Als een werknemer te veel taken moet afhandelen, kan dat stress genereren en wegen op de concentratie en de motivatie.

Het gevolg is dat zijn of haar taken (en soms zijn of haar geestelijke gezondheid) rechtstreeks worden beïnvloed. Gelukkig kan de ABCDE-methode zorgen voor een beter tijdbeheer!

We leggen uit hoe het werkt.

Wanneer een werknemer overspoeld wordt met werk en een veelheid aan taken moet uitvoeren, kan hij of zij zich snel overweldigd voelen of kiezen voor uitstelgedrag.

Deze oncomfortabele situatie heeft een merkbare impact op de productiviteit. Een te groot aantal onafgemaakte opdrachten kan leiden tot demotivatie en psychosociale risico’s in de hand werken; stressproblemen en andere.

28% van de Europese werknemers zeggen hier last van te hebben (studie van het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk).

Methodische classificatie

"Als een doel niet wordt gehaald, zorgt dat voor angst en bezorgdheid en dat voelt aan als een last", analyseert E.J. Masicampo, psychologieprofessor aan de Wake Forest University in de VS, het fenomeen in een interview.

Daarom raadt hij aan takenlijsten te beschouwen als een reeks minidoelen. We hadden het in dat verband al over de Eisenhower-matrix en timeblocking, maar de ABCDE-methode kan een interessant alternatief zijn.

Deze plannings- en organisatiemethode werd bedacht door de Amerikaans-Canadese specialist in persoonlijke ontwikkeling en training, Brian Tracy. Zijn idee (ontwikkeld in zijn boek ‘Eat That Frog’) is gebaseerd op het categoriseren van taken naar belangrijkheid om zowel het tijdbeheer te verbeteren als doelen gerealiseerd te krijgen. Je raadt het al, het is een classificatie die de eerste vijf letters van het alfabet volgt.

Hoe werkt het concreet?

  • A: zeer belangrijke taken die de meeste waarde toevoegen en die absoluut uitgevoerd moeten worden. Bv. een vergadering, een rapport indienen.
  • B: belangrijke taken die uitgevoerd moeten worden, maar die minder cruciaal zijn dan de eerste. Bv. niet meteen reageren op een e-mail.
  • C: optionele taken: ze zijn leuk om te doen, maar niet urgent en hebben geen gevolgen. Bv. een koffie drinken met een collega.
  • D: taken om te delegeren, zodat je je kunt concentreren op taken A en B.
  • E: taken om te elimineren, kortom alle taken die tijdverspilling zijn.

Nauwkeurige organisatie

Om deze Amerikaanse techniek goed toe te passen en er alle efficiëntie uit te halen, is het cruciaal te beseffen dat taken A en B het ritme van de dag moeten bepalen en niet de andere. Anders werkt het niet.

Afhankelijk van de doelstellingen, kan deze organisatie van onschatbare waarde zijn. Het bespaart dagelijks tijd, voorkomt vergetelheid en tekortkomingen, en verbetert de kwaliteit van het werk.

Het zorgt steevast voor minder demotivatie en stress en zorgt voor een hoger slaagpercentage.

Geïnteresseerd in timemanagement?
Florent Bovicelli
Written by: Florent Bovicelli
Content marketeer