Pausenregelung einfach erklärt

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hat die Pausenregelungen gesetzlich verbindlich festgelegt. Das soll die Gesundheit der Beschäftigten schützen und die Überlastung vermeiden. Die Pausen sind grundsätzlich als Ruhepausen zu verstehen. Sie zählen somit nicht zur offiziellen Arbeitszeit. Die Einhaltung dieser Pausen ist Pflicht. Somit kann sie behördlich kontrolliert und gegebenenfalls geahndet werden.

Pausenregelung für verschiedene Arbeitszeiten

Wie lange und wann eine Pause gemacht werden muss, ist im Gesetz klar definiert. Grundsätzlich gibt es eine Unterscheidung nach Arbeitsstunden. Die Pausenzeiten je nach Arbeitszeit sieht wie folgt aus:

• Pausenregelung 5 Stunden. Bei einer Arbeitszeit von 5 Stunden gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Pause. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, Pausen freiwillig zu regeln.
• Pausenregelung 6 Stunden. Auch bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden gibt es keine gesetzliche Mindestpause. Sechs Stunden sind derzeit die maximale Arbeitszeit, die ohne Pause durchgearbeitet werden kann.
• Pausenregelung 7 Stunden. Ab einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Diese 30 Minuten können aufgeteilt werden in zweimal 15 Minuten.
• Pausenregelung 8 Stunden. Es gelten die gleichen Regelungen. Eine Pause von mindestens 30 Minuten ist vorgeschrieben. Eine Aufteilung ist möglich.
• Pausenregelung 9 Stunden. Auch hier gelten die gleichen Regelungen. 30 Minuten Pause sind Pflicht, die in zweimal 15 Minuten geteilt werden kann. Neun Stunden sind die Obergrenze für eine Pause von mindestens 30 Minuten.
• Pausenregelung 10 Stunden. Wer mehr als neun Stunden arbeitet, muss eine Pause von mindestens 45 Minuten einhalten. So sieht es das Arbeitszeitgesetz vor. Auch hier können die 45 Minuten in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt werden.

Pausen unter 15 Minuten erfüllen nicht die gesetzliche Definition einer Ruhepause. Unterbrechungen unter 15 Minuten, z. B. Raucherpausen, gelten dementsprechend nicht als Ruhepause.

Besondere Regelungen für Jugendliche

Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Dementsprechend sind die Pausenregelungen strenger als bei Erwachsenen. Jugendliche dürfen maximal 4,5 Stunden ohne Pause beschäftigt werden. Diese dürfen nicht an den Anfang oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden. 

Laut Gesetz darf eine Pause frühestens eine Stunde nach Beginn und spätestens eine Stunde vor Ende der Arbeitszeit gemacht werden. Der Arbeitgeber trägt hier eine besondere Verantwortung. Er muss Pausenräume zur Verfügung stellen und die Pausenzeiten genau regeln. Pausen in Arbeitsräumen sind für Jugendliche nur zulässig, wenn dort währenddessen nicht gearbeitet wird. Die Einhaltung dieser Schutzvorschriften muss ganz genau eingehalten werden. Die Pausenregelung je nach Arbeitszeit ist folgendermaßen:

• 4,5 bis 6 Stunden Arbeitszeit: Es gilt eine gesetzliche Mindestpause von 30 Minuten.
• 6 Stunden oder mehr Arbeitszeit: Eine Pause von mindestens 60 Minuten ist vorgeschrieben.

Auch hier ist eine Pause nur dann gültig, wenn sie 15 Minuten oder länger ist.

Die beiden Begriffe „Ruhepause“ und „Ruhezeit“ werden häufig synonym verwendet. Sie haben jedoch zwei unterschiedliche Bedeutungen. Wir erklären den Unterschied und zeigen Ihnen, wann welcher Begriff wichtig ist.

• Ruhepause beschreibt das Unterbrechen der Arbeitszeit während eines Arbeitstags. Ruhepausen dienen der kurzfristigen Erholung und sind in § 4 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Diese Pausen sind Pflicht und gelten nicht als Arbeitszeit.
• Ruhezeit bezeichnet die ununterbrochene Freizeit zwischen zwei Arbeitstagen. Ruhezeiten dienen der vollständigen Regeneration und sind in § 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Grundsätzlich beträgt die Ruhezeit mindestens 11 Stunden. Es gelten jedoch Ausnahmen in einigen Bereichen. Dazu gehören unter anderem die Pflege, die Gastronomie und der Verkehr. Hier können die Ruhezeiten auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn ein Ausgleich in einem festgelegten Zeitraum stattfindet.

Um gesetzliche Ruhezeiten und Ruhepausen zu veranschaulichen, geben wir Ihnen praxisnahe Beispiele. Hierbei handelt es sich um typische Arbeitstage im Leben zweier fiktiver Personen.

1. Marie, 17 Jahre, Auszubildende
   Marie ist 17 Jahre alt und macht eine Ausbildung zur Marketingkommunikationskauffrau. Montag und Freitag geht sie zur Berufsschule. Dienstags, mittwochs und donnerstags arbeitet sie jeweils 8 Stunden in ihrem Ausbildungsunternehmen. Welche Regelungen gelten nun für sie? Da sie noch minderjährig ist, gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG). Demnach muss sie innerhalb ihrer acht Stunden Arbeitszeit mindestens 60 Minuten Pause machen. Diese Pausen dürfen in Blöcke von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Außerdem muss Marie eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen einhalten. Endet ihre Arbeit am Dienstag um 18 Uhr, darf sie am Mittwoch frühestens um 6 Uhr wieder beginnen.

    

2. Johannes, 35 Jahre, Krankenpfleger
   Johannes ist 35 Jahre alt und arbeitet fest angestellt als Krankenpfleger. Im Krankenhaus arbeitet er bevorzugt nachts, da dies gut zu seinem Lebensstil passt. Die Schichten dauern teilweise bis zu 10 Stunden. Für Johannes gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Aufgrund der langen Arbeitszeit, muss er eine Pause von mindestens 45 Minuten machen. Die können in 15-Minuten-Blöcke eingeteilt werden. Laut Gesetz beträgt die Ruhezeit grundsätzlich 11 Stunden. Im Krankenhaus gibt es hier jedoch eine Ausnahme. Hier darf die offizielle Ruhezeit auf 10 Stunden verkürzt werden. Dies ist jedoch nur zulässig, wenn ein Ausgleich im gleichen Kalendermonat stattfindet. Johannes Schicht geht von 21:00 bis 07:00 Uhr. Seine nächste Schicht darf somit erst um 18 Uhr beginnen. Ein Start um 17 Uhr wäre nur bei Ausgleich zulässig.

Pausenregelungen sind gesetzlich verpflichtend und dienen dem Gesundheitsschutz. Zur Überprüfung der Einhaltung führen Arbeitsschutzbehörden regelmäßige Kontrollen durch. Bei Bedarf können sie Änderungen von Dienst- und Schichtplänen anordnen. Bei schweren Verstößen drohen Bußgelder sowie arbeitsrechtliche Konsequenzen. Nicht eingehaltene Pausenregelungen erhöhen das Haftungsrisiko bei Arbeitsunfällen oder Gesundheitsschäden. Entsprechend hoch ist seine Bedeutung im Bereich Compliance.

Verantwortung der Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, vorgeschriebene Ruhepausen zu gewähren. Ein bloßes „Erlauben“ von Pausen ist nicht zulässig. Die Pausen müssen klar geregelt und planbar sein. Sie können etwa im Dienstplan verankert sein oder in der Betriebsvereinbarung stehen. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Pausen tatsächlich genommen werden können. Dazu zählt laut der Verordnung über Arbeitsstätten in bestimmten Fällen ein Pausenraum. Dieser ist erforderlich, wenn das Unternehmen mehr als zehn Personen beschäftigt oder wenn Sicherheit und Gesundheitsschutz es erfordert. Arbeitszeiterfassung ist laut § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Pflicht. Hierüber lassen sich Pausenzeiten zurückverfolgen.

Rechte der Arbeitnehmer

Die Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen. In diesen Pausen darf nicht gearbeitet werden, da sie zur Erholung dienen. Auch auf die gesetzlichen Ruhezeiten besteht ein Anspruch. Werden diese gesetzlichen Vorgaben nicht eingehalten, stehen Arbeitnehmern mehrere Möglichkeiten offen:

• Gespräch mit Vorgesetzten suchen
• Pausenverstöße sachlich dokumentieren
• Betriebsrat oder Personalabteilung einbinden
• Kontaktaufnahme mit der zuständigen Arbeitsschutzbehörde, wenn Verstöße dauerhaft bestehen

Grundsätzlich gelten die Paragrafen §§ 4 und 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) branchenübergreifend. In manchen Branchen ist die Umsetzung dieser Vorgaben anspruchsvoller. So erschweren unter anderem unregelmäßige Arbeitszeiten oder Schicht- und Nachtarbeit die Planung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können ebenfalls entscheidende Herausforderungen darstellen.

Der Paragraf § 5 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) lässt in einigen Branchen eine Ausnahme zu. In denen können die Ruhezeiten von 11 Stunden auf 10 Stunden verkürzt werden. Dies ist nur erlaubt, wenn ein Ausgleich innerhalb eines Monats oder innerhalb von vier Wochen erfolgt. Betroffene Branchen sind:

• Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen
• Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung
• Verkehrsbetriebe
• Rundfunk
• Landwirtschaft
• Tierhaltung

Die Einhaltung der gesetzlichen Ruhepausen ist Pflicht. Dennoch treten immer wieder Fehler bei der Einhaltung auf. Hier gilt besondere Vorsicht für Unternehmen. Wer sich hier Fehltritte erlaubt, riskiert Bußgelder. Hier sind die Top 5 häufigsten Fehler bei der Pausenregelung in Unternehmen und wie sie vermieden werden können:

1. Pausen sind nicht verbindlich festgelegt. Oft werden Pausen in einem Unternehmen nur erlaubt. Es gibt keinen festgelegten Zeitraum, in dem sich die Mitarbeiter ausruhen können. Die Verankerung in der Personaleinsatzplanung hilft, dies zu vermeiden.
2. Pausen fallen aus. Arbeitsdruck oder Personalmangel erschweren die Einhaltung von Ruhepausen. Eine E-Mail beantworten, während man sein Frühstück isst? Dem Kollegen helfen, während man eigentlich gerade mal nicht an die Arbeit denken sollte? Das ist nicht unüblich. Ein Pausenraum kann bei der Vermeidung dieser Probleme helfen. Außerdem sollte ein Bewusstsein für Pausenzeiten bei allen Kollegen geschaffen werden.
3. Pausen werden ans Ende der Arbeitszeit gelegt. Wer früher Feierabend machen will, legt sich die Pause gern ans Ende der Arbeitszeit. Dies ist jedoch nicht erlaubt. Aus dem § 4 Arbeitszeitgesetz geht hervor, dass die Arbeitszeit durch eine Ruhepause unterbrochen werden muss. Auch hier kann ein gut geplanter Dienstplan helfen.
4. Pausen werden im Homeoffice nicht beachtet. Im Homeoffice lassen sich eingehaltene Pausen schlecht überprüfen. Jedoch gilt die gesetzliche Regelung auch, wenn man von zu Hause aus arbeitet. Viele Unternehmen setzen auf moderne Softwares, die die Einhaltung der Pausen kontrollieren.
5. Pausen sind zu kurz. Eine Kaffee- oder Raucherpause ist keine gesetzliche Ruhepause. Laut Gesetz müssen die Arbeitsunterbrechungen mindestens 15 Minuten lang sein, um als Pause zu gelten. Eine Unterschreitung dieser Zeit ist unzulässig.

Die Planung, Einhaltung und Kontrolle von Pausenregelungen ist essenziell. Dennoch tun sich noch immer viele Unternehmen damit schwer. Intelligente, moderne HR-Software hilft heutzutage bei der Umsetzung. Sie macht Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten transparent auf einer Plattform sichtbar. Jeder Mitarbeiter sieht direkt seinen Arbeitsplan. 

Sie bekommen Hinweise oder Sperren, wenn gesetzliche Pausen noch nicht genommen wurden. Droht ein Verstoß, bekommen Mitarbeiter sowie die Personalabteilung eine Warnmeldung. Das System unterstützt somit bei der rechtskonformen Dienst- und Schichtplanung. Die Pausen werden nicht nur angekündigt. Sie werden außerdem digital dokumentiert. 

Diese Dokumentation dient als Nachweis bei Kontrollen durch Arbeitsschutzbehörden. Die Personalabteilung kann sicher sein, dass die Planung und Dokumentation den Compliance-Anforderungen entsprechen. Standardisierte, automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Pausen nicht vergessen werden. Das stärkt die Compliance und reduziert Haftungsrisiken.

Die Arbeitnehmer profitieren in gleichem Maße. Die Plattform bietet ihnen eine höhere Transparenz. Sie bietet eine Argumentationsgrundlage bei etwa Überlastungen oder Verstößen gegen Gesetze. Mit einer strukturierten, übersichtlichen Dokumentation kann aktiv nach Lösungsansätzen gesucht werden.

Software ersetzt nicht die Verantwortung des Arbeitgebers. Sie hilft aber maßgeblich bei der praktischen Umsetzung der gesetzlichen Pausenregelung.