Mitarbeiter Pausenregelung: Rechte & Pflichten

Nach § 4 ArbZG muss die Arbeit durch im Voraus feststehende Ruhepausen unterbrochen werden. Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten. Zusätzlich dürfen Arbeitnehmer nicht länger als sechs Stunden hintereinander ohne Ruhepause beschäftigt werden.

Alle diese Werte sind Mindestvorgaben. Arbeitgeber dürfen also längere Pausen gewähren, müssen es aber nicht.

Gesetzliche Mindestpausen nach Arbeitszeit

Die gesetzlichen Pausenzeiten richten sich nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit:

• bis 6 Stunden: keine Pause vorgeschrieben
• mehr als 6 bis 9 Stunden: 30 Minuten
• mehr als 9 Stunden: 45 Minuten

Maßgeblich ist die Arbeitszeit im Sinne des ArbZG, also die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG), und nicht die vertraglich vereinbarte.

Die Pausen dürfen aufgeteilt werden, jeder Abschnitt muss aber mindestens 15 Minuten dauern. Kürzere Unterbrechungen, etwa der Gang zur Toilette oder in die Küche, zählen daher nicht als Ruhepause.

Außerdem muss die genaue Pausenlage im Voraus feststehen. So wird verhindert, dass Pausen so gelegt werden, dass sie einen späteren Arbeitsbeginn oder einen früheren Feierabend ermöglichen.

Unterschied zwischen Ruhepause und Ruhezeit

Die Ruhepause ist nach § 4 ArbZG eine Unterbrechung innerhalb des Arbeitstages und zählt nicht zur Arbeitszeit. Die Ruhezeit dagegen ist die ununterbrochene Mindesterholungszeit von 11 Stunden nach Arbeitsende (§ 5 ArbZG). Für HR-Verantwortliche ist die Trennung wichtig: Längere Pausen im Laufe des Tages ersetzen keine zu kurze Ruhezeit zwischen zwei Schichten.

Der Anspruch auf Pausen ist ein zwingendes Schutzrecht. Der Arbeitgeber darf ihn nicht einseitig streichen, und Arbeitnehmer können darauf nicht wirksam verzichten.

Nach § 4 ArbZG sind Arbeitnehmer während der Pause von der Arbeitspflicht befreit. Wer in dieser Zeit trotzdem arbeitet, nimmt keine echte Pause, und die Zeit gilt als reguläre Arbeitszeit. Werden Pausen nicht gewährt, können sich Betroffene an den Betriebsrat, die Arbeitsschutzbehörde oder das zuständige Landesamt für Arbeitsschutz wenden

Was gilt für bezahlte und unbezahlte Pausen?

Ruhepausen sind keine Arbeit, sondern eine Unterbrechung der Arbeit. Sie zählen deshalb nicht zur Arbeitszeit und müssen grundsätzlich nicht vergütet werden. Ausnahmen kommen vor allem durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag zustande.

Gesondert zu betrachten sind Kurzpausen sowie Bildschirm- oder Lärmpausen, die unter Umständen als bezahlte Arbeitszeit gelten. Außerdem sind unbezahlte Pausen, die über das gesetzliche Mindestmaß hinausgehen, mitbestimmungspflichtig.

Freie Gestaltung der Pause innerhalb der gesetzlichen Grenzen

Wie Arbeitnehmer ihre Pause verbringen, bleibt ihnen überlassen. Sie dürfen dafür auch den Arbeitsplatz verlassen. Die Lage der Pause legt grundsätzlich der Arbeitgeber im Rahmen seines Direktionsrechts fest. Gibt es einen Betriebsrat, hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen allgemein für den Betrieb geregelt werden. Es betrifft also kollektive Regelungen und nicht jede einzelne Pausenentscheidung. Eine flexible Festlegung ist zulässig, solange der Mitarbeiter zu Beginn der Pause weiß, dass und wie lange er pausieren darf.

Arbeitgeber müssen Pausen aktiv gewähren und dürfen sie nicht nur dulden. Eine Pausenregelung muss also im Voraus vorliegen, und der Arbeitsablauf muss so organisiert sein, dass die Pausen tatsächlich genommen werden können.

Dokumentationspflicht und Nachweispflicht

Nach dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System messen. Für Deutschland gilt der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21): Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Eine ausdrückliche Pflicht, jede einzelne Pause gesondert zu dokumentieren, ergibt sich aus dem Beschluss nicht.

Für Arbeitgeber ist es trotzdem ratsam, die Pausen mit zu erfassen. Wer sie nicht nachvollziehbar belegen kann, hat es im Streitfall schwer nachzuweisen, dass er sie gewährt hat.

Konsequenzen bei Verstößen gegen die Pausenregelung

Wer Ruhepausen gar nicht, nicht in der gesetzlichen Mindestdauer oder nicht rechtzeitig gewährt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Das kann ein Bußgeld von bis zu 15.000 Euro nach sich ziehen (§ 22 ArbZG).

Erfüllt eine Unterbrechung die Anforderungen des § 4 ArbZG nicht, etwa weil ihre Lage nicht im Voraus festgelegt war, kann sie als bezahlte Arbeitszeit gewertet werden. Der Arbeitgeber muss dann Vergütung nachzahlen.

Das ArbZG bildet die Grundlage der Mitarbeiter Pausenregelung, kennt aber Ausnahmen. § 18 ArbZG nimmt bestimmte Personengruppen vom Anwendungsbereich aus, zum Beispiel leitende Angestellte.

Besonders in Branchen wie Handel, Gastronomie und Pflege sind abweichende Regelungen verbreitet, weil dort Schichtdienst, Kundenverkehr oder Personalbedarf die Pausenplanung erschweren. HR-Verantwortliche sollten deshalb immer prüfen, ob für ihre Branche ein Tarifvertrag mit eigenen Pausenregeln gilt.

Pausenregelung für Jugendliche und Auszubildende

Als Jugendlicher gilt, wer 15, aber noch nicht 18 Jahre alt ist. Für sie gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) mit strengeren Vorgaben als das ArbZG. Volljährige Auszubildende fallen dagegen unter das ArbZG.

Bei mehr als 4,5 bis 6 Stunden Arbeitszeit steht Jugendlichen eine Pause von mindestens 30 Minuten zu, bei mehr als 6 Stunden eine Pause von mindestens 60 Minuten. Länger als 4,5 Stunden hintereinander ohne Pause zu arbeiten, ist verboten.

Zur Lage der Pause gilt: Sie darf frühestens eine Stunde nach Arbeitsbeginn und spätestens eine Stunde vor Arbeitsende liegen. Als Ruhepause zählt eine Unterbrechung erst ab 15 Minuten.

Beachten sollten Arbeitgeber außerdem die Grenze für die Schichtzeit, also die Arbeitszeit einschließlich der Pausen: Sie darf bei Jugendlichen 10 Stunden nicht überschreiten, in der Gastronomie liegt die Grenze bei 11 Stunden.

Abweichende Regelungen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung

§ 4 ArbZG gilt grundsätzlich zwingend. Abweichungen sind nur dort möglich, wo § 7 ArbZG sie ausdrücklich zulässt, und auch dann nur durch einen Tarifvertrag oder eine darauf beruhende Betriebs- oder Dienstvereinbarung. Eine allgemeine Erlaubnis, die gesetzlichen Pausen beliebig zu verändern, gibt es nicht.

Für die Pausenregelung sieht § 7 ArbZG vor allem zwei Möglichkeiten vor. In Schicht- und Verkehrsbetrieben darf die Gesamtdauer der Ruhepausen auf Kurzpausen von angemessener Dauer aufgeteilt werden, also auch auf Pausen unter 15 Minuten. Bei der Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen sowie im öffentlichen Dienst können die Pausenvorgaben der Eigenart der Tätigkeit angepasst werden, aber nur, wenn der Gesundheitsschutz durch einen entsprechenden Zeitausgleich gewährleistet bleibt.

Unabhängig von § 7 sind günstigere Regelungen immer zulässig: Längere Pausen als die gesetzlichen Mindestpausen dürfen jederzeit vorgesehen werden. HR-Verantwortliche sollten deshalb prüfen, welche Regelung für ihren Betrieb gilt und ob sie vom Gesetz abweichen darf.

Die Pausenzeiten der Mitarbeiter genau zu erfassen, stellt viele Arbeitgeber vor ein Problem, denn die manuelle Erfassung ist oft unübersichtlich. Vergessene Einträge, pauschal abgezogene Pausen und fehlende Nachweise bringen Arbeitgeber schnell in Bedrängnis.

Digitale Systeme, die Pausen automatisch berechnen oder zumindest darauf hinweisen, schaffen hier Abhilfe. Da die Zeiterfassung ohnehin Pflicht ist, lässt sich die Pausenkontrolle im selben Schritt lösen. Auch im Homeoffice gelten grundsätzlich dieselben Pausenregeln wie am Arbeitsplatz im Betrieb, und die Arbeitszeit muss dort genauso erfasst werden.

Automatische Erfassung und Auswertung von Pausenzeiten

Mit einer digitalen Lösung lässt sich ein Mitarbeiter in Echtzeit warnen, sobald er sich der 6-Stunden-Grenze ohne Pause nähert. Zusätzlich gleicht die Software die erfassten Pausen mit den Schwellen von 30 und 45 Minuten und dem 15-Minuten-Mindestblock ab.

Wird die Mindestdauer unterschritten, kann das HR-Team direkt benachrichtigt werden. Die Daten bleiben für Streitfälle oder Audits gespeichert.

Wie Protime Compliance-Risiken in der Praxis reduziert

Protime, Teil der SD Worx Group, bietet seit 1995 eine cloud-basierte, mehrsprachige Plattform für die Zeiterfassung an und unterstützt damit die Compliance in ganz Europa. Zu den Kunden zählen Großkonzerne wie L’Oréal, Liebherr und XPO Logistics.

Eine digitale Lösung wie Protime verringert Fehler in der Aufzeichnung, liefert lückenlose Nachweise und schafft einheitliche Regeln über Länder und Standorte hinweg. So lassen sich Pausenpflichten auch in großen, internationalen Organisationen zuverlässig einhalten.

Zählen Raucherpausen als Arbeitszeit?

Grundsätzlich nein. Rauchen ist nur in den erlaubten Pausen oder Freistellungen vorgesehen. Zusätzliche Raucherpausen sind keine bezahlte Arbeitszeit, es sei denn, der Arbeitgeber duldet sie oder regelt es anders. In dem Fall ist die Zeit nachzuarbeiten.

Was gilt für Kurzpausen unter 15 Minuten?

Sie zählen nicht als Ruhepause im Sinne des ArbZG, auch nicht, wenn sie addiert mehr als 45 Minuten ergeben. Eine Ausnahme stellen tarifvertraglich vereinbarte Kurzpausen in Schicht- und Verkehrsbetrieben dar.

Besteht eine Pausenpflicht im Homeoffice?

Ja. Die gesetzlichen Pausenregeln gelten grundsätzlich auch im Homeoffice. Auch dort muss die Arbeitszeit erfasst werden, damit sich nachvollziehen lässt, dass die Pausen eingehalten wurden.

Darf der Arbeitgeber die Pause auf mehrere Abschnitte aufteilen?

Ja, in Blöcke von jeweils mindestens 15 Minuten. Eine 45-minütige Pause darf zum Beispiel als 30 plus 15 Minuten oder als dreimal 15 Minuten aufgeteilt werden.