Personalkostenplanung: Definition, Beispiele & Tools

Die Personalkostenplanung-Definition umfasst die Planung, Steuerung und Prognose aller personalbezogenen Kosten im Unternehmen. Dazu gehören sowohl fixe Kosten, wie Gehälter, als auch variable Kosten, wie Boni.

Die Personalkostenplanung ist ein zentrales Instrument für das HR-Controlling. Es wird zur Analyse und Überwachung der Personalkosten genutzt. Die Ist-Kosten können mit Umsätzen ins Verhältnis gesetzt werden. So wird die Effizienz des Personals eines Unternehmens bewertet. Bei Abweichungen von geplanten Personalkosten kann schnell gehandelt werden. Das reduziert das Risiko von Kostenüberschreitungen.

Zur Personalkostenplanung zählen alle direkten und indirekten personalbezogenen Kosten. Für eine präzise Planung müssen alle Kosten entlang des Mitarbeiterlebenszyklus betrachtet werden. Das bietet die optimale Möglichkeit, Einsparpotenziale zu identifizieren.

Direkte Personalkosten

Direkte Personalkosten sind unmittelbar mit der Arbeitsleistung der Mitarbeitenden verbunden. Sie können den einzelnen Beschäftigten direkt zugerechnet werden. Sie beschreiben meistens den größten Anteil der gesamten Personalkosten. Sie werden direkt durch die Personalstruktur und die Vergütungssysteme beeinflusst. Typische Bestandteile sind:

• Gehälter
• Löhne
• Boni
• Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld

Indirekte Personalkosten

Die indirekten Personalkosten sind die zusätzlichen Kosten rund um den Mitarbeiter. Sie sind nicht an seine Arbeit gebunden, sondern entstehend ergänzend. Häufig wird dieser Teil bei der Personalkostenplanung unterschätzt. Umso wichtiger ist es, auch diesen Teil der Kosten zu berücksichtigen. Typische Bestandteile sind:

• Sozialabgaben
• Weiterbildung
• Benefits
• Dienstwagen
• Zuschüsse

Personalkosten übernehmen durchschnittlich 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten. Damit stellen sie eine zentrale Grundlage für fundierte Unternehmensentscheidungen dar.

• Budgetkontrolle: Die Personalkostenplanung ermöglicht eine präzise Planung und Überwachung des größten Kostenblocks.
  Beispiel: Ein Unternehmen plant eine Expansion mit 3 neuen Filialen. Sie müssen nun entscheiden, wie viele Mitarbeiter pro Filiale eingestellt werden. Es werden alle Kosten pro Mitarbeiter kalkuliert und mit dem Budget verglichen. Das Ergebnis: Es können zwei Mitarbeiter pro Filiale eingestellt werden.

• Wettbewerbsfähigkeit: Wer Personalkosten effizient steuert, steigert Margen und Gewinn. Das ermöglicht Investitionen in Wachstum und Innovation.
  Beispiel: Die zwei Mitarbeiter können genau den Workload pro Filiale erfüllen. Diese optimierte Personaleinsatzplanung reduziert Leerlaufzeiten.

• Personalentscheidungen: Personalkostenplanung gibt Antworten auf die wichtigsten Fragen. Welche Positionen müssen ausgeschrieben werden? Welche Aufgaben werden outgesourct? Wo müssen Personalanpassungen getätigt werden?
  Beispiel: Das Geschäft in Filiale 1 läuft besonders gut. Die Mitarbeiter sind zunehmend überlastet. Durch neu erwirtschaftete Umsätze, ist mehr Budget für einen neuen Mitarbeiter vorhanden.

• Kostenoptimierung: Durch genaue Planung können Einsparpotenziale identifiziert werden.
  Beispiel: Das Geschäft in Filiale 2 läuft eher schleppend. Einer der beiden Mitarbeiter hat häufiger mal nichts zu tun. Um Kosten zu optimieren, entscheidet das Unternehmen, stattdessen eine Teilzeit-Position anzubieten.

• Planungssicherheit: Personalkostenplanung erhöht die Stabilität. Sie ermöglicht eine verlässliche Szenarioplanung. Das macht Unternehmen resilienter.
  Beispiel: Die präzise Personalkostenplanung ermöglicht einen Forecast. Das Unternehmen sieht, wann sich die neuen Filialen mit ihren Mitarbeitern rentieren.
   

Die Personalkostenplanung ist ein strukturierter Prozess von Analyse bis Controlling. Sie kombiniert HR-Daten, Annahmen und Forecasts.

1. Analyse der aktuellen Personalkosten

Die bestehenden HR-Daten sind der Start für die Personalkostenplanung. Aus Gehaltsabrechnungen, Zeitwirtschaft oder HR-Systemen können die Daten entnommen werden. Dabei werden nicht nur die generellen Kosten analysiert. HR befasst sich außerdem mit den Gehaltsstrukturen und Vergütungsmodellen. Wesentliche Kostentreiber werden somit identifiziert.

2. Annahmen für zukünftige Entwicklungen treffen

Eine Personalkostenplanung berücksichtigt zukünftige Kosten. Geplante Gehaltserhöhungen, Neueinstellungen oder Personalabbau müssen eingerechnet werden. Inflation und Tarifentwicklungen haben ebenfalls einen großen Einfluss auf die Personalkosten. All diese Faktoren bilden die Grundlage für einen realistischen Forecast.

3. Personalbedarf planen

Aus den Unternehmenszielen lässt sich der zukünftige Personalbedarf ableiten. Dieser muss mit dem Budget übereinstimmen. Wichtig ist, auch die Auslastung des Personals zu berücksichtigen. Bei Über- oder Unterlastung müssen Optimierungen vorgenommen werden.

4. Gesamtkosten berechnen

Alle Kosten werden zusammengeführt. Indirekte, direkte, variable und fixe Kosten müssen dabei eingeplant sein. Daraus erfolgt eine Kostenberechnung pro Mitarbeiter, Team oder Standort.

5. Soll-Ist-Vergleich und Controlling

Die kalkulierten Kosten werden regelmäßig mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen. Meistens findet ein monatlicher Abgleich statt. Abweichungen können direkt analysiert werden. Kosten-Verursacher wie Überstunden oder Fluktuation können schnell erkannt und optimiert werden.
 

Zur Veranschaulichung geben wir ein Personalkostenplanung-Beispiel.

Die Beispiel GmbH produziert Trinkflaschen. Das Unternehmen beschäftigt 50 Mitarbeiter und zahlt ihnen ein durchschnittliches Jahresgehalt von 40.000 €. Zusätzlich bekommt jeder Mitarbeiter ein Weihnachtsgeld von 1.000 € am Ende des Jahres. Daraus ergeben sich direkte Personalkosten von 2.050.000 €. Die Rechnung ist folgende:

50 Mitarbeiter x (40.000 € durchschnittliches Jahresgehalt + 1.000 € Weihnachtsgeld) = 2.050.000 €

Die Beispiel GmbH zahlt zusätzlich rund 20 % Sozialabgaben auf das Arbeitsentgelt. Zusätzlich gibt sie jährlich rund 5 % für Weiterbildungen für die Mitarbeiter aus. Dadurch ergeben sich 512.500 € an indirekten Kosten. Die Rechnung ist:

2.050.000 € direkte Personalkosten x (0,2 Sozialabgaben + 0,05 Weiterbildungen) = 512.500 €

Die gesamten Personalkosten betragen:
2.050.000 € direkte Personalkosten + 512.500 € indirekte Personalkosten = 2.562.500 €

Die gesamten Personalkosten geben vollständige Transparenz über das Gehalt hinaus. Sie sind die Grundlage für weitere Personalentscheidungen.

Viele, vor allem kleine Unternehmen, starten ihre Personalkostenplanung mit Excel. Excel ist ein häufig genutztes Tool für einfache und mittelkomplexe Planung. Die typische Tabellenstruktur ist den meisten bekannt. Daher benötigt es wenig Eingewöhnungszeit. Gehälter, Sozialabgaben etc. können einfach eingetragen werden. Mit Formeln können Gesamtkosten automatisch berechnet werden. Durch seine weite Verbreitung, ist Excel ein beliebtes Einstiegstool. 

Personalkostenplanung kann direkt ohne zusätzliche Software umgesetzt werden. Sobald die Personalstruktur jedoch komplexer wird, reicht Excel an seine Grenzen. Durch manuelle Eingabe ist es fehleranfällig. Echtzeit-Daten fehlen vollständig und die intelligente Forecast-Erstellung ist nicht vorhanden.

Daher eignet sich Excel vor allem für einfache Personalkostenplanungen. Bei steigender Komplexität empfehlen sich spezialisierte Tools.

Excel eignet sich für einfache Personalkostenplanung. Es ist günstig, weit verbreitet und einfach zu bedienen. Bei wachsender Komplexität kommt eine Software ins Spiel. HR-Software unterstützt gezielt bei:

• Automatische Datenübernahme: Personalkostenplanung-Software übernimmt automatisch die Daten aus Zeiterfassung und Payroll-Systemen. Das eliminiert das Fehlerrisiko und bietet jederzeit Echtzeit-Daten.
• Szenarioplanung: Die Software erstellt verschiedene Best-, Worst- und Wachstumsszenarien. Sie kann Vorhersagen über zukünftige Personalkosten treffen.
• Integration mit Zeitwirtschaft: HR-Software führt Zeiterfassung mit Personalkostenplanung zusammen. Daraus lassen sich Kosten besonders präzise errechnen.

Protime bietet eine Workforce-Management-Software, die Datenerfassung mit strategischer Planung verbindet. Auf einem Dashboard erhalten HR und Führungskräfte eine Übersicht zu aktuellen und zukünftigen Personalkosten. Das ermöglicht die kontinuierliche Optimierung von Kosten.

Die Personalkostenplanung schafft Transparenz über den größten Kostenblock in einem Unternehmen. Auf Grundlage dieses Instruments können HR und Management strategische Personalentscheidungen treffen. Nur mit einer strukturellen Herangehensweise ist eine zuverlässige Planung möglich. Kleinste Fehler können bereits mit großen Risiken verbunden sein. 

Aus diesem Grund verwenden immer mehr Unternehmen ein Personalkostenplanung-Tool. Diese Tools automatisieren Prozesse und erhöhen Datenqualität. Sie können Daten in Echtzeit analysieren und auf dieser Basis Szenarien erstellen.