Resturlaub und Urlaubsverfall zum Jahresende: Was Arbeitgeber bis zum 31. Dezember tun müssen

Der Grundsatz steht in § 7 Abs. 3 BUrlG: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person liegende Gründe sie rechtfertigen – etwa ein Produktionspeak im Dezember oder eine Erkrankung im Herbst. Übertragener Urlaub muss dann bis zum 31. März genommen werden.

So weit der Gesetzestext. Entscheidend ist seit 2019 aber eine Bedingung, die im Gesetz nicht steht: Das Bundesarbeitsgericht hat am 19. Februar 2019 entschieden, dass die Befristung des Urlaubs grundsätzlich voraussetzt, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer „erforderlichenfalls förmlich“ auffordert, seinen Urlaub zu nehmen, und ihm „klar und rechtzeitig“ mitteilt, dass der Urlaub sonst verfällt (BAG, 9 AZR 423/16). Die Initiative liegt damit beim Arbeitgeber, nicht bei den Beschäftigten.

Das ist der Punkt, an dem viele Unternehmen scheitern – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil der Prozess fehlt. Die Personalabteilung weiß zwar, wie viele Tage offen sind. Ein individuelles, belegbares Schreiben an jede Person mit offenen Tagen verschickt aber kaum jemand rechtzeitig.

 

Das BAG lässt die Form offen, setzt aber klare Maßstäbe: Die Mittel müssen geeignet sein, den Beschäftigten eine informierte Entscheidung zu ermöglichen, und der Arbeitgeber trägt die Beweislast. Abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder einer Kollektivvereinbarung genügen in der Regel nicht (BAG, 9 AZR 423/16). Ein wirksamer Hinweis enthält vier Elemente:

1. Die konkrete Zahl offener Tage für genau diese Person, nicht „Ihren Resturlaub“.
2. Die Aufforderung, den Urlaub zu beantragen, mit einem Termin, bis wann Anträge eingehen sollten.
3. Den klaren Hinweis auf den Verfall zum 31. Dezember oder, bei Übertragung, zum 31. März.
4. Einen belegbaren Zugang: E-Mail mit Lesebestätigung, Nachricht im Mitarbeiterportal oder schriftlich gegen Unterschrift.

Muster für den Hinweis (vor Verwendung arbeitsrechtlich prüfen lassen):

Wann ist „rechtzeitig“? Das BAG nennt den Jahresbeginn als typischen Zeitpunkt: Arbeitgeber teilen die Urlaubstage mit, fordern zur rechtzeitigen Antragstellung auf und belehren über die Folgen. Vor dem Ende eines Übertragungszeitraums ist die Aufforderung zu wiederholen. In der Praxis bewährt sich ein Zwei-Stufen-Rhythmus: ein Hinweis im Januar mit dem neuen Jahresanspruch und eine Erinnerung im Herbst an alle, die noch offene Tage haben. Wer bisher nicht informiert hat, sollte es jetzt nachholen – ein Hinweis im November ist besser als keiner, auch wenn die Zeit bis Jahresende knapp ist.

Nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Betriebliche Gründe sind etwa eine Auftragsspitze, ein Personalengpass oder ein Projekt, das ohne die Person nicht fertig wird. Persönliche Gründe sind vor allem Krankheit. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können die Übertragung abweichend regeln; prüfen Sie Ihre Regelung, bevor Sie Anträge ablehnen oder pauschal übertragen.

Wichtig für Unternehmen mit Betriebsrat: Die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG. Wer Betriebsferien zwischen den Jahren oder eine Urlaubssperre in der Hochsaison einführen will, braucht dafür die Zustimmung des Betriebsrats. Eine Betriebsvereinbarung, die den Ablauf von Hinweis, Antrag und Übertragung festlegt, schafft für beide Seiten Klarheit.

Industrie mit Betriebsferien zwischen den Jahren

Betriebsferien binden einen Teil des Resturlaubs automatisch, müssen aber mit dem Betriebsrat vereinbart und rechtzeitig angekündigt sein. Prüfen Sie, wer danach noch offene Tage hat, und weisen Sie diese Personen gesondert hin. Mehr zur Planung in der Fertigung.

Logistik und Handel mit Jahresendgeschäft

Wenn November und Dezember die stärksten Monate sind, ist Urlaub zum Jahresende kaum möglich. Das ist ein dringender betrieblicher Grund für eine Übertragung – planen Sie dann aber das erste Quartal so, dass die Tage bis 31. März tatsächlich genommen werden können, und weisen Sie erneut darauf hin.

Schichtbetrieb mit Teilzeit und unterschiedlichen Arbeitstagen

Bei wechselnden Arbeitstagen pro Woche muss der Urlaubsanspruch in Arbeitstage umgerechnet werden. Fehler in der Umrechnung führen zu falschen Resturlaubsständen – und damit zu falschen Hinweisen. Wie das Arbeitszeitmanagement Schichtmodelle und Urlaubskonten zusammenführt, zeigt unsere Seite zum Arbeitszeitmanagement.

Unternehmen mit mehreren Standorten

Wenn jeder Standort Urlaubslisten selbst führt, ist der Gesamtstand im November oft unklar. Ein zentraler Überblick über offene Tage je Standort ist die Voraussetzung, um überhaupt rechtzeitig hinweisen zu können. Wie ein großes Unternehmen Abwesenheiten zentral erfasst, zeigt die Kundengeschichte von Randstad.