Mitarbeiter FTE: Definition, Formel & Beispiele

Die FTE-Definition für Mitarbeiter beschreibt die Arbeitsleistung in Vollzeiteinheiten. Die Mitarbeiteranzahl in einem Unternehmen wird für diese Berechnung nicht beachtet. 1 FTE entspricht einer Vollzeitstelle. Teilzeitkräfte werden für diese Kennzahl anteilig umgerechnet. Zwei Teilzeitkräfte, die nur 50 % einer Vollzeitstelle ergeben, entsprechen somit zusammen einem FTE.

Die FTE-Bedeutung für Mitarbeiter ermöglicht die einheitliche Darstellung von Arbeitskapazität. Der klassische Headcount in einem Unternehmen ist veraltet. Teilzeitkräfte werden als volle Mitarbeiter gezählt, können aber nur einen Teil der Vollzeitarbeit leisten. Diese Berechnung verzerrt häufig die Kapazitätsplanung im Unternehmen. Vollzeitäquivalente hingegen eignen sich optimal für Planung, Reporting und Vergleiche. Sie stellen eine zentrale Kennzahl im Workforce Management dar.

Headcount zählt Mitarbeiter in einem Unternehmen. FTE oder auch Vollzeitäquivalente zählen die Arbeitskapazität eines Unternehmens.

Beispiel: In einem Unternehmen arbeiten zwei Beschäftigte in Teilzeit. Jeder Mitarbeiter arbeitet 20 Stunden in der Woche. Aus diesem Beispiel ergibt sich ein Headcount von 2. Es gibt jedoch nur 1 Vollzeitäquivalent-Mitarbeiter.

Das Beispiel zeigt, dass die Anzahl der Mitarbeitenden nicht der tatsächlichen Leistung entspricht. In der Kapazitätsplanung eines Unternehmens ist die Unterscheidung wichtig. Vor allem bei Unternehmen, die viele Teilzeitkräfte beschäftigen. Hier kann die Planung nach Headcount die tatsächliche Kapazität deutlich verzerren. FTEs hingegen liefern eine realistische Basis für die Planung und Budgetierung.

FTE berechnet man mit folgender Grundformel:

Gesamte Arbeitsstunden / Vollzeitstunden im Zeitraum der Berechnung = FTE

Die gesamten Arbeitsstunden entsprechen den Stunden, die eine Arbeitskraft tatsächlich geleistet hat. Die Vollzeitstunden sind die Stunden, die vertraglich für eine Vollzeitstelle vereinbart sind. In den meisten Fällen sind das 37,5 oder 40 Stunden. In diesen drei Rechenschritten können Sie den FTE berechnen für Mitarbeiter:

1. Arbeitsstunden aller Mitarbeitenden erfassen
   Über eine digitale Zeiterfassung können alle Arbeitsstunden einfach erfasst werden. Mitarbeiter stempeln sich täglich über eine Software ein und aus. Die Daten werden an die Plattform übermittelt. HR kann die Zeiten einfach extrahieren und für ihre Rechnung verwenden.
2. Vollzeitstunden definieren
   Legen Sie einen Vollzeitstundensatz fest. In den meisten Unternehmen sind vertraglich 37,5 oder 40 Stunden festgelegt.
3. FTE-Wert ermitteln
   Wenden Sie die Formel an. So können Sie ganz einfach die FTEs in Ihrem Unternehmen ermitteln.

Beispiel: In einem Unternehmen arbeiten 40 Beschäftigte. Gemeinsam leisten Sie 1.200 Arbeitsstunden in der Woche. Vertraglich hat das Unternehmen eine Vollzeitarbeitszeit von 40 Stunden festgelegt. Daraus ergibt sich folgende Formel:

1.200 Arbeitsstunden / 40 Vollzeitstunden im Zeitraum der Berechnung = 30 FTEs

FTE-Berechnung bei 40 Stunden pro Woche

Sie arbeiten in einer 40-Stunden-Woche und möchten den FTE berechnen für Ihre Mitarbeiter? Dann entspricht ein Mitarbeiter, der 40 Stunden pro Woche leistet, genau einem FTE. Teilzeitstunden werden jeweils durch 40 geteilt. Daraus ergeben sich folgende FTE-Werte:

 Was entspricht 0,8 FTE bei 37,5 Stunden?

Bei einer Woche mit 37,5 Stunden in einer Vollzeitstelle, entsprechen 0,8 FTE genau 30 Stunden. Diese Stundenzahl lässt sich folgendermaßen berechnen:

37,5 Vollzeitstunden im Zeitraum der Berechnung x 0,8 FTE = 30 Arbeitsstunden

Was bedeutet 2,5 FTE?

2,5 FTE entsprechen der Arbeitskapazität von zweieinhalb Vollzeitstellen. Diese Zahl misst nicht die Anzahl der Mitarbeitenden, sondern zeigt die gesamte verfügbare Arbeitsleistung. Mögliche Zusammenstellungen könnten sein:

• 2 Vollzeitmitarbeiter, sowie ein Teilzeitmitarbeiter
• 5 Teilzeitmitarbeiter
• 1 Vollzeitmitarbeiter, sowie 3 Teilzeitmitarbeiter
   

Die Stunden in einem FTE entsprechen den im Unternehmen definierten Vollzeitstunden. Gesetzlich oder vertraglich ist hier kein fixer Wert festgelegt. Ein typischer Wert aus der Praxis sind 40 Stunden pro Woche. In Deutschland und Europa sind zunehmend auch Wochenarbeitszeiten von 37,5 oder 38,5 Stunden verbreitet. Die finale Zahl hängt von den Tarifverträgen und den Unternehmensregelungen ab.

Bei einer 40-Stunden-Woche ergeben sich 2080 Stunden für 1 FTE im Jahr. Diese Zahl lässt sich folgendermaßen berechnen:

8 Arbeitsstunden pro Tag x 5 Arbeitstage in der Woche x 52 Wochen im Jahr = 2080 Arbeitsstunden im Jahr

Bei anderen festgelegten Arbeitsstunden muss die Rechnung dementsprechend angepasst werden. Urlaubstage, sowie Krankheitstage wurden in diesem Beispiel noch nicht berücksichtigt. Sie beeinflussen natürlich direkt das FTE.
 

Mit der Berechnung von Full-Time-Equivalents kann man verschiedene Abteilungen vergleichen. Die Ergebnisse bieten die zentrale Grundlage für Planung und Reporting. Für die Berechnung der Vollzeitäquivalente kann folgende Formel herangezogen werden:

Gesamte Arbeitsstunden / Vollzeitstunden im Zeitraum der Berechnung = FTE

Bei einer 40-Stunden-Woche ergeben sich beispielsweise folgende Werte:
 

In Deutschland wird immer häufiger eine 37,5 Stunden Woche etabliert. Hieraus ergeben sich folgende Werte:

Um die FTE Berechnung für Mitarbeiter möglichst transparent zu machen, arbeiten Unternehmen mit Tools. Der integrierte FTE Rechner berechnet Full-Time-Equivalents automatisch. Die FTEs pro Abteilung werden übersichtlich dargestellt. Sie können miteinander verglichen werden. Die Ergebnisse sind der HR-Abteilung eine große Unterstützung bei der Personaleinsatzplanung.
 

Die FTE-Bedeutung im Personalwesen ist entscheidend. Sie macht die tatsächliche Arbeitskapazität messbar. Das wirkt sich auf folgende Bereiche aus:

• Personaleinsatzplanung: Die HR-Abteilung kann die benötigte Kapazität pro Team ermitteln. So lassen sich Mitarbeiterbedarfe in naher und ferner Zukunft einfacher bestimmen.
• Budgetierung: Die Personalkostenplanung wird durch die Kalkulation erleichtert. Budgets für das Personal können besser bestimmt werden.
• Kapazitätsplanung: Die Arbeitslast kann auf die verfügbaren Ressourcen verteilt werden. Es kann genau ermittelt werden, wie viel Arbeit für ein FTE eingeplant werden kann. Demnach können Aufträge angenommen oder abgelehnt werden.
• Teamvergleich: Mit der FTE-Kennzahl werden Abteilungen objektiv verglichen. 

• Reporting: FTEs ermöglichen eine standardisierte Kennzahl für Auswertungen. Das macht Reportings übersichtlicher und nachvollziehbarer.

  
  Der Headcount reicht für viele dieser Kalkulationen nicht aus. Dadurch, dass Teilzeitmodelle so weit verbreitet sind, entspricht die Mitarbeiteranzahl schon lange nicht mehr der Kapazität. Durch die Berechnung von FTEs werden Teilzeitstellen berücksichtigt.

Die FTE Berechnung ist grundsätzlich einfach. Die Berechnung ist mit einfachen Tools wie einer Excel-Tabelle möglich. Vor allem bei kleinen Teams ist Excel die beliebteste Variante. Es ist schnell umsetzbar und benötigt kaum Integration. Die meisten Mitarbeitenden sind mit der Nutzung dieses Tools vertraut. Jedoch ist Excel fehleranfällig, da Daten manuell übertragen werden. Gerade bei wachsender Mitarbeiterzahl wird es schnell unübersichtlich. Sobald Mitarbeiter über mehrere Standorte hinaus wachsen, ist ein spezialisiertes Tool notwendig. Es kann Arbeitszeiten präzise erfassen und automatisch FTEs pro Team berechnen. HR kann direkt in dem Tool Schichtplanungen vornehmen. Das spart Zeit und Kosten und verringert die Fehlerquote.
 

Protime unterstützt Unternehmen dabei, verlässliche Zeit- und Kapazitätsdaten zu erfassen. Mit präziser Zeiterfassung und Abwesenheits-Management können FTEs zuverlässig kalkuliert werden.

FTE misst die tatsächliche Arbeitskapazität. Das macht sie zu einer der wichtigsten Kennzahlen in der Personaleinsatzplanung. Vollzeitäquivalente verbessern die Planung, das Reporting und bilden die Entscheidungsgrundlage. Digitale Systeme helfen bei der Erfassung von sauberen Daten. Sie reduzieren die Fehler bei der Berechnung und liefern konsistent aktuelle Daten.

Der Headcount hingegen misst nur die Anzahl aller Mitarbeitenden in einem Unternehmen. Das reicht nicht aus für die Kapazität und Steuerung.

Workforce-Management-Lösungen wie Protime helfen, Mitarbeiter FTE zuverlässig zu erfassen und auszuwerten. Sie wünschen sich mehr Planbarkeit und Transparenz? Dann kontaktieren Sie uns!