Inspección de trabajo remoto: todo lo que necesitas saber

El RD Ley 8/2019 revolucionó el control horario en España. Desde entonces, las exigencias en en torno al registro de la jornada laboral no han dejado de crecer Que los inspectores de trabajo puedan acceder a los registros horarios sin necesidad de desplazarse da un paso más en esta dirección. La implementación de esta nueva medida es inminente. Entérate aquí de todos sus detalles.

El acceso de la Inspección de Trabajo en remoto al registro horario se introduce a través del Anteproyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo, el registro de jornada y el derecho a la desconexión. Esta norma (en adelante LRJL-CHD) comenzó a desarrollarse en febrero de 2024, siendo publicado su borrador el 20 de diciembre de 2024. 

Para comprender el acceso en remoto por parte de la inspección de trabajo debemos situarla  dentro de la normativa laboral vigente. En este punto, sus exigencias resultan especialmente coherente si las ponemos en relación con los siguientes hitos legislativos:

• RD Ley 8/2019, de 8 de marzo. Impone el registro horario obligatorio, sentando las bases para su supervisión.
• RD Ley 10/2021, de 9 de julio, de Trabajo a Distancia. Especifica cómo ha de ser el registro horario de quienes teletrabajan. Con ello, se busca que estos no queden discriminados con respecto a los trabajadores presenciales en materia de control de la jornada y prevención de riesgos laborales.
• RD Ley 5/2023, de 28 de junio, sobre conciliación de la vida familiar y laboral. 

• Reducción de la jornada laboral: el máximo legal permitido se reducirá de 40 a 37,5 horas sin reducción salarial.
• Derecho a la desconexión digital: se refuerza, dándole carácter de irrenunciable.
• Endurecimiento del régimen sancionador: Se intensifican considerablemente las sanciones por incumplimientos en materia de registro horario.Registro de jornada laboral: sólo se consideran válidos los registros realizados mediante herramientas digitales, que deberán conservarse durante 4 años. Estará a disposición de los trabajadores y de sus representantes sindicales. Podrás ser controlado por la Inspección de Trabajo en remoto.

La LRJL-CHD se encuentra en trámite  parlamentario. Aprobada por el Consejo de Ministros el 4 de febrero de 2025, todavía tiene que pasar por los siguientes fases antes de su entrada en vigor:

1. Aprobación provisional por el Congreso de los Diputados: a la publicación en el BOCG, le sigue la presentación de enmiendas, la ponencia, la deliberación en comisión y el debate en el Pleno.
2. Senado: aprobado el texto en el Congreso, pasa a la Cámara Alta, que tiene 2 meses para tramitarlo. Puede ratificarlo, enmendarlo o interponer un veto si dispone de mayoría absoluta.
3. Aprobación definitiva por el Congreso y publicación en el BOE: el rey sanciona y promulga la ley, siendo esta publicada en el BOE para su entrada oficial en vigor.

Lo previsible es que el anteproyecto quede definitivamente aprobado entre mayo y junio de 2025. Tras ello, se concederá a las empresas un periodo de adaptación de aproximadamente 6 meses. Por lo tanto, es de esperar que los empresarios españoles queden obligados a cumplirla a partir del 1 de enero de 2026.

El cumplimiento de la normativa laboral precisa de inspecciones de trabajo eficaces. La posibilidad de realizarlas de forma remota facilita un control ágil y eficiente, asegurando que se respeten las normativas aplicables. Sin esta herramienta,, difícilmente podría velarse por el correcto registro horario de los trabajadores a distancia.

Ciertos derechos laborales se vuelven más vulnerables en el caso de los teletrabajadores. Nos referimos, en concreto, al registro horario, a la desconexión digital, a la conciliación y al número máximo de horas trabajadas por semana. Es por ello que las inspecciones remotas son esenciales para garantizar el cumplimiento de las exigencias laborales en este tipo de entornos.

Las inspecciones laborales a distancia ofrecen importantes ventajas:

• Economizar recursos: los inspectores de trabajo pueden realizar sus auditorías de forma más rápida y económica, reduciendo costes y favoreciendo la sostenibilidad
• Mayor eficiencia operativa: la optimización de recursos permite a los inspectores multiplicar el número de auditorías diarias.
• Uso de tecnologías avanzadas: el trabajo remoto de los inspectores facilita el uso de herramientas de cruce masivo de datos para identificar irregularidades.
• Incentiva la transparencia empresarial: el acceso remoto en tiempo real, unido a la digitalización del registro horario, dificulta la comisión de actos fraudulentos.

La Inspección de Trabajo en remoto encuentra su razón de ser en potenciar la capacidad fiscalizadora y sancionadora de las administraciones. Pensemos en el crecimiento experimentado por su actividad desde 2019. En 2023, bajo la modalidad de control presencial, se detectaron 1.660 infracciones, llegándose a imponer 3 millones de euros en multas. Con el avance de las auditorías remotas, estas cifras aumentarán significativamente.

La digitalización del registro horario ha sido clave para la implementación de las inspecciones a distancia. Ciertamente, su materialización sería impensable si el control de la jornada laboral siguiera realizándose a mano. Con el cambio, empresarios, empleados e inspectores ganan en agilidad y transparencia.

Entre las principales novedades introducidas por la LRJL-CHD está el endurecimiento de su régimen sancionador. Lo primero que llama la atención es el incremento de la cuantía de las multas. Si en la Ley 8/2019 estas podían llegar hasta 6.250€, ahora alcanzan los 10.000€.

Más allá de los importes establecidos por la nueva ley, la gran novedad es la forma en la que se imponen estas sanciones. En 2019, cada empresa infractora era sancionada con una única multa. A partir de ahora, se le impondrán tantas multas como trabajadores se hayan visto afectados por el incumplimiento. Ello incrementa considerablemente el monto de las sanciones al que deberán enfrentarse los infractores.

Imaginemos que una empresa ha cometido una infracción grave (p.ej: no computar horas extra) con respecto a 15 trabajadores. Según la ley de 2019 se le impondría, como mucho, una multa de 6.250€, con la nueva norma, se le podría sancionar con hasta 30.000€.

1. Implementa una herramienta de registro horario digital sistema digital segura/fiable: la clave para superar la inspección de trabajo remoto con éxito radica en el software utilizado para registrar la jornada de tus trabajadores. Esta tecnología debe garantizar tanto la trazabilidad e inalterabilidad de los datos como la accesibilidad remota de la ITSS. La generación automática de informes te permitirá estar siempre preparado para estas auditorías.
2. Capacita a los trabajadores: mantén una comunicación fluida con los empleados y responsables del sistema. Informales sobre la normativa aplicable y sobre cómo utilizar el software.
3. Mantén actualizada la información: debe estar siempre accesible y cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD). Genera avisos y alertas  asociados a desviaciones (como faltas de marcaje).
4. Realiza periódicamente auditorías internas: De este modo, podrás verificar si tu empresa está preparada para superar una inspección de trabajo remoto. Elabora un informe técnico que identifique las vulnerabilidades resultantes y cómo solucionarlas. 

Elegir el sistema de control horario es un paso decisivo a la hora de adaptar tu empresa a la nueva ley. Implementar la solución tecnológica idónea para tu negocio pasa por seguir los siguientes pasos:

• Evalúa las características de tu empresa: modalidades laborales (presencial, híbrido o teletrabajo), flexibilidad horaria, ubicaciones, turnos rotatorios, convenios,  etc.
• El sistema debe cumplir con los requisitos establecidos en la LRJL-CHD. Es decir, ser: digital, biométrico o no biométrico, preciso, inalterable y apto para el acceso remoto en tiempo real por parte de la ITSS. Asimismo, sus registros deben poder conservarse durante el periodo legal y respetar la RGPD.
• Lleva a cabo una implementación gradual del sistema. Pruébalo en un único departamento o haz una prueba piloto antes de extenderlo a toda la empresa para supervisar su correcto funcionamiento y ajustarlo según tus necesidades. 

Cuando se trata de elegir una tecnología apropiada para cumplir con la nueva ley de control horario, existen varias alternativas a considerar. Así, podemos distinguir las siguientes:

• Software de control horario: herramienta digital específicamente diseñada para cumplir con las exigencias legales. Los más flexibles son las soluciones on-cloud multidispositivo.
• Software de gestión de proyectos/tareas: estas soluciones permiten integrar la gestión del tiempo con la planificación estratégica. Aunque incluyen funcionalidades para registrar tiempos de dedicación, no están diseñadas específicamente para el control horario legal. Su valor reside en complementar los sistemas de registro con un enfoque en la productividad, facilitando el seguimiento de actividades y tareas asociadas a cada proyecto. Hardware o terminales de fichaje:utilizan distintas tecnologías de lectura de tarjetas (cómo la RFID o códigos QR) para registrar la jornada laboral). 

En ProTime somos líderes europeos en software de control horario. No en vano, hemos desarrollado una de las soluciones tecnológicas más solventes del mercado. Con ella, además de aprovechar todos los beneficios del registro digital, tienes el cumplimiento normativo 100% garantizado.

• Completo: optimiza el funcionamiento de tu empresa con una monitorización que lo computa TODO con la máxima exactitud (tiempo trabajado, ausencias, descansos, vacaciones, horas extras y sindicales, etc.).
• Integral: la integración de myProtime Time & Attendance (T&A) con el módulo Ausencias optimiza considerablemente el cálculo de las nóminas. También es compatible con las principales herramientas utilizadas por los responsables de RRHH.
• Intuitivo: rápido y manejable, tus trabajadores apenas necesitarán unos pocos minutos para aprender a usarlo por sí mismos.
• Flexible: configúralo para que se adapte por completo a las particularidades de tu negocio.
• Multidispositivo: al ser compatible con PCs, tablets y smartphones, tus trabajadores podrán registrar su jornada estén donde estén.

El acceso de la Inspección de Trabajo en remoto a tus registros horarios pronto será una realidad que planteará importantes retos a tu empresa. Implementa nuestro software myProTime T&A para cumplir fácilmente con esta nueva exigencia gubernamental.

Aviso legal: Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Cada empresa debe analizar su situación particular con asesores legales especializados. Protime es una solución tecnológica de gestión del tiempo y no presta servicios de asesoría legal.