Was ist Kurzarbeit und wozu gibt es Kurzarbeitergeld?

Kurzarbeit war für Unternehmen bereits in vielen schwierigen Zeiten eine große Hilfe. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haben in großem Maße davon profitiert.

Die Unternehmen können in einer Krisensituation ihre Personalkosten reduzieren, ohne Personal abzubauen. Das bedeutet, dass betriebliche Strukturen und das Know-how der Mitarbeiter nicht verloren gehen. Bei Verbesserung der wirtschaftlichen Lage können alte Strukturen wieder aufgenommen werden. Kosten und Zeit für Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter werden vermieden. 

Wer Beschäftigten auch in Krisen Sicherheit bietet, stärkt nachhaltig seine Arbeitgebermarke. Das wirkt sich wiederum positiv auf die Mitarbeiterbindung aus. Diese profitieren von einem sicheren Arbeitsplatz trotz wirtschaftlicher Krise. Kurzarbeitergeld sorgt trotz reduzierter Arbeitszeit für einen teilweisen Einkommensausgleich. Das bietet Arbeitnehmern Planungssicherheit und die Perspektive auf Rückkehr zur regulären Arbeitszeit.

Jedoch ist die Kurzarbeit nicht nur positiv. Es müssen auch die Schattenseiten dieses Instrumentes betrachtet werden. Neben den hohen Kosten für den Staat, hat es auch für Arbeitnehmer und Arbeitgeber negative Aspekte. Das Kurzarbeitergeld entspricht nie 100 % des gewohnten Gehaltes. Es ersetzt nur 60 % bzw. 67 % des Nettoentgeltausfalls. 

Bei längerer Kurzarbeit könnte das eine große finanzielle Belastung bedeuten. Außerdem geht die Kurzarbeit mit einer psychischen Belastung einher. Eine reduzierte Arbeitszeit kann trotz Beschäftigung Arbeitsplatzunsicherheit auslösen. Unternehmen bewerten den administrativen Aufwand als große Herausforderung. Zudem entstehen Produktivitätsverluste durch unterbrochene Abläufe und geringere Teamverfügbarkeit. Die Abwesenheit des Personals kann obendrein zu Motivationsverlusten im Team führen.

Zusammenfassend kann man sagen, dass Kurzarbeit ein gutes Instrument bei wirtschaftlichen Krisen ist. Es kann aber bei langanhaltenden, strukturellen Krisen problematisch werden.

Die Kurzarbeit-Voraussetzungen sind im Sozialgesetzbuch (SGB) III festgelegt. 

Hier wird genau definiert, wer Anspruch auf Kurzarbeitergeld hat. Laut Paragraf 95 haben Arbeitnehmer Anspruch auf Kurzarbeit, wenn:

• ein erheblicher Arbeitsausfall mit Entgeltausfall vorliegt.
• die betrieblichen Voraussetzungen erfüllt sind.
• die persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind und.
• der Arbeitsausfall der Agentur für Arbeit angezeigt worden ist.

Die einzelnen Unterpunkte werden in den darauffolgenden Paragrafen definiert.

Betriebliche Voraussetzungen und Unternehmensanforderungen

Ein Arbeitsausfall ist laut § 96 erheblich, wenn er durch wirtschaftliche Gründe entstanden ist. Dazu gehört unter anderem ein Auftragsmangel. Auch ein unabwendbares Ereignis, wie Wetterereignisse, macht den Arbeitsausfall erheblich. Er darf hingegen nicht dauerhaft sein. 

Es muss realistisch sein, dass die Arbeit später wieder aufgenommen wird. Außerdem muss das Unternehmen alles Zumutbare versucht haben, um den Ausfall zu vermeiden. Ist der Arbeitsausfall durch Arbeitszeitkonten oder bezahlten Urlaub ausgleichbar, gilt er als vermeidbar. Mindestens ein Drittel der Beschäftigten muss betroffen sein. Der Entgeltausfall muss dabei jeweils über 10 % des Bruttolohns liegen.

Die betriebliche Voraussetzung ist, dass im Betrieb mindestens ein Arbeitnehmer beschäftigt ist. Dies ist in § 97 SGB III festgelegt.

Die Anzeige des Arbeitsausfalls erklärt der § 99 SGB III. Er besagt, dass Kurzarbeit bei der Agentur für Arbeit angemeldet werden muss. Es ist immer die Agentur am Sitz des Unternehmens zuständig. In der Anzeige muss das Unternehmen glaubhaft darlegen, dass ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegt. Es muss bewiesen werden, dass die betrieblichen Voraussetzungen für Kurzarbeit erfüllt sind. 

Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, muss er eine Stellungnahme abgeben. So wird bestätigt, dass die Kurzarbeit bekannt ist und mitgetragen wird. Ohne Zustimmung des Betriebsrats ist Kurzarbeit grundsätzlich nicht zulässig. Ist die Anzeige bei der Agentur eingegangen, wird das Kurzarbeitergeld frühestens ab diesem Monat gestattet. Rückwirkend für frühere Monate wird kein Kurzarbeitergeld gezahlt.

Anforderungen an Arbeitnehmer

§ 98 SGB III legt die persönlichen Voraussetzungen fest. Direkt im ersten Satz werden Arbeitnehmer mit versicherungspflichtiger Beschäftigung erwähnt. Nur für sie gelten die Voraussetzungen der Kurzarbeit. Dazu zählen Voll- und Teilzeitbeschäftigte, sowie Auszubildende.

§ 98 SGB III besagt, dass die Voraussetzungen erfüllt sind, wenn:

• weiterhin in dem Job gearbeitet wird. Das bedeutet, dass der Job weiterhin besteht, obwohl kurzzeitig weniger gearbeitet wird.
• aus zwingenden Gründen während der Kurzarbeit jemand neu eingestellt wird. Selbst wenn nach Beginn der Kurzarbeit neu eingestellt wurde, kann man Kurzarbeitergeld bekommen.
• nach der Ausbildung direkt ein Arbeitsverhältnis folgt. Wird ein Auszubildender nach Ausbildungsende übernommen, besteht auch bei Kurzarbeit Anspruch auf Kurzarbeitergeld.

Aus dem Gesetz geht hervor, dass keine Mindestdauer im Betrieb erforderlich ist. Die Zeit im Unternehmen spielt keine Rolle. Wer während der Kurzarbeit krank wird, bekommt dennoch Kurzarbeitergeld.

Die Gesetzeslage legt ganz klar fest, wer nicht kurzarbeitergeldberechtigt ist. Folgende Personen sind betroffen:

• Wer kündigt, gekündigt wurde oder einen Aufhebungsvertrag geschlossen hat, hat keinen Anspruch mehr. Das Kurzarbeitergeld gibt es nur bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis.
• Minijobber haben ebenfalls keinen Anspruch. Da sie nicht sozialversicherungspflichtig sind, erfüllen sie nicht die persönlichen Voraussetzungen.
• Wer Lohnersatzleistungen bekommt, erhält kein Kurzarbeitergeld. Dazu gehören Bezieher von Krankengeld, Arbeitslosengeld, Qualifizierungsgeld oder Übergangsgeld.
• Wenn kein Lohnfortzahlungsanspruch im Krankheitsfall besteht, gibt es kein Kurzarbeitergeld mehr. Nach Ende dieser Zahlung entfällt auch der Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
• Wer ohne wichtigen Grund nicht an der Vermittlung der Agentur für Arbeit teilnimmt, verliert seinen Anspruch.

Das Kurzarbeitergeld ersetzt einen Teil des Nettoentgeltausfalls, der durch die reduzierte Arbeitszeit entsteht. Die Berechnungsgrundlage ist die Differenz zwischen dem Soll-Entgelt und dem Ist-Entgelt. 

Das bedeutet, dass Kurzarbeitergeld nur für den Teil gezahlt wird, der tatsächlich wegfällt. Genutzt wird dabei ein sogenanntes pauschalisiertes Netto. Das ist nicht das tatsächliche Netto, was beim Arbeitnehmer am Ende des Monats auf dem Konto landet. Vielmehr ist es ein Betrag, der bei der Agentur für Arbeit in Tabellen festgelegt wird. So soll die Berechnung einheitlich, fair und praktikabel gemacht werden.

§ 105 SGB III legt die Höhe des Kurzarbeitergeldes fest. Es beträgt grundsätzlich 60 % des pauschalierten Nettoentgeltausfalls. Wer mit mindestens einem unterhaltsberechtigten Kind im Haushalt lebt, hat Anspruch auf 67 %.

Kurzarbeit und Urlaub sind zwei verschiedene Dinge. Im Urlaub arbeiten die Arbeitnehmer gar nicht und bekommen dabei vollen Lohn. In der Kurzarbeit werden Arbeitsstunden reduziert. Die weggefallenen Arbeitsstunden werden durch Kurzarbeitergeld teilweise entlohnt. Kurzarbeit und Urlaub stehen jedoch in direkter Verbindung.

Zum einen kann Urlaub in manchen Fällen genutzt werden, um Kurzarbeit zu vermeiden. Dafür darf hingegen kein bereits genehmigter Urlaub weggestrichen werden. Nicht verplanter Resturlaub kann lediglich für die Vermeidung genutzt werden.

Was passiert aber, wenn man in der Kurzarbeit Urlaub nimmt? Hier gilt eine besondere Regel, denn: An Urlaubstagen gibt es keine Kurzarbeit. Das bedeutet, dass es auch kein Kurzarbeitergeld gibt. Stattdessen ist der Arbeitgeber verpflichtet, normales Urlaubsentgelt auszuzahlen.

Bei „Kurzarbeit Null“ verschwindet anteilig der Anspruch auf Urlaubstage. Aber was ist „Kurzarbeit Null“ genau? Bei dieser Form der Kurzarbeit wird die Arbeitszeit vorübergehend auf null Stunden reduziert. Die Beschäftigten arbeiten gar nicht, bleiben aber angestellt. Sie bekommen in dieser Zeit die festgelegten 60 oder 67 % Kurzarbeitergeld. 

Was bedeutet das nun für den Urlaubsanspruch? Da bei „Kurzarbeit Null“ keine Arbeitspflicht besteht, entstehen keine neuen Urlaubstage. Der Arbeitgeber darf dementsprechend den Jahresurlaubsanspruch anteilig kürzen. Die Begründung: Urlaub soll von Arbeitspflichten erholen. Wenn keine Arbeitspflicht besteht, braucht es dafür auch keinen Urlaub.

Kurzarbeitergeld ist steuerfrei. So steht es im § 3 Nr. 2a im Einkommensteuergesetz. Dennoch kann sich das Kurzarbeitergeld auf die Steuer auswirken.

Progressionsvorbehalt

Kurzarbeitergeld unterliegt dem Progressionsvorbehalt. Dieser wird im § 32b EStG näher definiert. Was genau bedeutet also Progressionsvorbehalt? Es bedeutet: Ein Einkommen ist steuerfrei. Es beeinflusst aber trotzdem, wie hoch der Steuersatz auf das übrige Einkommen ist. 

Das Kurzarbeitergeld wird also bei der Berechnung des persönlichen Steuersatzes mitgerechnet. Das bedeutet, dass sich der Steuersatz eventuell erhöhen kann. Es könnte sein, dass mehr Steuern auf das normale Gehalt anfallen. So stellt der Gesetzgeber eine faire Besteuerung nach wirtschaftlicher Leistungsfähigkeit sicher. Menschen, die kein Kurzarbeitergeld erhalten, sollen somit nicht steuerlich benachteiligt sein.

Ein kleines Beispiel zur Veranschaulichung:

Person A

• Verdient 36.000 € im Jahr
• Alles ist normaler Lohn

Person B

• Verdient 30.000 € Lohn
• Bekommt zusätzlich 6.000 € Kurzarbeitergeld
• zusammen hat Person B auch 36.000 €

Beide haben gleich viel Geld zum Leben.

Ohne Progressionsvorbehalt

• Person A zahlt Steuern auf 36.000 €
• Person B zahlt Steuern nur auf 30.000 €

Person B hätte dauerhaft mehr Geld übrig, obwohl beide gleich viel Einkommen haben. Das wäre ungerecht.

Mit Progressionsvorbehalt

• Das Kurzarbeitergeld bleibt steuerfrei
• Aber: Es wird mitgezählt, um zu bestimmen, wie hoch der Steuersatz ist

Der Steuersatz von Person B orientiert sich an 36.000 €, angewendet wird er aber nur auf die 30.000 € Lohn. Das Ergebnis: Beide werden ähnlich belastet und niemand hat einen unfairen Vorteil.

Kurzarbeit: Steuererklärung und die Pflichten

Grundsätzlich ist eine Steuererklärung verpflichtend, wenn man Kurzarbeitergeld erhalten hat. Gesetzlich besteht eine Pflicht, sobald bestimmte zusätzliche oder steuerfreie Einkünfte über 410 € liegen. 

Kurzarbeitergeld gehört mit Arbeitslosengeld, Krankengeld und Elterngeld zu bestimmten Leistungen. Es muss in der Steuererklärung angegeben werden. Nur weil es steuerfrei ist, ist es nicht gleichzeitig auch meldefrei. So wird geprüft, ob sich der Steuersatz durch den Progressionsvorbehalt erhöht hat.

Natürlich bleibt man während der Kurzarbeit sozialversichert. Rente, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung laufen weiter. Die Berechnung ändert sich aber. Die Sozialversicherungsbeiträge in Kurzarbeit werden nur auf den tatsächlichen Lohn gezahlt. 

Das Kurzarbeitergeld, welches man bekommt, ist beitragsfrei, da es kein Lohn ist. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer in Kurzarbeit geringere Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Es gibt hingegen eine Ausnahme. Sie gilt für die Kranken-, Pflege- und Rentenbeiträge. 

Für den Lohnteil, der wegen Kurzarbeit wegfällt, werden Beiträge berechnet. Diese Beiträge auf den fiktiven Lohnanteil werden jedoch vom Arbeitgeber übernommen. Dieser zahlt 80 % der Beträge für das ausgefallene Gehalt. Das soll Versicherungslücken verhindern.

Zum besseren Verständnis der Antragsschritte lohnt sich ein Blick auf das Grundprinzip. Kurzarbeitergeld wird zunächst vom Arbeitgeber an die Beschäftigten ausgezahlt. Der Arbeitgeber beantragt anschließend die Erstattung bei der Bundesagentur für Arbeit.

Schritt 1: Kurzarbeit arbeitsrechtlich vorbereiten

Kurzarbeit darf nicht einseitig angeordnet werden. Das Gesetz legt fest, dass es eine Rechtsgrundlage benötigt. Das kann etwa ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sein. So soll sichergestellt werden, dass der Betrieb bei der Arbeitszeitverkürzung mitwirkt.

Schritt 2: Anzeige des Arbeitsausfalls

Im nächsten Schritt müssen Sie Kurzarbeit anmelden. Dafür muss die Agentur für Arbeit informiert werden. Die zuständige Agentur ist immer diejenige, die sich am Betriebssitz befindet. Laut Gesetz darf die Anzeige schriftlich oder online erfolgen. Sie muss im Monat des Beginns der Kurzarbeit eingehen. Rückwirkend kann nämlich kein Kurzarbeitergeld mehr ausgezahlt werden.

Schritt 3: Prüfung durch die Agentur für Arbeit

In diesem Schritt kümmert sich die Agentur für Arbeit. Sie muss prüfen, ob ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegt. Außerdem prüft sie, ob die zuvor beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, bekommt das Unternehmen einen schriftlichen Bescheid mit dem Ergebnis.

Schritt 4: Auszahlung des Kurzarbeitergeldes

Der Arbeitgeber zahlt wie gewohnt den Lohn für tatsächlich geleistete Stunden. Obendrein muss er das Kurzarbeitergeld kalkulieren und ebenfalls auszahlen. Diese Auszahlung erfolgt zusammen mit der Entgeltabrechnung an die Beschäftigten. Der Arbeitgeber geht somit in Vorleistung. Wichtig ist: Das Unternehmen muss Arbeitszeitnachweise führen. Alle geleisteten Stunden sowie Fehlzeiten müssen präzise dokumentiert werden.

Schritt 5: Antrag auf Erstattung des Kurzarbeitergeldes

Nach der Auszahlung beantragt der Arbeitgeber die Erstattung bei der Agentur für Arbeit. Dieser Antrag muss monatlich erfolgen. Hier muss in jedem Fall eine Frist beachtet werden. Die Beantragung auf Erstattung muss innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Abrechnungsmonats erfolgen.

Kurzarbeit ist ein sinnvolles Instrument, um wirtschaftliche Stabilität in Krisenzeiten sicherzustellen. Dennoch kann es eine Belastung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Meist geht die Kurzarbeit mit einer belastenden Situation einher. 

Arbeitnehmer bangen um ihre finanzielle Sicherheit und um ihren Arbeitsplatz. Arbeitgeber müssen versuchen, das Unternehmen souverän aus den Krisenzeiten zu navigieren. Schnell gehen wichtige Dinge in dieser besonderen Zeit unter. Mit diesen Best Practices sind Sie für die Einführung und Umsetzung von Kurzarbeit gut gerüstet.

1. Frühzeitige und transparente Kommunikation
   Informieren Sie Ihre Beschäftigten frühzeitig. Machen Sie ihnen die Gründe dieser Entscheidung transparent deutlich. Wenn möglich, hilft auch die Angabe eines zeitlichen Rahmens für ein größeres Sicherheitsgefühl. Die Kommunikation endet nicht bei der ersten Information. Nennen Sie gezielte Ansprechpartner für Fragen und Sorgen. Regelmäßige Updates über die Situation tragen ebenfalls zur Transparenz bei.
2. Rechtliche Grundlagen sauber klären
   Gehen Sie sicher, dass alle rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu zählen Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Zustimmungen. Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, ist dessen frühzeitige Einbindung unverzichtbar. Nur mit seiner aktiven Beteiligung ist die Kurzarbeit umsetzbar.
3. Arbeitszeiten und Ausfallstunden korrekt dokumentieren
   Für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes muss eine angemessene Arbeitszeiterfassung stattfinden. Die tatsächlichen Arbeitszeiten müssen lückenlos erfasst werden. Ausfallstunden durch Kurzarbeit müssen eindeutig von Urlaub, Krankheit und Feiertagen abgegrenzt sein. Je sauberer die Dokumentation ist, desto leichter fallen Abrechnung, Erstattungsanträge und spätere Prüfungen.
4. Fristen und Formalitäten im Blick behalten
   Fristen sind das A&O bei der Umsetzung von Kurzarbeit. Achten Sie darauf, die Kurzarbeit rechtzeitig im Startmonat anzuzeigen. Der Erstattungsantrag muss ebenfalls fristgerecht eingehen. Bewahren Sie Unterlagen vollständig und nachvollziehbar für spätere Prüfungen auf.
5. Beschäftigte steuerlich und finanziell vorbereiten
   Informieren Sie die Beschäftigten über alles, was sie über die Kurzarbeit wissen müssen. Vor allem der Progressionsvorbehalt ist ein wichtiges Thema. Weisen Sie ebenfalls auf die Pflicht zur Steuererklärung hin.
6. Motivation und Bindung erhalten
   Dieser Punkt wird häufig vom Arbeitgeber vergessen. Dennoch ist die Mitarbeitermotivation und -bindung in Krisenzeiten wichtiger denn je. Es ist wichtig, die Kurzarbeit aktiv als Arbeitsplatzsicherung zu kommunizieren. Durch regelmäßige Gespräche und transparente Perspektiven können Sie Wertschätzung zeigen.

Unternehmen in Kurzarbeit befinden sich in einer Ausnahmesituation. Umso wichtiger ist es, eine Software zu besitzen, auf die man sich verlassen kann. Moderne HR-Software hilft dabei, Überblick und Organisation in unsicheren Zeiten zu behalten.

• Rechtssichere Abbildung von Kurzarbeit. Kurzarbeitsmodelle können bei der Software hinterlegt werden. Die Personaleinsatzplanung kann mit neuen Arbeitszeiten durchgeführt werden. Die Software berücksichtigt Betriebsvereinbarungen und individuelle Vereinbarungen.
• Automatisierte Arbeitszeiterfassung. Die angemessene Dokumentation von Arbeitszeiten ist essenziell, um Kurzarbeitergeld zu erhalten. Eine Software automatisiert diesen Prozess. Das vermeidet manuelle Fehler und spart Zeit.
• Unterstützung bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Abrechnung gestaltet sich schwieriger durch das Kurzarbeitergeld. Es muss klar getrennt werden zwischen tatsächlichem Lohn und der Lohnersatzzahlung. Außerdem müssen angepasste Sozialversicherungsbeiträge berücksichtigt werden. Die Software sorgt durch Automatisierung für eine reibungslose Abrechnung.
• Transparenz für Mitarbeitende. Mitarbeitende können einfach Arbeitszeiten, Ausfallstunden und Entgeltabrechnungen einsehen. Das stärkt das Vertrauen und die Nachvollziehbarkeit bei Kurzarbeit.