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Software de RRHH para funcionarios

Optimiza el control horario. Gana en transparencia y eficiencia.

Olvídate del papeleo y los procesos lentos, Protime digitaliza la gestión de RRHH en la Administración Pública.

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Organismos e instituciones que optimizan su gestión de RRHH con Protime

Weibliche Beamtinnen, die in einem Büro mit Computern und Dokumenten arbeiten, verdeutlichen den Bedarf an Transparenz und Modernisierung bei der Zeiterfassung im öffentlichen Dienst.

La evolución del control horario en el sector público

Lo cierto es que el control horario para funcionarios inició su andadura 40 años antes de que el registro de la jornada laboral se hiciera obligatorio para el sector privado. Así pues, podemos decir que el sector público fue un pionero en este ámbito, si bien ahora dispone de avances tecnológicos de los que carecía en sus inicios.

Gran parte de la sociedad reclama que la Administración Pública trabaje con mayor transparencia y productividad. Esta tendencia se ha visto reforzada tras la crisis económica de 2008. Consecuentemente, la optimización del control horario para los funcionarios públicos ha entrado de lleno en el debate social.

Además, las exigentes tareas administrativas y la gestión del personal o del equipo de trabajo, hace que muchas empresas públicas contraten un software de RRHH para funcionarios y su personal público, entendiendo las distintas casuísticas de sus sectores. ¿Quieres saber cómo funciona?

Protime client Relyens
Una solución como la de Protime nos ha permitido gestionar este tipo de problemas de manera eficiente, algo que difícilmente podíamos hacer en el pasado
Yves Gaillot
Director de RRHH del grupo Relyens
Lea aquí la historia completa del éxito
Funcionaria en teletrabajo gestionando en ordenador el control horario y la justificación de ausencias mediante software digital

¿Cómo es el control horario de los funcionarios?

Es importante precisar que, en sentido estricto, el Real Decreto-ley 8/2019, del registro horario obligatorio, solo se aplica al personal laboral de la Administración Pública. Por lo tanto, los funcionarios públicos quedarían, en principio, fuera de esta obligación. Eso sí, razones prácticas y productivas recomiendan extenderla a todos los trabajadores públicos, sea cual sea su régimen de contratación. ¿La razón? Mejora de la productividad, reducción del absentismo y adaptación a un entorno laboral cada vez más híbrido.

Al igual que sucede con otros ámbitos, la función pública se ha digitalizado notoriamente a partir de la crisis pandémica. De hecho, el porcentaje de funcionarios que teletrabajan llegó al 47,96% en abril de 2024. Ante semejante realidad, es evidente que el sistema de control horario deberá ser apto para esas jornadas de trabajo remoto.

Una singularidad de control horario para funcionarios públicos es la llamada justificación de ausencias. Dicha novedad, que no vemos en los trabajadores del sector privado, refleja el interés de combatir el absentismo laboral. Así, su sistema de control horario queda como sigue:

Es conveniente contar con una solución de registro horario que refleje la hora a la que el funcionario comienza y finaliza su jornada laboral. Además, el control horario para funcionarios deberá registrar las ausencias, las faltas de puntualidad y las faltas de presencia en el puesto de trabajo. Este registro obligatorio (exclusivo del sector público) se practicará cualquiera que sea la causa que justifique tales faltas de asistencia.

Al funcionario compete la obligación de registrar su jornada laboral conforme al sistema implementado por la Administración para ello. En cuanto a sus ausencias, deberán ser notificadas inmediatamente al responsable que corresponda, aportando, en su caso, la pertinente justificación.

¿Cómo es la jornada laboral de un empleado público?

Quienes trabajan en el sector público deben cumplir una jornada semanal de 37 horas y 30 minutos (1.642 horas al año). Según los casos, estas horas pueden prestarse solo por la mañana, solo por la tarde o durante la mañana y la tarde.

Tampoco podemos olvidar que en la Administración Pública es posible encontrar diversas excepciones, siendo estas muy habituales en el sector sanitario y en el de seguridad. También cabe hablar de las siguientes especialidades:

  • Jornada en régimen de especial dedicación.
  • Jornada reducida por interés particular.
  • Jornada intensiva de verano.
  • Jornada reducida por aplicación de las medidas de conciliación de la vida familiar y laboral.
  • Jornadas y horarios especiales.

Un buen software de RRHH debe ser capaz de gestionar esta casuística de forma flexible, fiable y sencilla.

5 métodos de control horario para funcionarios y trabajadores públicos

Registro manual

En principio, el sistema de lápiz y papel es el más económico y fácil de implementar. Sin embargo, esas aparentes ventajas palidecen ante sus obvios inconvenientes (desorganizado, propenso a errores y sin garantías legales). Con la evolución normativa, ha quedado obsoleto.

Plantillas de excel

A medio camino entre lo manual y lo digital, este método tampoco está exento de problemas. Por ejemplo, se antoja insuficiente para controlar grandes equipos de funcionarios y no está libre de fallos o alteraciones en los registros.

A esto se le suma que no asegura la integridad de los datos ya que el trabajador o incluso el directivo puede alterar estos registros.

Terminales de fichaje

Es uno de los métodos que más ha evolucionado en los últimos años y es de los más efectivos. Te permite registrar tu jornada con precisión, y en conjunción con sistema de accesos constituye el tandem perfecto ya que registras asistencia y presencia y aportas seguridad al proceso.

Aunque acarrean gastos de instalación unido all software de recursos humanos constituye el tándem perfecto.

Sistemas de reconocimiento biométrico

Un sistema de última tecnología basado en la identificación biométrica (cara, iris, huella dactilar, etc.). Es extremadamente seguro, pues impide la suplantación de identidad y sólo permite fichajes de la persona autorizada. Como usuario también se evita que el tengas que memorizar una contraseña  o pin para registrar o acceder a su puesto de trabajo.

Apps y software de control horario

El software y las apps de control horario se perfilan como la solución más completa y versátil. Permiten registrar desde cualquier dispositivo, ofrecen trazabilidad total, cumplen con la legislación y se adaptan a cualquier tipo de jornada, modalidad de trabajo o necesidad organizativa. Combinado con terminales es la solución ideal.

 

Software de RRHH para funcionarios

Las empresas afirman obtener:

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24%
Más de tiempo gracias a la automatización del registro horario.
Solución de Planificación de turnos de trabajo y vacaciones
34%
Más de eficiencia gracias a una planificación inteligente de los equipos.

Funcionalidades adaptadas para el registro del tiempo de los funcionarios

Para los trabajadores públicos es obligatorio realizar un correcto registro de la jornada laboral pero en Protime vamos mucho más allá. Sabemos que los entornos como la sanidad, la seguridad o la atención social requieren soluciones más completas que un simple fichaje. Como son las soluciones de planificación de tareas y personal. Por eso, myProtime Time & Attendance integra funcionalidades clave para dar respuesta a las particularidades de cada organismo y tipo de servicio.

También la integración con nómina que es muy importante en las administraciones públicas así como la gestión y solicitud de ausencias (vacaciones, permisos, visitas médicas, bajas,..etc). Además ayuda a evitar duplicidades y errores en la gestión administrativa.

También la flexibilidad horaria, bolsas de horas y saldos son algunas de las funciones de gran utilidad en el sector público, que permite una mejor organización y un control más eficiente.

No obstante, lo lógico es dejar atrás las máquinas de fichajes y ver los beneficios que implica el software de control horario. Ciertamente, esta es la solución adoptada por la inmensa mayoría de administraciones, cualquiera que sea su ámbito territorial o funcional.

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Seguro: el trabajador público tiene la obligación legal de registrar su jornada laboral. Con el software pude realizarlo de forma segura.

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Versátil: el software de registro del tiempo es lo suficientemente personalizable como para adaptarse a todo tipo de entes públicos. Así, sea cual sea su puesto, su actividad o la Administración para la que trabaje, podrán registrar su horario tanto en móvil, PC o tablet.

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Ágil y transparente: su uso permite computar la jornada de trabajo rápidamente y sin errores. Asimismo, potencia la transparencia en el funcionamiento de la Administración Pública, ya que, además, de contar las horas trabajadas, incluye toda clase de ausencias.

Ventajas de realizar el registro horario para funcionarios con Protime

Está claro que registrar la jornada laboral de los funcionarios es una tarea llena de retos. En Protime hemos desarrollado un  software de control horario específico para el sector público, pensada para facilitar el trabajo de los responsables de RRHH y mejorar la experiencia del personal funcionario

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Multidispositivo: puede manejarse desde PC, tablet o smartphone.

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Personalizable y escalable: personalizamos el software para ajustarlo a las necesidades de cualquier Administración Pública. Además, puedes añadirle el módulo Ausencias.

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Compatible con el teletrabajo y la movilidad geográfica.

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Veraz e inalterable: sus registros no pueden alterarse o manipularse, lo que garantiza su inmutabilidad.

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Sin errores: con nuestro software tendrás la seguridad de cumplir estrictamente las exigencias legales de registro diario y conservación del mismo (4 años). Con ello, evitarás posibles sanciones económicas.

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Simplicidad: nuestro software es muy intuitivo y fácil de manejar, pudiendo ser dominado en muy poco tiempo.

El sector público debe liderar con el ejemplo también en materia de control horario. Confía en myProtime Time & Attendance y demuestra que eficiencia y cumplimiento normativo pueden ir de la mano.

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