Krankmeldung für Arbeitgeber: Pflichten & Ablauf

Mit einer Krankmeldung teilt ein Mitarbeiter mit, dass er arbeitsunfähig ist und wie lange er voraussichtlich ausfällt. Der Arbeitgeber braucht diese Information früh, um Abläufe umzuorganisieren und Vertretungen zu finden.

Rechtliche Bedeutung: Anzeige- und Nachweispflicht

Nach § 5 EFZG hat der Mitarbeiter zwei Pflichten.

Er muss die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen, praktisch am ersten Tag vor Arbeitsbeginn. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein. Das Wochenende zählt dabei mit.

Mit der Krankmeldung beginnen für den Arbeitgeber Pflichten, allen voran die Weiterzahlung des Gehalts. Gleichzeitig hat er Rechte, etwa bei Zweifeln an der Erkrankung.

Entgeltfortzahlung: Anspruch, Dauer und Ausnahmen

Fällt ein Mitarbeiter krankheitsbedingt aus, muss der Arbeitgeber ihm nach § 3 EFZG bis zu sechs Wochen lang das volle Entgelt weiterzahlen, auch Teilzeitkräften und Minijobbern. Voraussetzung ist, dass das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen besteht. Kein Anspruch besteht, wenn der Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit grob selbst verschuldet hat, etwa durch einen Unfall wegen Trunkenheit am Steuer.

Bei einer neuen Krankheit nach der Genesung beginnt ein neuer Sechs-Wochen-Zeitraum. Tritt dieselbe Krankheit erneut auf (Fortsetzungserkrankung), zahlt der Arbeitgeber insgesamt nur sechs Wochen, es sei denn, es liegen sechs Monate dazwischen oder seit der ersten Erkrankung sind zwölf Monate vergangen. Danach erhält der Mitarbeiter Krankengeld von seiner Krankenkasse, rund 70 Prozent des Bruttogehalts.

Datenschutz: Was Arbeitgeber wissen dürfen

Der Arbeitgeber hat keinen Anspruch auf die Diagnose. Er erfährt nur, dass und wie lange ein Mitarbeiter ausfällt, auch der behandelnde Arzt geht aus der eAU nicht hervor. Eine Ausnahme gilt nach mehr als sechs Wochen Krankheit: Dann darf er erfahren, ob eine Fortsetzungserkrankung vorliegt, weil davon seine Zahlungspflicht abhängt.

Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit: Was zulässig ist

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Der Arbeitgeber kann sie nur mit ernsthaften, konkreten Zweifeln angreifen, etwa bei auffällig vielen Fehltagen rund um das Wochenende.

Zulässig ist es, die Zweifel bei der Krankenkasse anzuzeigen, die den Medizinischen Dienst mit einem Gutachten beauftragen kann. Den Betriebsarzt mit der Überprüfung zu beauftragen, ist dagegen nicht erlaubt. Lassen sich die Zweifel belegen, darf der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern.

Betriebliches Eingliederungsmanagement bei längerer Krankheit

Ist ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, ob am Stück oder wiederholt, muss der Arbeitgeber ihm nach § 167 SGB IX ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten. Ziel ist es, gemeinsam zu klären, wie der Arbeitsplatz erhalten werden kann, etwa durch andere Einsatzmöglichkeiten, einen Rückkehrplan oder Anpassungen am Arbeitsplatz. Ohne BEM kann eine spätere krankheitsbedingte Kündigung unverhältnismäßig sein.

In der Praxis folgt jede Krankmeldung einem festen Ablauf, zu dem beide Seiten ihren Teil beitragen.

Was Arbeitgeber vom Mitarbeiter verlangen können

Der Arbeitgeber kann einen festen Meldeweg und eine zuständige Stelle vorgeben. Die ärztliche Feststellung kann er auch früher verlangen, sogar ab dem ersten Tag (§ 5 Abs. 1 Satz 3 EFZG), per Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Anweisung im Einzelfall.

Gesetzlich Versicherte müssen zwar zum Arzt, aber keine Bescheinigung auf Papier mehr einreichen. Verlängert sich die Krankheit, muss sich der Mitarbeiter erneut melden und eine Folgebescheinigung ausstellen lassen. Wer sich zu spät oder gar nicht krankmeldet, riskiert eine Abmahnung und im Wiederholungsfall die Kündigung.

Die Schritte nach Eingang der Krankmeldung: Abwesenheit dokumentieren, Nachweis einholen, Entgeltfortzahlung prüfen, Fristen überwachen

1. Abwesenheit dokumentieren: Beginn und voraussichtliche Dauer erfassen, Führungskraft informieren, Vertretung klären
2. Nachweis einholen: bei gesetzlich Versicherten die eAU abrufen, in allen anderen Fällen die Bescheinigung auf Papier einfordern
3. Entgeltfortzahlung prüfen: Besteht das Arbeitsverhältnis seit vier Wochen? Liegt eine Fortsetzungserkrankung vor?
4. Fristen überwachen: Ende der Krankschreibung, Folgebescheinigung, Ablauf der sechs Wochen und die Schwelle für das BEM

Zwei Situationen kommen im Arbeitsalltag besonders häufig vor und folgen eigenen Regeln.

Mitarbeiter fällt wegen kranken Kindes aus 

Bleibt ein Mitarbeiter zu Hause, weil sein Kind unter zwölf Jahren krank ist und niemand sonst die Betreuung übernehmen kann, hat er Anspruch auf Freistellung. Die Entgeltfortzahlung nach dem EFZG greift nicht, weil er nicht selbst erkrankt ist. Ein Anspruch auf bezahlte Freistellung nach § 616 BGB ist häufig vertraglich ausgeschlossen, ein Blick in den Arbeitsvertrag ist deshalb der erste Schritt.

Dann zahlt die Krankenkasse gesetzlich Versicherten Kinderkrankengeld in Höhe von 90 Prozent des ausgefallenen Nettoverdienstes, pro Kalenderjahr und Kind für 15 Arbeitstage, für Alleinerziehende für 30. Das eAU-Verfahren gilt hier nicht.

Mitarbeiter erkrankt während des Urlaubs

Wird ein Mitarbeiter im Urlaub krank und weist das mit einer ärztlichen Bescheinigung nach, zählen die betroffenen Tage nicht als Urlaub. Der Arbeitgeber schreibt sie dem Urlaubskonto wieder gut, ohne Attest gibt es aber keine Gutschrift.

Der Urlaub verlängert sich dadurch aber nicht automatisch. Atteste ausländischer Ärzte laufen nicht über die eAU, sondern kommen auf Papier.

Bei so vielen Pflichten und Fristen geht im Alltag leicht etwas unter. Diese Fehler passieren besonders häufig:

• eAU zu früh oder auf Verdacht abrufen: Der Abruf ist erst nach der Krankmeldung zulässig
• Ausnahmen vom eAU-Verfahren übersehen: Bei Privatversicherten, Auslandsattesten oder einem kranken Kind kommt der Nachweis auf Papier
• Fortsetzungserkrankung nicht prüfen: Der Arbeitgeber zahlt länger als nötig oder stellt die Zahlung zu Unrecht ein
• Kein BEM anbieten: Das schwächt die Position bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung

Fristen, Nachweise, Sonderfälle: Vieles davon lässt sich heute digital abbilden, vom gesetzlichen eAU-Verfahren bis zur HR-Software, die den gesamten Ablauf an einem Ort bündelt.

eAU: Der elektronische Abruf bei der Krankenkasse 

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, Pflicht. Aus der Bringschuld des Mitarbeiters ist eine Holschuld des Arbeitgebers geworden: Der Arzt übermittelt die Daten an die Krankenkasse, der Arbeitgeber ruft sie dort ab. Zulässig ist das nur, wenn der Mitarbeiter gesetzlich versichert ist und sich vorher krankgemeldet hat. Ohne frühere Feststellungspflicht ist ein Abruf in der Regel erst ab dem fünften Krankheitstag sinnvoll.

Krankmeldungen per HR-Software erfassen und automatisieren

Die eAU deckt nur den Nachweis ab. Fristen, Dokumentation und Sonderfälle kommen hinzu, und wer sie in Tabellen nachhält, verliert leicht den Überblick. HR-Software schafft Abhilfe: Der Mitarbeiter meldet sich direkt im System krank, die Software überwacht Fristen und gibt die Daten an die Lohnabrechnung weiter.

Ein Beispiel ist myProtime von Protime. Die Software verbindet Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Einsatzplanung, sodass Sie direkt sehen, wo eine Vertretung fehlt.

Einheitliche Erfassung in international tätigen Unternehmen

Für international tätige Unternehmen kommt hinzu, dass jedes Land eigene Regeln hat. eAU, Sechs-Wochen-Frist und BEM gelten nur in Deutschland.

Die Lösung ist ein System, das Abwesenheiten an allen Standorten einheitlich erfasst. Protime gehört zur SD Worx Gruppe und bietet von der Zeiterfassung bis zur Lohnabrechnung alles aus einer Hand.

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