Urlaubsgeld: Anspruch, Höhe, Berechnung und Auszahlung erklärt

Unter Urlaubsgeld versteht man eine zusätzliche Sonderzahlung, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern gewähren. Diese erfolgt meist vor dem Urlaub. Es handelt sich nicht um eine gesetzliche Pflicht, sondern um eine freiwillige Leistung.

Unternehmen zahlen Zusatzleistungen, um:

• ihre Mitarbeiter zu motivieren, 
• Ihr Unternehmenspaket attraktiv zu gestalten.

Die Begriffe Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt stehen für unterschiedliche Dinge. Wir erklären hier, was diese Unterschiede sind.

In Deutschland hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf bezahlten Urlaub. Diese Zahlung ist das Urlaubsentgelt und wird vom Bundesurlaubsgesetz geregelt. Es handelt sich um das normale Arbeitsentgelt, das der Mitarbeiter weiter erhält, obwohl er nicht arbeitet. So ist der Mitarbeiter während seiner freien Tage abgesichert.

Im Gegensatz zum Urlaubsentgelt ist das Urlaubsgeld eine freiwillige Zahlung, die als Beitrag dient. Der Arbeitnehmer bekommt Urlaubsgeld neben seinem regulären Lohn. Diese Sonderzahlung wird auch als „14. Monatsgehalt“ oder „Urlaubsgratifikation“ bezeichnet.

Der Hauptunterschied ist also:

• Urlaubsentgelt ist eine Pflicht. Es ist gesetzlich. 
• Urlaubsgeld hängt vom Arbeitsvertrag ab. Es ist freiwillig.

Die Entscheidung, Urlaubsgeld zu zahlen oder nicht, liegt beim Arbeitgeber. Dieser ist nicht verpflichtet, Urlaubsgeld zu zahlen, außer es besteht eine ausdrückliche Vereinbarung mit dem Mitarbeiter. Typische Anspruchsquellen sind:

• Tarifvertrag: In Branchen mit Tarifbindung wird Urlaubsgeld deutlich häufiger gezahlt. 
• Arbeitsvertrag: Individuell vereinbartes Urlaubsgeld gilt verbindlich für den Mitarbeiter. 
• Betriebsvereinbarung: Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat können Urlaubsgeld regeln. 
• Betriebliche Übung: Wenn ein Arbeitgeber über mehrere Jahre hinweg Urlaubsgeld zahlt, entsteht bei den Mitarbeitern eine Erwartungshaltung, auch wenn es nicht im Vertrag steht.

Da Urlaubsgeld nicht gesetzlich festgelegt ist, entscheidet der Arbeitgeber, wie viel gezahlt wird.

In tarifgebundenen Branchen ist die Höhe des Urlaubsgeldes durch einen Vertrag geregelt. Wenn das Urlaubsgeld im Tarifvertrag steht, dann ist es verpflichtend.

In nicht tarifgebundenen Unternehmen legen Arbeitgeber die Höhe des Urlaubsgeldes selbst fest, meist im Arbeitsvertrag oder über betriebliche Regelungen.

So sehen typische Modelle für Urlaubsgeld aus:

• Fester Betrag. Der Arbeitgeber legt freiwillig einen festen Betrag für alle Mitarbeiter oder bestimmte Gruppen fest. Er zahlt eine bestimmte Summe pro Jahr als Urlaubsgeld. Diese ist unabhängig vom Gehalt. 

Beispiel: Alle Mitarbeiter bekommen 500 € als einmaligen Bonus vor dem Sommerurlaub. 

• Prozentsatz vom Monatsgehalt. Der Arbeitgeber legt freiwillig einen Prozentsatz für alle oder bestimmte Mitarbeiter fest. Das Urlaubsgeld wird als prozentualer Anteil des aktuellen Monatsgehalts berechnet. 

Beispiel: Bei einem Gehalt von 3000 € bekommen Mitarbeiter 1500 € Urlaubsgeld. 

• Tarifliche Sonderzahlung. Der Tarifvertrag legt die Höhe für alle tarifgebundenen Mitarbeiter fest.

Beispiel: Im Baugewerbe erhalten alle Mitarbeiter 1000 € Urlaubsgeld pro Jahr.

Die Berechnung des Urlaubsgeldes hängt von der betrieblichen Regelung ab:

• Beim festen Betrag erhalten die Mitarbeiter einen einmaligen Bonus. 
• Bei einem Prozentsatz vom Monatsgehalt wird das Urlaubsgeld vom aktuellen Gehalt berechnet. Wenn die Mitarbeiter nur einen Teil im Jahr gearbeitet haben, ist die Zahlung anteilig nach Beschäftigungsdauer.

Wir geben hier ein paar Beispiele für ein besseres Verständnis der Berechnung vom Urlaubsgeld.

Beispiel 1: Urlaubsgeld als fester Betrag

Das Urlaubsgeld als fester Betrag ist wohl die einfachste Lösung.

Als Arbeitgeber können Sie freiwillig entscheiden, wie viel Urlaubsgeld Sie Ihren Mitarbeitern zahlen möchten. Es geht ganz einfach. Wenn Sie sich für eine Höhe von 500 € entschieden haben, erhalten alle Mitarbeiter 500 €.

Der Vorteil von Urlaubsgeld als festem Betrag ist, dass Sie die Zahlung unabhängig von den Gehältern und der Beschäftigungsdauer Ihrer Mitarbeiter anpassen können.

Beispiel 2: Urlaubsgeld als Anteil vom Monatsgehalt

Möchten Sie das Urlaubsgeld Ihrer Mitarbeiter nach Gehalt und Beschäftigungsdauer anpassen? Sie können Urlaubsgeld als Anteil vom Monatsgehalt berechnen.

Das Urlaubsgeld kann zum Beispiel 40 % des Bruttomonatsgehalts betragen. Bei einem Monatsgehalt von 3000 € beträgt die Höhe:

3000 x 0,4 = 1200 €

Ein Mitarbeiter, der das ganze Jahr über gearbeitet hat, bekommt in dem Fall 1200 € Urlaubsgeld.

Bei unterjährigem Eintritt muss das Urlaubsgeld anteilig berechnet werden. Wenn ein Mitarbeiter 6 von 12 Monaten gearbeitet hat, beträgt das Urlaubsgeld:

1200 x 6/12 = 600 €

In dem Fall bekommt der Mitarbeiter 600 € Urlaubsgeld.

Die Bezahlung des Urlaubsgeldes hängt von der jeweiligen Regelung im Unternehmen oder des Tarifvertrags ab. In den häufigsten Fällen wird diese Sonderzahlung vor der Urlaubszeit bezahlt. Viele Unternehmen bezahlen sie im späten Frühjahr oder anfangs Sommer. Mitarbeiter können davon profitieren, um sämtliche Urlaubskosten damit zu bezahlen.

Ja, Urlaubsgeld ist steuerpflichtig. Es handelt sich dabei um eine Einmalzahlung, die auch sozialversicherungspflichtig ist. Bei Urlaubsgeld werden Steuern vom Bruttobetrag abgezogen. Die Mitarbeiter bekommen also einen Nettobetrag vom Urlaubsgeld auf ihr Konto.

In Sonderfällen hängt es vom Vertrag ab, ob und wie Urlaubsgeld bezahlt wird. Bei Minijobs und Elternzeit haben Mitarbeiter Anspruch auf Urlaubsgeld. Entscheidend ist aber die vereinbarte Regelung im Arbeits- oder Tarifvertrag.

Bei Krankengeld gibt es auch keine pauschale Antwort. Manche Arbeitgeber zahlen anteilig Urlaubsgeld, andere nicht.

Im Fall einer Kündigung ist es wichtig, die Regelung immer im Vorfeld zu prüfen. Arbeitgeber können nämlich das Urlaubsgeld zurückfordern, wenn der Arbeitsvertrag eine Rückzahlungsklausel enthält.

Der TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) regelt seit 1. März 2005 die Arbeitsbedingungen, Gehälter und Sonderzahlungen für Beschäftigte im öffentlichen Dienst in Deutschland. Vor seiner Einführung zahlten viele Arbeitgeber ein separates Urlaubsgeld an ihre Mitarbeiter.

Durch den TVöD und die Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) wird kein separates Urlaubsgeld mehr bezahlt. Stattdessen gibt es die Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD), die im November ausgezahlt wird.

Dabei handelt es sich um eine allgemeine Sonderzahlung. Diese ist unabhängig vom Gehalt und von der Beschäftigungsdauer im Jahr.

Urlaub, Abwesenheiten, Sonderzahlungen: Der HR-Alltag kann schnell von Daten überwältigt werden.

Mithilfe klarer Regeln können Daten strukturiert werden und Zahlungen problemlos erfolgen. Vor allem müssen Personalbteilungen festlegen, wann und unter welchen Bedingungen Urlaubsgeld ausgezahlt wird.

Moderne Workforce Management Prozesse unterstützen HR bei der Personaleinsatzplanung. So können die Teams: 

• eine klare Struktur in ihrer alltäglichen Arbeit einbauen, 
• Zahlungen effizient verwalten.

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Urlaubsgeld ist eine Sonderzahlung, die das Gehalt der Mitarbeit ergänzt. Da diese Zahlung vom Vertrag oder von der betrieblichen Übung abhängt, variiert ihre Umsetzung je nach Arbeitgeber.

Für eine effiziente Verwaltung von Urlaubsgeld benötigen HR-Abteilungen geregelte Maßnahmen. Protime spielt dabei eine hilfreiche Rolle. Das Tool bietet: 

• eine digitale Zeiterfassung für Mitarbeiter, 
• eine transparente Übersicht über die Daten für HR-Abteilungen.

Der Vorteil ist, dass die Urlaubs- und Sonderzahlungen mit Zeiterfassung verknüpft werden können. Dies ermöglicht eine einfache Planung vom Urlaubsgeld.

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