We weten het allemaal ondertussen wel; timemanagement is niet alleen een HR-aangelegenheid. Of iets dat exclusief is voorbehouden aan managers of andere personeelsmanagers. Nee, het is ook van belang voor alle werknemers binnen een bedrijf.

Daarom leek het ons interessant om, met de start van het nieuwe schooljaar voor de deur, je een ‘trending’ organisatiemethode uit te lichten: time blocking.

We weten het allemaal ondertussen wel; timemanagement is niet alleen een HR-aangelegenheid. Of iets dat exclusief is voorbehouden aan managers of andere personeelsmanagers. Nee, het is ook van belang voor alle werknemers binnen een bedrijf.

Daarom leek het ons interessant om, met de start van het nieuwe schooljaar voor de deur, je een ‘trending’ organisatiemethode uit te lichten: time blocking. 

Time blocking is een techniek waarbij je je agenda opdeelt in tijdsblokken. Hierdoor kan je dagelijks efficiënter en beter presteren.

  • Hoe werkt deze methode?
  • Hoe breng je het aan?
  • Wat zijn de voordelen?

We vertellen je alles wat je moet weten in dit nieuwe artikel!

Time blocking method

Waar hebben we het nu concreet over?

Onmiddellijk een e-mail beantwoorden, een taak uitvoeren terwijl je aan de telefoon bent, op elk moment van de dag een vergadering bijwonen of worstelen met dossiers - voor heel wat werknemers is werk vaak iets chaotisch en, helaas, niet altijd gestructureerd.

Zoveel afleiding gedurende de dag zorgt natuurlijk voor een aanzienlijk concentratieverlies. Het resultaat? Gebrek aan efficiëntie bij het werk dat gedaan moet worden. Maar goed nieuws: er is dus een methode die je zou helpen om die gewoonte te doorbreken en weer controle te krijgen over je werk: tijd blokkeren.

Time blocking method

Een eenvoudig maar doeltreffend principe: verdeel je tijd in blokken

Het werkt heel eenvoudig. Dit is wat je moet doen:

  1. Een lijst opstellen van uit te voeren taken en projecten,
  2. Voor elk van deze taken specifieke tijdsblokken toewijzen,
  3. Zorgen dat er structuur zit in je dag (of zelfs je week).

De insteek van deze methode lijkt sterk op de organisatie van het lesrooster van een scholier, waarbij hij of zij van 9 tot 10 het vak wiskunde volgt en vervolgens van 10 tot 11 in de les biologie zit.

Tijd blokkeren werkt precies hetzelfde. Het idee is dat een werknemer zonder onderbreking werkt aan een specifieke taak gedurende een bepaalde période. Daarbij wordt hij of zij niet afgeleid van zijn of haar taak.

Time blocking method

Hoe pas je het toe?

Wil je de volgens deze time blocking methode werken, denk dan aan de volgende stappen:

  • Denk na over je prioriteiten en taken (binnen je eigen doelstellingen)
  • Noteer hoeveel tijd je nodig hebt om ze te verwezenlijken. En blok ook direct het meest geschikte moment in je agenda. Onthoud hierbij dat iedereen dit anders zal invullen. Sommige mensen zijn immers 's morgens productiever, anderen weer meer aan het einde van de dag. Dus bepaal voor jezelf wanneer jouw concentratieniveau piekt en blok op deze momenten je taken met hoge prioriteit.
  • Vul deze eerste blokken aan met andere zogenaamde "secundaire" blokken. Dat zijn momenten waarop je de tijd kan nemen om e-mails te beantwoorden, administratieve taken uit te voeren, een vergadering te houden, etc. Alles wat jij als "niet-prioritair" beschouwt.
  • Voeg daar nog regelmatige pauzes en andere slots aan toe om te proberen te anticiperen op het onverwachte.
  • Evalueer (dagelijks) je nieuwe manier van werken en stel je planning bij. Je zal natuurlijk altijd je planning moeten aanpassen aan onvoorziene omstandigheden of nieuwe taken waarmee je rekening moet houden.
Time blocking method

Wat zijn de voordelen van zo’n tijdblokkeringsmethode?

Door deze tijdblokkeringstechniek toe te passen, kan een werknemer vermijden dat hij veel acties/projecten tegelijk moet uitvoeren. Hij of zij kan zich efficiënt op specifieke taken concentreren. En dit krijgt hij er voor terug:

  • Een verhoogde productiviteit,
  • Meer controle van zijn tijd,
  • Een vereenvoudigding van z’n dagelijks leven,
  • Minder uitstelgedrag,
  • Efficiëntiewinst,
  • Een concentratieboog die helemaal geoptimaliseerd is.
time blocking method

Tijd is kostbaar. Laten we het niet verspillen.

Met andere woorden, deze methode is een "omweg" en een meer eigentijdse manier om te spreken over planning en organisatie van arbeidstijd.

Maar het kan sommigen misschien wel helpen om een beetje meer grip te krijgen op hun werk.

En als het mensen bewuster maakt dat tijd op het werk kostbaar is, is dat nog beter. En niet voor niets, want dit is een thema dat ons bij Protime nauw aan het hart ligt!

Ben je geïnteresseerd in alles wat met tijdmanagement te maken heeft?
Praat dan eens met een van onze teamleden!
Florent Bovicelli
Written by: Florent Bovicelli
Content marketeer