico’s daarmee gepaard gaan.
- Docuserie: ‘Ik weet je wachtwoord’ op Videoland. In deze driedelige docuserie laat Daniël Verlaan je kennismaken met de huiveringwekkende realiteit van online criminaliteit. Hij onthult schokkende praktijken, geeft een stem aan slachtoffers en geeft een inkijkje in de daders. Wie zijn ze, hoe denken ze en wat drijft hen?
Tip 17 + 18: Tijd om te stoppen met schuldgevoelens over ziek melden
Tip 17: ga met medewerkers in gesprek om te begrijpen waarom ze zich wel of niet ziek melden. Hiermee krijg je meer inzicht in de behoeften en problemen van je medewerkers, waardoor je gerichter kunt ondersteunen. Als bijvoorbeeld blijkt dat medewerkers zich in de steek gelaten voelen wanneer zij zich ziek melden, geef dan meer aandacht aan het tonen van betrokkenheid en het onderhouden van regelmatig contact.
Extra tip 18: voorkomen is natuurlijk beter dan genezen.
Maar hoe zorg je er nu voor dat medewerkers energiek blijven? Dat ligt aan veel verschillende factoren, zoals de privésituatie, werkdruk of fysieke werklast.
Ik deel graag twee voorbeelden hoe je aandacht kan geven aan de fysiek én mentale gezondheid van jouw medewerkers:
- Fysieke gezondheid: Zorg voor een gezonde werkomgeving met voldoende ventilatie, de juiste verlichting, een ergonomische en veilige werkplek én een gezonde kantine met een gevarieerd aanbod.
- Mentale gezondheid: Bied trainingen aan voor medewerkers om stressvolle momenten, zoals drukte tijdens piekuren en deadlines, effectief te beheren. Met concrete oefeningen kunnen ze hun werkdruk omzetten in beheersbare situaties, waardoor ze met meer rust en focus kunnen werken.
Voor organisaties kan verlof soms een hoofdpijndossier zijn. Er moet namelijk vervanging komen, werk komt stil te liggen en uiteindelijk kost verzuim simpelweg geld. Hoe (HR-) managers het beste met deze pijnpunten kunnen omgaan lees je in ons onderzoeksrapport 'Verlof en ziek zijn'.
Onderzoeksrapport 'Verlof en ziek zijn'
Download
Tip 19 + 20: Tijd voor nieuwe toegangscontrole?
Tip 19: Ga goed voorbereid te werk als je overstapt naar een nieuw systeem met badges en kaartlezers. Maak allereerst een lijst van alle ruimtes, van kantoren tot opslagruimtes, en bepaal waar en welke toegangscontrole nodig is. Bepaal ook wie toegang moet hebben op welk moment. Vervolgens kan je met een expert bespreken welke oplossingen het beste bij jouw wensen passen. Zo zet je de eerste stappen naar een modernere en veiligere organisatie!
Extra tip 20: Bij onze klant Ouwehand zorgt de introductie van myProtime ervoor dat zij een betere veiligheid kunnen garanderen. Dankzij het slimme in- en uitkloksysteem hebben ze nu namelijk een helder overzicht van wie wanneer aanwezig is. Dit is een belangrijke stap voor het voedselverwerkingsbedrijf, dat onder strenge Food Defense regelgeving valt. Het verhoogt niet alleen de veiligheid van het bedrijf, maar ook van de medewerkers zelf.
Ontdek hier het volledige verhaal van
Ouwehand
Tip 21 + 22: Arjen de Haas: al 25 jaar fan van Protime
Tip 21: vergeet vooral de in beton gegoten functies. Deze beperken juist de groei en creativiteit van je medewerkers. Zorg er in plaats daarvan voor dat je met flexibele rollen werkt, waarin elke medewerker de kans krijgt om zijn talenten en kennis in te zetten voor taken die ze leuk vinden, goed kunnen of graag willen leren. Kijk daarvoor regelmatig, bijvoorbeeld één keer per jaar, of de huidige rol van een medewerker nog wel bij hem of haar past, aansluit bij jouw (veranderende) organisatie en relevant is in de huidige tijd. Nieuwe rollen ontstaan namelijk altijd: denk aan de diversiteitsmanager of een AI-expert. Maar rollen veranderen ook door nieuwe technieken of technologieën.
Extra tip 22: Wil je erachter komen hoe je als team beter kan presteren? Probeer dan eens met je hele organisatie, afdeling of team een Belbin- of DISC-test. Deze testen geven de organisatie en de medewerkers waardevolle inzichten in de sterke punten, teamrollen en gedragsstijlen van je medewerkers. Met de testresultaten kun je vervolgens taken en verantwoordelijkheden toewijzen, die perfect aansluiten bij de natuurlijke voorkeuren en talenten van je teamleden. Zo zet je iedereen in hun kracht.
Tip 23 + 24: Tijd om aandacht te geven aan flexibiliteit
Tip 23: Wees je ervan bewust dat niet elke medewerker staat te springen om flexibele werktijden. Ga daarom in gesprek met al je medewerkers om te bepalen welke oplossing het beste werkt voor hen én de organisatie. Mogelijk wil een medewerker wat meer vastigheid op een bepaalde dag en juist op andere dagen meer flexibiliteit. Met alle wensen en behoeftes in je achterhoofd is het vervolgens een stuk eenvoudiger om hierop in te spelen en een werkomgeving te creëren waarin iedereen optimaal kan presteren.
Extra tip 24: Het aanbieden van flexibele werktijden is ook een magneet voor het aantrekken van nieuw talent. Met name voor de jongste generatie op de werkvloer, Gen Z, is het essentieel om zelf te kunnen bepalen waar en wanneer ze werken.
Maar hoe laat je duidelijk zien dat jij hen die flexibiliteit kan bieden?
- Wat dacht je van een ‘flexibiliteitsbarometer’ op je website? Hiermee kan je laten zien hoe jouw bedrijf scoort op het gebied van flexibele werktijden door verschillende criteria inzichtelijk te maken. Denk aan het percentage medewerkers met flexibele uren en het aanbod van opties zoals thuiswerken of aangepaste roosters.
- Of lanceer een interactieve tool waarmee toekomstige medewerkers niet alleen hun ideale werk- en roostertijden kunnen inzien, maar ook vaste afspraken, zoals sporten, kunnen invullen.
Op basis van deze input genereert de tool automatisch een werkrooster dat perfect aansluit bij hun persoonlijke voorkeuren en verplichtingen. Daarmee kan jij echt laten zien dat jouw bedrijf de flexibiliteit biedt die jonge talenten zoeken!
Tip 25: Investeren in de toekomst
Tip 25: Met alle to-do’s en deadlines is het verleidelijk om alleen naar de korte termijn te kijken. Maar door nu te investeren in de toekomst van je bedrijf, leg je de basis voor duurzame groei. Denk aan innovaties, processen die je efficiënter maken en medewerkers die zich kunnen ontwikkelen. Dit zorgt ervoor dat je niet alleen in het moment reageert, maar ook proactief inspeelt op veranderingen en kansen voor de lange termijn. En dat kan je niet alleen: betrek je team en innoveer samen! Zij weten als geen ander hoe hun werk beter en leuker kan worden.
Maak van jouw collega’s bijvoorbeeld ‘Ambassadeurs van de toekomst’. Laat hen trends en nieuwe technologieën in HR verkennen, zoals geautomatiseerde planningssystemen en employee wellbeing programma’s. Vraag hen om aanbevelingen te doen voor het integreren van deze technologieën in jullie bestaande HR-processen. Dit kan leiden tot concrete en interessante voorstellen zoals een nieuw e-learningplatform. Door samen keuzes te maken, investeer je niet alleen in de toekomst, maar ook in het werkplezier van jouw medewerkers.
Wie jarig is trakteert!
Wat 25 jaar aan goed werkgeverschap ons heeft geleerd.
Naast bovengenoemde tip heb ik nog 4 belangrijke inzichten die we de afgelopen 25 jaar hebben opgedaan op het gebied van goed werkgeverschap. Want na een kwarteeuw aan ervaring weten we: écht goed werkgeverschap gaat verder dan een pingpongtafel op kantoor of een bos bloemen wanneer een collega jarig is. Nieuwsgierig geworden naar onze inzichten?
Download onze tips over
Goed werkgeverschap