Mit der Zeiterfassung will man nicht einfach herausfinden, wer pünktlich ist und wer zu spät kommt. Es handelt sich dabei um ein wertvolles Instrument, das Aufschluss darüber gibt, wo Zeit verschwendet wird und wo Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden können. Diese genaue Zeiterfassung können Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer gemeinsam gestalten und herausfinden, wo es noch Luft nach oben gibt, um die strukturellen Probleme, die letztendlich zu Überstunden führen, anzugehen.
So verhindern Sie Überstunden mit einer Zeiterfassung
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Bei deutschen Unternehmen sind Überstunden noch immer ein Alltagsphänomen. Aus dem Protime Zeitbarometer wird deutlich, dass deutsche Arbeitnehmer regelmäßig Überstunden leisten und das aus verschiedenen Gründen. Ganze 42,3 % der Teilnehmer an der Befragung geben an, dass sie oft aufgrund der hohen Arbeitsbelastung Überstunden leisten. 39 % leisten Überstunden aufgrund nicht vorgesehener Umstände, die besonderen Einsatz erfordern. Diese Zahlen verdeutlichen, dass bessere Wege gefunden werden müssen, um die Arbeitsbelastung in den Griff zu bekommen und Überstunden zu vermeiden. Eine der Lösungen, auf die immer mehr Unternehmen setzen, ist die Implementierung eines effektiven Zeiterfassungssystems.
Die Vorteile der Zeiterfassung
Sichtbarkeit und Einblicke
Mit einem soliden Zeiterfassungssystem sehen Arbeitnehmer und Vorgesetzte genau, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen. So kann man viel leichter herausfinden, welche Aufgaben zu viel Zeit in Anspruch nehmen und wo es Hürden im Arbeitsprozess gibt. Wenn Arbeitnehmer genau im Blick haben, wofür sie Zeit aufwenden, können sie ihren Arbeitstag effizienter planen und die richtigen Prioritäten setzen. Das rückt auch den Überstunden zu Leibe.
Wenn Arbeitnehmer beispielsweise merken, dass sie systematisch zu viel Zeit für Besprechungen aufwenden, können Sie Ihre Besprechungspolitik im Unternehmen einmal überdenken. In der Befragung gab mehr als 1 von 10 (12,6 %) der deutschen Befragten an, dass sie aufgrund von Besprechungen Überstunden leisten. Indem man Besprechungen kürzer und effizienter gestaltet, können Sie Überstunden effektiv angehen.
Arbeitsbelastung und unvorhergesehene Ereignisse
Mit einer Zeiterfassung können Sie Muster schneller erkennen, die auf zu hohe Arbeitsbelastung hindeuten. Beispielsweise regelmäßige Überstunden, verpasste Deadlines oder ein Anstieg des Krankenstandes.
Das Protime Zeitbarometer zeigt, dass 37,7 % der Arbeitnehmer Überstunden aufgrund von Personal- oder Ressourcenmangel leisten. Mit einer Zeiterfassung können Sie diese Probleme aufdecken, damit Sie sie effektiv angehen können. Beispielsweise durch zusätzliche Unterstützung oder eine bessere Verteilung der Arbeitsbelastung. So verhindern Sie, dass Ihre Arbeitnehmer strukturell Überstunden leisten und dadurch ein Burnout riskieren.
Zeiterfassung für frühzeitiges Gegensteuern
Mit einer Zeiterfassung bekommen Teamleiter ein Werkzeug in die Hand, um einzugreifen, wenn Arbeitnehmer strukturell Überstunden leisten. Beispielsweise können Sie die Arbeitsverteilung überarbeiten oder bestimmte Aufgaben automatisieren, um die Arbeitsbelastung zu verringern. Nicht nur lassen sich so Überstunden verhindern – das fördert auch das Wohlbefinden der Arbeitnehmer, was wiederum zu gesteigerter Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz führt.
Laden Sie das Protime Zeitbarometer herunter
Zeiterfassung bietet nicht einfach nur einen Einblick darin, wie die Zeit aufgewandt wird, sondern hilft auch, die Ursachen von Überstunden ausfindig zu machen. Beispielsweise zu hohe Arbeitsbelastung und ineffiziente Arbeitsprozesse. Wollen Sie noch mehr über Zeiterfassung, Arbeitnehmerwohlbefinden und flexibles Arbeiten erfahren?