HR und personalverwaltungssoftware für Zeiterfassung, planung und Zutrittskontrolle

Workforce-Management-Software unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitszeit, Anwesenheit, Dienstpläne, Abwesenheiten, Personaleinsatzplanung und Compliance an einer Stelle zu steuern. Sie gibt HR, Führungskräften und Mitarbeitenden Transparenz darüber, wer wann arbeitet und wie die Personalressourcen eingesetzt werden. Protime verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement, Personaleinsatzplanung und Reporting, damit Unternehmen Produktivität, Compliance und Employee Experience verbessern.

HR-Software konzentriert sich in der Regel auf Personalakten, Recruiting, Onboarding, Performance Management, Lernen, Vergütung und die klassische Personaladministration. Workforce-Management-Software konzentriert sich auf die Steuerung von Arbeitszeit und Personaleinsatz: Zeiterfassung, Schichtplanung, Anwesenheit, Urlaubsverwaltung und arbeitszeitrechtliche Compliance. Protime ergänzt Ihre HR-Software um detaillierte Personaldaten, die HR- und Abrechnungssysteme weiterverwenden können.

Nein. Protime ist darauf ausgelegt, neben Ihren HR- und Abrechnungssystemen zu arbeiten, nicht sie zu ersetzen. Während Protime Prozesse wie Zeiterfassung, Dienstplanung, Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung steuert, bleiben die zentralen HR-Funktionen in der Regel in Ihrer bestehenden HR-Plattform. Protime kann die Workforce-Management-Ebene sein, die operative Personaldaten mit HR- und Abrechnungsprozessen verbindet.

Protime unterstützt Unternehmen in ganz Europa – mit lokaler Expertise, Einführungsteams und Workforce-Management-Know-how in diesen Ländern:

• Belgien (niederländisch- und französischsprachige Landesteile)

• Niederlande

• Frankreich

• Deutschland

• Spanien

• Vereinigtes Königreich

Über diese Kernmärkte hinaus unterstützt Protime auch internationale Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind – über seine internationalen Teams und sein Partnernetzwerk.

Unsere Workforce-Management-Plattform ist für europäische Arbeitgeber konzipiert und bildet unterschiedliche Arbeitsgesetze, Tarifverträge, Abrechnungsanforderungen, Arbeitszeitregelungen und Unternehmensrichtlinien über Ländergrenzen hinweg ab. Damit eignet sich Protime besonders für Unternehmen, die Mitarbeitende in mehreren europäischen Märkten über eine einzige Workforce-Management-Plattform steuern. Ob Sie in einem Land oder in mehreren Ländern tätig sind: Protime hilft Ihnen, Workforce Management zu standardisieren und dabei lokale Compliance-Anforderungen und Arbeitspraktiken zu berücksichtigen.

Die meisten Zeiterfassungsprojekte in einem Land gehen innerhalb von 6 bis 12 Wochen live. Länderübergreifende Einführungen mit Abrechnungsintegrationen und komplexen Arbeitszeitregeln dauern in der Regel 4 bis 9 Monate. Ihr Protime-Projektteam bestätigt den Zeitplan in der Discovery-Phase – auf Basis der Mitarbeitendenzahl, der gewählten Module, der Integrationen und des Rollout-Umfangs.

Protime wird pro Mitarbeitendem und pro Modul abgerechnet. Die Kosten hängen von der Mitarbeitendenzahl ab, von den Modulen, die Sie wählen, und davon, ob Sie Hardware zur Zeiterfassung benötigen. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen an das Workforce Management hat, erstellt Protime ein individuelles Preisangebot auf Basis Ihrer Anforderungen.

Ja. Protime betreibt ein Datenschutz-Managementsystem, das an den Anforderungen der DSGVO ausgerichtet ist, und schließt mit seinen Kunden förmliche Auftragsverarbeitungsverträge. Darüber hinaus unterhält Protime Sicherheits- und Datenschutzkontrollen, die durch die ISO-27001-Zertifizierung, die ISAE 3402 Type I-Prüfung und den Attestierungsrahmen ISAE 3000 Type I gestützt werden. Kundendaten werden überwiegend in Belgien gehostet, während bestimmte Anwendungen in der Region West Europe von Microsoft Azure betrieben werden. Die Datenverarbeitung erfolgt überwiegend innerhalb Europas.

Beides ist möglich. Unternehmen können Workforce Management dort, wo es erforderlich ist, mit physischen Zeiterfassungsterminals einführen, während Mitarbeitende ebenso digitale Self-Service-Lösungen und mobile Apps nutzen können. Welcher Ansatz am besten passt, hängt von Ihrer Belegschaft, Ihren Standorten, Ihren operativen Prozessen und Ihren Compliance-Anforderungen ab.

Protime übersetzt Tarifverträge in Regeln, die das System automatisch anwendet – so werden Dienstpläne, Überstunden, Zuschläge und Abwesenheitsansprüche korrekt berechnet, ohne manuelle Kontrollen. Dazu zählen etwa die Regelungen der belgischen paritätischen Kommissionen (paritair comité), die niederländischen CAOs, deutsche Betriebsvereinbarungen und die spanischen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung. Lokale Protime-Consultants konfigurieren diese Regelwerke in jedem Markt.

Ja. Protime betreut Unternehmen unterschiedlicher Größe – vom wachsenden Mittelständler bis zum Großkonzern. Die Workforce-Management-Plattform ist darauf ausgelegt, zunehmende Komplexität, mehrere Standorte und große Belegschaften zu unterstützen und dabei operative Steuerung und Transparenz zu erhalten. Protime betreut heute mehr als 5.000 Kunden.

Für ein europäisches Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern muss die richtige Workforce-Management-Software fünf Dinge leisten: Arbeitszeitregeln, die je Land gepflegt werden, Integration in Ihre bestehenden HR- und Abrechnungssysteme, Datenhosting in der EU, Einführung und Support in den lokalen Sprachen sowie die Fähigkeit, über Standorte hinweg zu skalieren, ohne in jedem Land ein eigenes System zu betreiben.

Vollständige HCM-Suiten wie Dayforce passen zu Unternehmen, die HR, Entgeltabrechnung und Talent Management auf einer Plattform bündeln wollen. All-in-one-HR-Tools wie Factorial oder Bizneo passen zu Unternehmen, die neben der Zeiterfassung auch Recruiting und Performance Management benötigen.

Protime ist für Unternehmen gemacht, die bereits ein HR-System haben und eine spezialisierte Workforce-Management-Ebene für ihre europäischen Standorte brauchen – mit lokalen Teams in acht Ländern, nativer Anbindung an die Entgeltabrechnung von SD Worx und ISO-27001-zertifiziertem Hosting in Europa.

Protime ist darauf ausgelegt, sich in Ihre bestehende Systemlandschaft einzufügen. Unsere Workforce-Management-Plattform lässt sich mit einer breiten Palette von HR-, Abrechnungs-, ERP-, Identity-Management- und Business-Anwendungen verbinden. So entfällt die manuelle Dateneingabe und es entsteht ein durchgängiger Fluss von Personalinformationen zwischen den Systemen. Als Teil der SD Worx Group integriert sich Protime in den europäischen Märkten nativ mit der Entgeltabrechnung von SD Worx.

Weitere typische Integrationen sind:

• HR-Systeme für Personalstammdaten und Organisationsstrukturen

• Abrechnungslösungen für Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Überstunden und Entgeltberechnungen

• ERP- und Business-Systeme, die Personal- oder Betriebsdaten benötigen

• Identity- und Access-Management-Plattformen für Authentifizierung und Single Sign-on (SSO)

• Microsoft-Technologien, darunter Microsoft-365-Umgebungen und Azure-basierte Services

• sicherer Dateiaustausch über APIs, SFTP und weitere Integrationsmethoden, sofern relevant

Da jedes Unternehmen eine eigene IT-Landschaft hat, richten wir unseren Integrationsansatz an Ihren bestehenden Systemen und Prozessen aus. Ob Sie in einem Land oder in mehreren europäischen Märkten tätig sind: Protime kann die Workforce-Management-Ebene werden, die Ihre HR-, Abrechnungs- und operativen Systeme verbindet.

In der Einführungsphase erheben unsere Consultants Ihre Anforderungen und definieren die passende Integrationsarchitektur für Ihre Umgebung.

Protime bietet keine kostenlose Testversion im Self-Service an. Da Arbeitszeitregeln, Dienstpläne und Integrationen je Unternehmen konfiguriert werden, beginnt Protime mit einer Demo auf Basis Ihrer eigenen Mitarbeitendenzahl, Ihrer Schichtmodelle und der Anforderungen in Ihrem Land.

Der Einstieg ist einfach:

1. Buchen Sie eine Demo mit einer unserer Workforce-Management-Expertinnen oder -Experten.
2. Besprechen Sie Ihre Anforderungen: Größe der Belegschaft, Standorte, Planungsbedarf, Abrechnungsintegrationen und Compliance-Anforderungen.
3. Erhalten Sie eine individuelle Empfehlung auf Basis der Prozesse und Ziele Ihres Unternehmens.
4. Planen Sie Ihre Einführung mit Unterstützung unserer Consultants und unseres Projektteams.
5. Wenn Sie Protime näher kennenlernen möchten, ist eine persönliche Demo der beste erste Schritt, um die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen zu besprechen.

Protime ist ein europäischer Spezialist für Workforce Management, 1995 gegründet und mit Hauptsitz im belgischen Mechelen. Das Unternehmen ist Teil der SD Worx Group, eines der größten HR- und Payroll-Anbieter Europas. Protime konzentriert sich ausschließlich auf Workforce Management – Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung und Zutrittskontrolle – und betreut 6.000 Kunden von Standorten in acht europäischen Ländern.

Protime erfasst und validiert Personaldaten wie Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Überstunden und Dienstpläne. Diese Daten lassen sich anschließend an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben. So berechnen Unternehmen Löhne und Gehälter genauer und reduzieren manuellen Verwaltungsaufwand. Als Teil der SD Worx Group bietet Protime eine nahtlose Integration mit SD Worx, unserem bevorzugten Partner für die Entgeltabrechnung. Gleichzeitig ist Protime anbieterunabhängig und lässt sich mit jedem Abrechnungssystem oder -anbieter integrieren, sodass Unternehmen ihre bestehende Lösung beibehalten können. Wie die Integration im Einzelnen aussieht, hängt von der eingesetzten Abrechnungslösung und der jeweiligen Kundenkonfiguration ab.