Protime tijdregistratie: van controlemiddel naar strategisch inzicht

Origineel bericht: Managersonline.nl
Schrijver: Lucas Polman

Het aloude gezegde ‘tijd is geld’ kent nog altijd veel aanhang in het bedrijfsleven. Tijd is immers een van de belangrijkste assets van bedrijven. Hoe efficiënter medewerkers met hun tijd omgaan, hoe meer werk zij kunnen verzetten, en hoe beter het bedrijfsresultaat uitvalt onder de streep. Reden te meer dus voor managers om te sturen op tijd. Volgens Lucas Polman, directeur bij Protime Nederland, is de ouderwetste prikklok bezig met een heuse comeback. Want tijdregistratie is niet langer meer een controlemiddel om je personeel mee in de gaten te houden, maar biedt juist strategische inzichten voor zowel medewerker als manager. 

Stuurmiddel voor HR

“Veel bedrijven die werken met ploegendiensten maken gebruik van klassieke tijdregistratie als meetsysteem voor gewerkte uren”, zo legt Polman uit. “Je komt binnen, houdt je pasje voor de scanner en de teller begint te lopen. Het is een eenvoudige methode om ‘tijd’ te meten. Maar daarnaast zijn er nog tal van andere toepassingen te bedenken als je weet hoeveel tijd er wordt besteed.” Polman noemt daarbij als eerste voorbeeld kostenplaatsregistratie. Door bijvoorbeeld niet alleen bij de hoofdingang van een kantoor te klokken, maar juist op specifieke locaties in een magazijn of fabriek, krijg je meer inzicht in wat de specifieke kosten en opbrengsten zijn van een bepaalde productielijn of taak. Dit geeft bedrijven een nieuw stuurmiddel in handen.

Deze kostenplaatsregistratie biedt ook voordelen voor de planners binnen bedrijven. Polman: “Stel dat je een retail-bedrijf bent, dan heb je altijd te maken met sterk fluctuerende orders. De ene week zal je te maken hebben met een piek, terwijl er de week erna misschien wel een daling is in het aantal bestellingen. Door inzichtelijk te hebben hoeveel tijd er besteed wordt per taak en dit te combineren met de ordergroottes, kunnen planners ervoor zorgen dat er genoeg mankracht wordt ingeroosterd. Op die manier ondervinden de klanten geen hinder van vertragingen als gevolg van een tekort aan werknemers. Bovendien kan je met moderne tijdregistratie ervoor zorgen dat het salaris automatisch wordt berekend op basis van de werktijden en arbeidsuren en dat dit direct wordt verloond.”

Stuurmiddel voor managers

Naast dat planners in organisaties baat hebben bij een goede registratie van tijd, biedt het managers ook handvatten om hun afdeling of organisatie mee aan te sturen. Waar sturen op output het de afgelopen jaren sterk aan terrein heeft gewonnen, is volgens Polman tijd ook nog steeds een belangrijke factor. “Geen enkele medewerker wil beoordeeld worden op aanwezigheid. Dat zegt immers niets over je prestaties. Wat wel relevant is, is het resultaat. Desalniettemin mag er naar mijn mening wel vaker gesproken worden over wat een realistische tijdsbesteding is om tot dat resultaat te komen. Hoe meer open een manager en medewerker daarover spreken, hoe beter de voortgang. Met tijdregistratie kan je bijvoorbeeld de gewerkte tijd koppelen aan doelstellingen. Door deze gegevens vervolgens vrij te geven, ziet iedereen hoe de organisatie ervoor staat met betrekking tot specifieke doelen. Je kunt dit zelfs op individuele basis regelen. Dus persoon x heeft y procent bijgedragen aan doelstelling z. Dit inzicht maakt een team, en medewerkers productiever en meer gemotiveerd.”

Polman concludeert dat tijdregistratie, onterecht, een ondergeschoven onderwerp is. Het heeft een waardevolle aanvulling op je bedrijfsvoering. “Door tijd waardevoller in te richten kan er een flinke optimalisatieslag gemaakt worden in alle gelederen van de organisatie. Het biedt inzichten waarmee medewerker, manager en HR op een constructieve en objectieve manier over de operatie kunnen praten en waarmee zij het bedrijf continu kunnen bijsturen.”