Prozessautomatisierung im Unternehmen: Mehr Effizienz für HR und Führungskräfte

Mit Prozessautomatisierung werden wiederkehrende Routineaufgaben automatisiert. Dazu werden digitale Technologien verwendet und manuelle Tätigkeiten ersetzt oder unterstützt. Prozessautomatisierung sorgt für...

• ...gesteigerte Effizienz. Manuelle Tätigkeiten werden standardisiert und automatisiert. Mit der gleichen Zeit können Mitarbeiter somit viel mehr Arbeit erledigen.
• ...reduzierte Fehlerquote. Repetitive Aufgaben sind äußerst fehleranfällig. Durch Automatisierung wird das Fehlerpotenzial eliminiert.
• ... hohe Transparenz. Prozesse werden nicht nur automatisiert, sondern auch standardisiert. Das hilft bei der Übersichtlichkeit. Daten können schneller erhoben und messbar gemacht werden.

Bei der Prozessautomatisierung unterscheidet man in zwei unterschiedliche Formen. 

1. Die erste ist die einfache Automatisierung. Mit regelbasierten Workflows können schlichte Prozesse, wie die Urlaubsfreigabe, gesteuert werden. 
2. Die zweite Form ist die KI-gestützte, intelligente Prozessautomatisierung. Sie unterstützt bei komplexen Prozessen, kann aus Daten lernen und sogar Vorhersagen treffen. So unterstützt sie beispielsweise bei der optimierten Schichtplanung, basierend auf der Nachfrage.

Was bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung wird auch Business Process Automation oder BPA genannt. Grundsätzlich beschreibt es die Prozessautomatisierung in einem Unternehmenskontext.

Dabei ist ein Geschäftsprozess eine strukturierte Abfolge von Aufgaben. Diese Aufgaben sind miteinander verbunden und folgen klar definierten Regeln. Ziel ist immer ein konkretes Ergebnis. Zum Beispiel die Bereitstellung einer Dienstleistung oder eines Produkts. Es spielt keine Rolle, ob der Geschäftsprozess einfach oder komplex ist. Er ist jedoch immer klar definiert und hat einen eindeutigen Output.

 Geschäftsprozessautomatisierung betrifft jeden Bereich eines Unternehmens. Vom Betrieb, über die Personalabteilung bis hin zum Management kann jeder davon profitieren. Typische Geschäftsprozesse, die automatisiert werden, sind:

• Onboarding neuer Mitarbeiter: Automatisierte Schritte von Vertragsunterzeichnung bis Systemzugang.
• Personaleinsatzplanung: Verknüpfung von Verfügbarkeit, Bedarf und Schichtzuweisung.
• Zutrittsfreigaben: Automatische Berechtigungen basierend auf Rolle und Arbeitszeit.

Prozessautomatisierung ist ein strategisches Steuerungsinstrument für Unternehmen. Richtig eingesetzt, ist es entscheidend für den Unternehmenserfolg. Die gesamte Organisation profitiert von:

• Effizienz: Manuelle Eingriffe werden reduziert. Vor allem Verwaltungsaufgaben sind repetitiv und zeit- und kostenaufwändig. Die Wertschöpfung ist gering. Diese Prozesse werden automatisiert. Mitarbeiter können sich mit der gewonnenen Zeit wertschöpfenden Aufgaben widmen.
• Transparenz: Widersprüchliche, unübersichtliche Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Durch standardisierte Prozesse entsteht eine zentrale, konsistente Datenbasis für HR und Management. Das bietet eine bessere Auswertbarkeit von Zeitdaten und Ressourcen.
• Compliance: Automatisch werden alle Abläufe dokumentiert. Diese nachvollziehbaren Audit-Trails sind wichtig für gesetzliche Anforderungen und interne Richtlinien.
• Planbarkeit: Intelligente Prozessautomatisierung kann Personal und Kapazitäten verlässlich planen. Es erstellt Schichtpläne auf Grundlage vergangener Daten und Trendanalysen. Engpässe werden frühzeitig erkannt und mitgeteilt.
• Skalierbarkeit: Automatisierte Prozesse wachsen mit dem Unternehmen mit. Sie sind die Grundlage für Expansion und komplexere Organisationsstrukturen.

Systeme für Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung sind die Enabler für eine erfolgreiche Prozessoptimierung. Sie verbinden Daten, Prozesse und Entscheidungen. So schaffen sie eine Grundlage für skalierbare, steuerbare Abläufe.

Es gibt klare Kriterien für Geschäftsprozesse, die sich für eine Automatisierung eignen. Wenn Sie folgende Abläufe in Ihrem Unternehmen beobachten, ist eine Automatisierung zu empfehlen:

• Hoher manueller Aufwand
• Wiederkehrende Abläufe
• Klare Regeln und Entscheidungslogiken
• Viele Übergaben zwischen Personen oder Abteilungen
• Medienbrüche
• Hoher Dokumentationsbedarf

Auch wenn nicht jeder Punkt dieser Liste erfüllt ist, kann eine Automatisierung erfolgen. Abhängig von der Schwierigkeit des Ablaufs wird auch die Umsetzung komplexer.

Für die Personalabteilung gibt es viele, sehr relevante Prozesse, die automatisiert werden können. Hier finden Sie eine Liste, geordnet nach Priorität:

1. Zeitfreigaben: Automatische Prüfung und Genehmigung von Arbeitszeiten
2. Abwesenheitsmanagement: Urlaubsansprüche, Krankmeldungen, Saldenberechnung
3. Personaleinsatzplanung: Automatische Erstellung von Dienstplänen
4. Schichttausch: Regelbasierte Freigaben zwischen Mitarbeitenden
5. Überstundenmanagement: Automatische Erfassung, Bewertung und Ausgleich

Beispiele für Prozessautomatisierung in HR und Workforce Management

Die Prozesse mit Automatisierungspotential sind vielfältig. Sie reichen von einfachen Tätigkeiten wie Zeiterfassung bis hin zu komplexen Abläufen wie der Schichtplanung. Wir geben Ihnen konkrete Beispiele

Zeiterfassung

Sie erfassen Arbeitszeiten nicht immer mit klassischen Stempeluhren und übertragen Daten in Excel-Listen? Dies lässt sich im Handumdrehen automatisieren. Eine HR-Software erfasst Arbeitszeiten bei Beginn und Ende automatisch. Die Daten werden direkt an das Lohnabrechnungssystem übertragen. Es gibt weniger Medienbrüche, eine höhere Datenqualität und weniger Fehler.

Abwesenheitsmanagement

Ein Urlaub muss von mehreren Seiten genehmigt werden. Ebenso müssen bei Krankmeldungen mehrere Parteien informiert werden. Mit einer HR-Software haben alle autorisierten Personen einen transparenten Überblick über die Abwesenheiten. Für Urlaubsanfragen gibt es automatisierte Freigabeprozesse. So wird eine transparente Planung gewährleistet.

Schichtplanung

Eine HR-Software erkennt Nachfragespitzen und Flauten. So können Urlaubszeiten und Überstundenabbau strategisch geplant werden. Durch die optimierten Forecasts gibt es eine stabilere Schichtabdeckung und weniger Engpässe.

Zutrittssteuerung

Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden. In einem Unternehmen gehen viele Personen regelmäßig ein und aus. Eine Software kann Zutrittsrechte automatisch vergeben. Basierend auf Rolle, Tageszeit und Einsatzort wird nur autorisierten Personen Zutritt gewährt. Das stärkt die Sicherheit und Compliance innerhalb des Unternehmens.

Reporting und Monatsabschluss

Am Ende einer Periode kann eine Software automatisch alle Zeit- und Personaldaten aggregieren. Daraus können Reports für HR und Management erstellt werden. Das unterstützt bei der Entscheidungsfindung.

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Die digitale Prozessautomatisierung teilt sich in vier grundlegende Säulen.

(1) Standardisierung der Prozesse

Alle Abläufe innerhalb eines Unternehmens müssen klar definiert sein. Das japanische Unternehmen Toyota geht hier beispielhaft voran. Mit der 5S-Methode etablieren sie standardisierte Prozesse. Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin schaffen Grundlage für stabile Prozesse.

Beispiel: Sie möchten Zeitbuchungen im Unternehmen standardisieren. Zunächst sortieren sie die Buchungsarten. Sie behalten nur relevante Optionen wie Arbeitszeit, Pause, Überstunden, Urlaub, Krankheit. Im nächsten Schritt systematisieren sie Zeitbuchungen mit einer einheitlichen Benennung und Reihenfolge der Buchungsarten. Dabei werden Ihnen unnötige Informationen auffallen, die Sie säubern können. Dann werden einheitliche Regeln definiert, wann gebucht wird und wie Pausen erfasst werden. Standardisieren Sie Workflows, Freigaben und Korrekturen. Bei der Selbstdisziplin müssen die Mitarbeiter geschult werden. Zeigen Sie Ihnen , wie sie die Zeitbuchung korrekt nutzen und erklären Sie die Regeln. HR kann regelmäßige Kontrollen durchführen.

(2) Digitale Datenerfassung

Erfassen Sie alle Daten in einem digitalen System. Das erhöht die Transparenz und stellt Compliance sicher. Bei Audits haben Sie alle relevanten Daten sicher gespeichert. HR und Management haben eine zentrale Datenbasis für eine gezieltere Steuerung.

Beispiel: Die Mitarbeiter können in einer HR-Software ihre Zeiten erfassen. Die Daten werden auf einer Plattform gespeichert und bieten Echtzeit-Transparenz.

(3) Workflow- und Regelautomatisierung

Prozessketten können mit intelligenter Prozessautomatisierung optimiert werden. Klassische Wenn-Dann-Regeln werden automatisch gesteuert.

Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte sich Urlaub nehmen. Über die HR-Plattform sendet er eine Anfrage. Sie landet automatisch beim Teamleiter. Sobald er den Urlaub freigibt, bekommt der Mitarbeiter die Bestätigung. Gleichzeitig bekommt die Personalabteilung die Information und kann dies bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigen. Der Urlaub wird compliance-gerecht im HR-System dokumentiert.

(4) Intelligente Auswertung und Optimierung

Mit KI-Prozessautomatisierung können komplexere Abläufe automatisiert werden. Die künstliche Intelligenz kann Vorhersagen treffen und Handlungsempfehlungen aussprechen.

Beispiel: Auf Grundlage vergangener Zeitbuchungen, weiß die KI, dass viele Mitarbeiter im Juli im Urlaub sind. Im September hingegen sieht die Plattform eine jährlich wiederkehrende Nachfragespitze. Bei der Personaleinsatzplanung wird im September mehr Personal eingeplant, um der Nachfrage gerecht zu werden.

Es gibt viele verschiedene Arten von Prozessen. Aus diesem Grund gibt es auch verschiedene Prozessautomatisierungen.

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung oder auch RPA genannt, ist eine der bekanntesten. Software-Roboter übernehmen manuelle, repetitive Aufgaben. Sie kann wie ein Mensch an bestehenden Systemen arbeiten. Das Ziel ist die Entlastung bei Routineaufgaben. Es kommt bei der Zeiterfassung oder der Gehaltsabrechnung häufig zum Einsatz.

Regelbasierte Abläufe werden von Workflow-Automation gesteuert. Prozesse können über klare Wenn-Dann-Regeln gesteuert werden. Das fördert die Kommunikation und hilft bei der schnellen Umsetzung von Aufgaben. Klassisches Beispiel ist die Freigabe von Urlauben oder das Überstunden-Management.

KI Prozessautomatisierung ergänzt die vorherigen Modelle durch lernende Systeme. Es kann Muster erkennen und Vorhersagen treffen. Das ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung. Komplexe Prozesse werden somit maximal optimiert. Eine intelligente Prozessautomatisierung könnte beispielsweise Dienstpläne auf Grundlage von Nachfragetrends erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen Workflow-Automatisierung, RPA und KI?

Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen bei der Prozessautomatisierung unterstützen. Es ist schwierig, bei dieser großen Auswahl die richtige Prozessautomatisierung-Software zu finden. Einige Kriterien helfen bei der Auswahl:

1. Integrationsfähigkeit: Achten Sie darauf, dass sich das Tool in die bestehende Softwarelandschaft integriert. 
2. Usability: Die Bedienung sollte sowohl für IT, HR und Mitarbeitende einfach sein. 
3. Compliance: Achten Sie darauf, dass das Tool die Compliance erfüllt. Eine strukturierte Rechte- und Rollenlogik ist dafür unverzichtbar. 
4. Skalierbarkeit: Unternehmen wachsen ständig. Ein Tool sollte sich Ihren Anforderungen anpassen und mitwachsen. 
5. Reporting: Echtzeit-Daten helfen bei der Transparenz. Auf Grundlage dieser Daten werden wichtige Entscheidungen getroffen. 
6. Services: Ein Prozessautomatisierung-Tool ist mehr als nur eine Software. Das beauftragte Unternehmen sollte Ihnen Unterstützung und Wartung anbieten. So sind Sie auf der sicheren Seite, falls etwas schief geht. 
7. Einführungssicherheit: Die Implementierung einer neuen Software kann kompliziert werden. Im besten Fall bekommen Sie hierbei kompetente Unterstützung von erfahrenen Experten.

Um Prozesse zu automatisieren, muss man sie zunächst erkennen. Machen Sie alle Abläufe in Ihrem Unternehmen sichtbar, um Automatisierungspotential zu erkennen. Ein klassischer Ablauf ist: 

1. Analysieren Sie die Prozesse: Finden Sie Schwachstellen und identifizieren Sie manuelle Schritte. 
2. Priorisieren Sie: Welche Abläufe bringen durch intelligente Prozessautomatisierung den größten Nutzen? Was kann man am einfachsten umsetzen? 
3. Definieren Sie einen Pilotprozess: Suchen Sie einen Prozess heraus, der als Beispiel und Test vorangeht. 
4. Klären Sie die Datenflüsse: Legen Sie fest, was dokumentiert wird und welche Verantwortlichkeiten bestehen. 
5. Stakeholder einbinden: Informieren und schulen Sie Mitarbeiter, Teamleiter, Management, etc... 
6. Messen Sie Ergebnisse: Haben Sie die Resultate immer im Blick. Anschließend können weitere Optimierungen vorgenommen werden. 
7. Skalieren Sie die Prozessautomatisierung: Bei einem erfolgreichen Piloten, können Sie die erfolgreichen Ansätze auf weitere Bereiche ausweiten. 

Warum Zeitdaten, Planung und Integrationen zuerst betrachtet werden sollten 

Zeitdaten sind die Grundlage der digitalen Prozessautomatisierung. Die Daten werden für Prozesse wie Überstunden-Management, Urlaubsfreigaben und Schichtplanung genutzt. Ohne eine saubere Datenbasis ist die Automatisierung nur begrenzt hilfreich.

Viele Unternehmen starten direkt mit der Prozessautomatisierung ohne eine richtige Struktur. Wir verraten Ihnen typische Fehler:

1. Schlechte Prozessbasis: Es gibt kaum Daten, um Prozesse zu identifizieren und zu automatisieren. 
2. Isolierte Tools: Das verwendete Tool kann nicht an die bestehenden Softwares im Unternehmen angebunden werden. 
3. Fehlende Datenqualität: Zeit- und Planungsdaten sind falsch oder unvollständig. 
4. Unklare Zuständigkeiten: Es gibt keine klare Steuerung der Prozessautomatisierung. Niemand fühlt sich richtig verantwortlich. 
5. Zu großes Startprojekt: KPIs werden zu hoch gesetzt für große, komplexe Prozesse. 
6. Fehlende Erfolgsmessung: Nach Umsetzung der Automatisierung gibt es keinen Überblick über den Nutzen.

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet die Automatisierung manueller, repetitiver Abläufe. Klare Regeln steuern den Ablauf. Beispiele sind Zeitbuchung, Freigaben und Datenweitergabe im Unternehmen.

Welche Beispiele gibt es für Prozessautomatisierung?

Typische Beispiele sind Zeiterfassung mit Freigabe und Payroll. Auch Abwesenheiten, Schichtplanung, Zutrittssteuerung und automatische Datenübertragung zwischen Systemen.

Was sind die vier Säulen der Automatisierung?

Die vier Säulen sind Standardisierung, Datenerfassung, Workflow-Automatisierung und intelligente Optimierung. Zusammen ermöglichen sie steuerbare, effiziente und skalierbare Unternehmensprozesse.

Was bedeutet Geschäftsprozessautomatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung automatisiert komplette Abläufe. Mehrere Schritte werden verbunden. Es umfasst Prozesse aus allen Bereichen eines Unternehmens.

Prozessautomatisierung stärkt die Steuerung und Entscheidungsfähigkeit eines Unternehmens. Dadurch wird es zu viel mehr als nur einem IT-Thema. Es beeinflusst maßgeblich den Unternehmenserfolg. Wer Prozesse richtig automatisiert, senkt Kosten, steigert Effizienz und gewährleistet Transparenz.

Eine HR-Software unterstützt Sie dabei, Prozessautomatisierung erfolgreich umzusetzen. Sie erfasst Arbeitszeiten, bereitet Daten auf und unterstützt bei der Personaleinsatzplanung. Sie ist ein strategischer Schritt zu mehr Effizienz und Unternehmenserfolg.